情報システム

長谷川 宏志

<p>PMOはPMを手助けし、組織全体におけるプロジェクトの進行を支援する部門です。PMだけでは手の回らない業務をPMOが代行することで、より効率的なプロジェクトマネジメントが可能になります。 <br><br>今回の記事ではPMOの役割や具体的な業務内容、PMとの違いを、1からわかりやすくご説明します。社内のプロジェクト管理にお困りの方は、この記事を通してPMOの重要性を捉えていただければ幸いです。 </p>



<h2>PMOとは </h2>



<p>PMOは「Project Management Office」の略であり、組織内でのプロジェクトの進行を支援する部門・職種です。 <br><br>プロジェクトの統括は、一般的にPM（プロジェクトマネージャー）と呼ばれるマネージャーが行います。組織内で複数のプロジェクトが進行している場合には、PMも複数人いることがほとんどでしょう。 <br><br>そして、このPMたちの業務を補佐し、複数のプロジェクトに対して横断的な支援を行うのが、PMOの主な仕事です。 </p>



<h2>PMOとPMの違い </h2>



<p>PMOとPMの違いについて、もう少し詳しく確認しておきましょう。 <br><br>前提として、PMの役割はプロジェクトを成功に導くことです。PMはプロジェクトの責任者であり、プロジェクトに対する意思決定権を持っています。 <br><br>一方のPMOは、PMが正しい意思決定をする、あるいはPMの意思決定をプロジェクト内に反映させるのが役割です。 <br><br>PMOの業務内容については、後ほど詳しくご説明します。ひとまず、ここでは「プロジェクト成功の責任を負っているのがPM」「PMを手助けし、プロジェクトの成功を間接的に支援するのがPMO」と覚えていただければ問題ないでしょう。 </p>



<h2>PMOが組織に必要な理由 </h2>



<p>プロジェクトを成功させるには、適切な目標設定や、目標達成に向けた進行管理が必要になります。また、プロジェクトメンバーがそれぞれのタスクをこなすのはもちろん、メンバー同士のコミュニケーションも不可欠です。 <br><br>PMは責任者としてプロジェクト全体を管理しますが、PMの目の届く範囲には限界があります。例えば大規模なプロジェクトでは、一人ひとりのメンバーに対して細かくマネジメントを行うことは難しいでしょう。 <br><br><strong>そこで重要になるのが、PMOの存在です</strong>。PMOがPMに代わって進行管理や人員配置を行うことで、PMはより大局的な意思決定に専念できるようになります。 </p>



<h3>PMOの働きがプロジェクトの成否が分かれることも</h3>



<p>ここまでの内容をご覧になって、PMOに対して「裏方」のようなイメージを抱いた方がいらっしゃるかもしれません。 <br><br>確かにPMを補佐するという意味では、そのイメージもあながち間違いではないでしょう。実際に、PMOはプロジェクトに対して、直接的な決定権を持っていないケースがほとんどです。 <br><br>しかしプロジェクトの規模や内容次第では、PMOの働きが成否を分けるといっても過言ではありません。業種によっては、社外のエキスパートにPMOを委託するケースがあるほどです。 <br><br>総じてPMOはプロジェクト、特に大規模なプロジェクトを成功させるためには、重要性の高い部門であると言えるでしょう。 </p>



<h2>PMOを導入するメリット</h2>



<p>PMOを導入するメリットの中から、代表的なものをいくつかご紹介します。 </p>



<h3>プロジェクトの状態を正確に把握できる</h3>



<p>PMOがプロジェクトの進行管理を補佐することによって、進捗状況などの可視化が期待できます。PMが現状に応じて最適な意思決定をできるようになれば、結果的にプロジェクトの成功率も向上するでしょう。加えて、トラブルが起こった際にも迅速な対処が可能になります。 </p>



<h3>プロジェクトメンバーの業務効率を向上させられる</h3>



<p>現状の把握は、非効率な業務フローの改善につながります。そのため、プロジェクトメンバーの業務を効率化させられるのも、PMOを導入するメリットの1つです。また、適切な人員配置や情報共有によって、メンバーのパフォーマンスを底上げする効果も望めます。 </p>



<h3>経営戦略などの高度な意思決定を、より正確に行える</h3>



<p>PMOが複数のプロジェクトを横断的に管理することで、組織内にあるプロジェクトの全貌を整理されます。経営層はその情報をもとに、「どのプロジェクトにどれだけのリソースを投入するか」「組織全体でどのような戦略を取るべきか」といった高度な意思決定を、より正確に行うことが可能です。 </p>



