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【比較4選】バーチャルオフィスツールとは?仮想空間でコミュニケーションを行おう!

2021年05月11日

バーチャルオフィス仮想空間仮想オフィス
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新型コロナウイルスの影響により当初予定のなかったリモートワーク・テレワークの導入が急遽決まった企業も多いのではないでしょうか。しかし実際にリモートワークやテレワークが開始されると、「対面で仕事を行っていたからこそ気軽に聞けた質問などがし難い」などといったコミュニケーションの課題に気が付くかと思います。

そこで今回は、リモートワークやテレワークの導入にあわせて活用を検討したいバーチャルオフィスツールについて紹介していきます。そもそもどのようなツールなのか、従来のコミュニケーションツールとどのような点が違うのかなどに触れながら、おすすめのツールも紹介します。

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バーチャルオフィスツールとは

バーチャルオフィスとは仮想オフィスとも呼ばれる概念であり、ツールやソフトウエア、もしくはサービス上の仮想空間に擬似的なオフィスを構築し、オンラインで社員とコミュニケーションを行う仕組みを指します。

リモートワークやテレワークでは「コミュニケーション不足」や「孤独感や一人でいる不安」という課題が生まれています。バーチャルオフィスツールはそれらの課題を解決できる機能を備えていることから、新しい働き方であるリモートワークやテレワークの推進と効率化に役立つと期待されています。

バーチャルオフィスツールの特長

次にバーチャルオフィスツールがどのような特長を持っているか簡単に説明します。

手軽にコミュニケーションが取れる

バーチャルオフィスツールはSlackのようなビジネスチャットツール、ZoomのようなWeb会議ツールとは違い、常時接続されているのが特徴です。誰が何をしているのか一目で把握できる仕組みを備えており、話しかけるタイミングを掴みやすいというメリットがあります。

例えば、誰と誰が会議しているのか表示されたり、他の人の休憩や離席などが表示されたりするなど、気軽に話しかけられる工夫がなされています。実際にオフィスでは仕事に関係するかどうかに関わらず、小さな会話の積み重ねによって業務が順調に回ることがあるため、バーチャルオフィスツールによって話しかけやすい環境作りは効果的と言えます。

テレワークの孤独感を解消できる

テレワークでは環境によっては自宅で一人きりで作業をしている感覚に陥りがちであり、出社して対面で仕事する環境とは違った孤独感が生まれてしまう人がいます。

いわゆる、雰囲気や環境が異なることで精神的、心理的にストレスを感じてしまう状態であり、極端なことを言えば人によっては業務に支障が出てしまうということです。バーチャルオフィスツールによってリモートワークやテレワークでもオフィスに出社しているかのような状況を作りだすことで、結果として孤独感の解消にもつながります。

バーチャルオフィスツールの主な機能

次にバーチャルオフィスツールの主な機能についてチェックしておきましょう。

コミュニケーション機能

バーチャルオフィスツールは主に3つのコミュニケーション機能を備えています。

・チャット
・ビデオチャット
・音声チャット

これらのコミュニケーション機能をお互いの状況に合わせて使い分けることで、ちょっとした声掛けや質問、雑談や挨拶などのコミュニケーション不足の解消につながります。

同時に出社している人、リモートワークやテレワークの人との垣根がなくなるため孤独感の解消やチームや部署や部門としての連携力の強化も期待できるでしょう。

画面・資料共有機能

バーチャルオフィスツールは画面や資料を共有する機能も備えています。例えば、パソコンの画面を見て教えて欲しい、指示して欲しい時、または資料をチェックして欲しいなどのタイミングに役立ちます。

特にリモートワークやテレワークの場合、「ちょっと見て欲しい」、「チェックして欲しい」という簡単そうなことでもタイミングを逃してしまうことで先延ばしになりがちです。結果として作業や業務が遅延することを考えると画面や資料の共有機能で、すぐに状況の共有ができることは大切な要素と言えます。

座席・ルーム設定機能

バーチャルオフィスツールの主となるとも言える機能が座席やルーム設定機能です。どこで、誰が何をしている、誰と誰が会議しているなどの状況が把握しやすくなるので、話しかけるタイミングを見つけやすくなります。

その他にも食事中や離席、休憩などのタイミングであれば、ちょっとした雑談もしやすくなることから、出社している時と同じような感覚でコミュニケーションできる環境を整えることにもつながります。

バーチャルオフィスツール4選

最後にバーチャルオフィスツールに中でも代表的な4つのツールについて簡単に説明します。

Remotty

Remotty
Remotty

【概要】
Remottyはリモートワークやテレワークに対応した仮想オフィスツールです。

・Webカメラに接続された他の人の顔が見える
・オフィスと同様に各自座席スペースがある
・SNSのような形の雑談やつぶやきの投稿
・入退室ログの可視化や勤怠管理への活