<h2>PMOを導入するデメリット </h2>



<p>PMOを導入するデメリットに、<strong>PMOと現場の間でコミュニケーションエラーが起きる可能性がある</strong>ことが挙げられます。例えば、意見の違いからPMOとプロジェクトメンバーが衝突すると、かえってプロジェクトの進行が妨げられてしまう可能性もあります。 <br><br>またPMOによる進行管理が、メンバーにとっては「粗探し」だと感じられるケースも考えられるでしょう。PMOを導入する際には、PMOのコミュニケーションスキルや、現場との関係性を加味した配置が必要です。</p>



<h2>PMOの3つの役割と業務内容</h2>



<p>PMOには大きく分けて3つの役割があり、具体的な業務内容はその役割ごとに異なります。以下で3つの役割と、それぞれの詳細を確認していきましょう。 </p>



<h3>PMOアドミニストレーター</h3>



<p>書類作成や経費の処理、プロジェクトメンバーの勤怠管理、会議のコーディネートなど、プロジェクトに関する事務全般を担当する役割です。その他、プロジェクトの情報をメンバー全体に共有するのもPMOアドミニストレーターの担当になります。 </p>



<h3>PMOエキスパート</h3>



<p>PMOエキスパートはプロジェクトの環境を整備する役割を担っており、その業務内容は多岐にわたります。業務の一例として挙げられるのは、組織全体またはプロジェクト内のプロセスを文書化・周知する業務や、プロジェクト内で使用するツールの選定、情報収集する方法の確立などです。 </p>



<h3>PMOマネージャー</h3>



<p>PMOマネージャーはPMOの中でも最上位に位置し、PMOそのものをマネジメントする役割です。PMO全体でどのような組織戦略を取るかを決定したり、PMOメンバーを教育したりして、PMOが円滑に業務を遂行できる体制を整えます。また、PMOの予算管理や稼働管理などもPMOの担当です。</p>



<h2>PMOに求められる経験やスキル</h2>



<p>以下では、PMOが業務をこなすために必要な、経験やスキルをご紹介します。 </p>



<h3>プロジェクトや業務の経験・理解</h3>



<p>PMやプロジェクトメンバーの業務を支援する以上、プロジェクトに携わった経験や業務に対する理解は必要不可欠です。マネージャーとしての視点に加えて、現場の視点も持ち合わせているのが理想的でしょう。 </p>



<h3>コミュニケーション能力</h3>



<p>PMOの業務では、プロジェクト内での情報共有など、メンバーとコミュニケーションする機会が絶えず発生するものです。PMやプロジェクトメンバーが「必要な情報はPMOが教えてくれる」と認識している場合には、1つの伝達ミスが大きなトラブルを引き起こしてしまう恐れもあるでしょう。 <br><br>そのためPMOには「どの情報を・だれに・どのように伝えるか」を的確に判断できる、コミュニケーション能力が求められます。 </p>



<h3>事務処理能力</h3>



<p>スケジュールやデータを管理するのに必要なスキルです。最低限の数学的な素養はもちろん、資料作成などの実務的な経験も必須になります。</p>



<h2>まとめ </h2>



<p>PMOの役割はPMを補佐し、組織内のプロジェクトを横断的に支援することです。PMOが事務作業やプロジェクトの環境整備などを行うことで、PMが正しい意思決定を下しやすくなり、結果的にプロジェクトの成功率向上が期待できます。特に、大規模なプロジェクトにおいては、PMOの有無が成否の分かれ目になるケースもあるほどです。 <br><br>自社のプロジェクトマネジメントに課題を感じている方は、一度PMOの導入または見直しを検討されてみてはいかがでしょうか。</p>

PMOとは？PMとの違いや役割、具体的な業務内容を解説

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<p>KPIとはKey Performance Indicatorを略した語で、簡単に言うと目標達成に必要となるプロセスや活動量を数値で表したものです。最終目標を達成するにはKPIの達成が必要となります。KPIは人事評価や営業・マーケティング、IT分野でも目標への進捗をはかる指標として利用されます。</p>



<p>この記事では、KPIをわかりやすく説明するため、</p>



<ul><li>KPIの意味と具体例</li><li>KPIの設定方法・作り方</li><li>KPIと一緒に理解しておくとよい言葉（KGI、KFS／KSF、CSF、OKR）</li></ul>



<p>について解説します。<br></p>



<h2>KPIとは</h2>



<p>KPIは「Key Performance Indicator」の略で、日本語では「重要業績評価指標」を意味します。わかりやすく言うとKPIとは<strong>目標達成に重要な活動やプロセスを数値化したもの</strong>です。</p>



<p><strong>目標そのものを数値化したものはKGI</strong>（Key Goal Indicator）といわれます。つまりKPIはKGIを達成するための中間目標で、まずKGIがあり、その達成に向けて設定するのがKPIです。<br></p>



<p>また、KPI、KGIいずれも「Indicator（≒指標）」なので<strong>数値で設定する</strong>ことも定義の一つです。</p>



<p>例えばある資格試験に合格することを目標とした場合、KGIは合格の平均点、KPIは試験問題の科目・分野ごとの目標点数や試験までに勉強する時間、さらに一日あたりの勉強時間、と考えるとわかりやすいでしょう。<br></p>



<p>KPIやKGIはさまざまな場面で使われる言葉で、部門や会社によって多少意味合いが異なることもありますが、一般的なKPIの具体例を次に解説していきます。<br></p>



<h3>KPIの例</h3>



<p>KPIは目標達成に向けてクリアするべき指標です。つまり、KPIを達成すること＝目標達成に近づいていることを可視化するものとなります。</p>



<p>例えば、営業部門では売上金額が一般的な目標ですが、それに対してKPIは契約件数、契約単価、商談件数などがあります。</p>



<p>ECサイトのKPIは、訪問者数、セッション数、購入率などがあります。ユーザーにメルマガを配信している場合は、メルマガ配信数や開封率などもKPIと考えることができます。</p>



<p>次に各部門における一般的なKPI例を具体的に一覧で紹介します。</p>



<h4>営業部門のKPIの例</h4>



<p>営業部門のKGIである売上から分解して定められるKPIは、下記が挙げられます。</p>



<p>【営業部門のKPIの例】</p>



<ul><li>成約件数</li><li> 顧客単価 </li><li>商談数</li><li>アポイント件数</li><li> 営業案件化数 </li><li>受注期間までの期間</li></ul>


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<h4>マーケティング部門のKPI例</h4>



<p>マーケティングは業界や業種、企業の組織体制によってカバーする範囲が異なり、KGI（ゴール）もさまざまでしょう。</p>



<p>施策ごとにKGIが異なることもあります。例えばブランディングでは知名度や認知度の向上がKGIになります。またBtoBでは、リード獲得またはアポイント獲得までなど、マーケティング部門の役割が企業ごとに異なるかもしれません。<br>マーケティングにおけるKPIは、下記のようなものが挙げられます。</p>



<ul><li>リード獲得件数</li><li>顧客関係の継続（アフターフォロー）</li><li>顧客生涯価値（LTV）</li><li>顧客獲得コスト（CAC）</li><li>投資に対する資本比率（ROI）</li></ul>


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<h4>WebサイトのKPI例</h4>



<p>Webサイトは、サイトの目的によってKGIが異なります。例えば目的が「リード獲得」のサイトであれば、資料請求や電話問い合わせが最終目的であり、ネットショップであれば商品の売上がKGIです。</p>



<p>しかし、サイトの目的が違ってもそれに至るユーザーの行動は共通する部分があります。Webサイトの目的が何であれ、下記はKPIとなり得ます。</p>



<ul><li>検索エンジンからのセッション数</li><li>サイトのトラフィック数</li><li>サイトのページビュー数</li><li>重要ページ到達数</li><li>回遊率 </li></ul>



<h2>KPIに関係の深いKFS（KSF）・CSFとは</h2>



<p>KPI、KGIに関連の深い用語としてKFS（KSF）やCSFがあります。<br>KFS（KSF）は、「Key Factor for Success（Key Success Factor）」の略です。日本語では「重要成功要因」「主要成功要因」と訳され、目標達成プロセスにおける重要な要因を指します。<br><br>また、CSFは「Critical Success Factor」の略で、日本語訳は「重要成功要因」となり、KFSとほぼ同じで使われています。<br><br></p>



<h3>KFSやCFSとKGI・KPIの関係</h3>



<p><br>KFSが成功へのプロセスの中で最も重要な「要素」であるのに対し、KGIとKPIは目標達成度合いや達成に必要な「数値」です。<br><br>「昨年度より売上を10％向上させる」というKGIを達成するプロセスの中で、最も重要となる要素が「顧客単価を上げる」というものだとします。これがKFSです。そして、「いくら（または何%）顧客単価を上げるのか」というように数値化したものがKPIです。<br><br>つまり、KFSとKGI・KPIというのは、下記のような関係にあると言えます。<br><br>KGI＝最終的なゴール<br>KFS＝ KGI達成の為の重要プロセス<br>KPI＝KFSについて数値を定めたもの</p>



<h2>KPIの設定方法 </h2>



<p>KPIの設定方法として、まずはKGIを定めます。</p>



<p>KGIは部門やチームにおける目標を数値化したものですが、数値目標を設定する際には「SMARTゴール」というフレームワークを用います。 SMART は数値目標として大事なことの頭文字をとったものです。<br></p>



<p>【SMARTゴール】</p>



<ul><li>明確（Specific）</li><li>計量性のある（Measurable）</li><li>達成可能な（Achievable）</li><li>関連性がある（Relevant）</li><li>定められた期限がある（Time-bound）</li></ul>



<p>達成可能性のない数値目標はやる気をそいでしまうことがありますが、SMARTゴールのフレームワークで設定することで有効な数値目標となりやすくなります。<br></p>



<h3>KGIを分解したものがKPI</h3>



<p><br>KPIは、最終的なゴールであるKGIを分解して設定するものです。</p>



<p>KGI達成に必要な事柄や行動を洗い出し、それぞれがどのくらい必要かをKPIとします。</p>



<p>また、必要に応じてKPIを更に細かく分解すると、具体的な行動に移しやすくなり目標達成には効果的と考えられています。</p>



<p>こうして目標からKPIを細分化した図をKPIツリーといいます。<br></p>



<figure class="wp-block-image"><img src="https://magazine.qeee.jp/wp-content/uploads/2021/05/KPIツリーイメージ-1024x576.jpg" alt="KPIツリーのイメージ図" class="wp-image-20125"/></figure>



<h3> KPI設定の手順</h3>



<p>具体的にKGIからKPIを設定する手順を解説します。<br></p>



<h4>KPIの設定手順①KGIを設定する</h4>



<p>SMARTゴールに沿って、数値目標のKGIを設定します。</p>



<p>KGIは会社単位か部門単位かなどのほか、Webサイトについて、プロジェクト単位でなどで異なります。それぞれの本質的な目的や目標に合わせて設定します。</p>



<p>一般的には「売上」の増加、場合によっては「利益」の増加、売上などに直接貢献しない部門等ではコスト削減や営業部門へ貢献する項目の数値をKGIとします。<br></p>



<h4>KPIの設定手順②KSFを抽出する</h4>



<p>KGIの達成の重要要因であるKSFを抽出します。</p>



<p>KGIに至るプロセスや項目は複数ありますが、そこから重要であるKSFを絞り込みます。KPIツリーを作成したり、カスタマージャーマップで顧客接点を洗い出すことも有効です。</p>



<p>最初は重要度を問わずにすべてを洗い出し、数値で測れるものや目標への貢献度の高いものへと絞り込んでいく方法があります。</p>



<p>KGIが利益の場合、売り上げ増だけでなくコストを削減するというプロセスや項目が出てきます。<br></p>



<h4>KPIの設定手順③KPIとして数値を決める</h4>



<p>KSFを絞り込んだら、それについて数値を設定します。</p>



<p>この際にもSMARTゴールを考慮します。過去実績から目標に対してKSFがどの程度必要なのかを割り出します。</p>



<p>過去実績のほか、最近の傾向を加味することでより実現可能性の高いKPIになるでしょう。</p>



<p>数値は、実数のほか割合で考えることもできます。たとえば売上を高めたい場合には、成約数のほか、商談数に対する成約率を高めるということも考えられます。<br></p>



<p></p>



<p></p>



<h2>OKRとKPIの違い</h2>



<p>人事評価やマネジメントのシーンでKPIと混同されやすい概念としてOKRがあります。<br>OKRとは「Objective and Key Result」の略語で、「目標と主要な成果」などと訳されます。目標と目標達成のための指標や数値を設定する点が、OKRとKPIの類似点です。<br>KPIが業務の実績、達成必須を目指して管理する指標であるのに対して、OKRは従業員のモチベーションアップや、コミュニケーション促進による生産性向上、目標達成に向けた自発的な行動を促す取り組みとして運用されます。<br>そのため、OKRでは高めの目標を設定する、面談を頻繁に行うといった特徴があります。<br></p>


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<h2>まとめ</h2>



<p>この記事ではKPIという言葉の意味、設定方法について解説しました。また、関連する語であるKGI、KFS/KSF、CSF、またマネジメントのシーンで類似した語であるOKRとの違いについてもまとめました。<br>KPIは、KGIを達成するプロセスにおける必須の通過点です。KGIが大きな数字で現実感が伴わないものであっても、ブレイクダウンしてKPIを設定することで、自身の業務に落とし込むことができます。目標（KGI）に近づいているかを確認し、KPIの達成を繰り返すことでKGIの達成ができるものです。自社の現状やプロジェクト、部門やチームの役割に合わせ、具体的なKPIを設定するようにしましょう。</p>

長谷川宏志

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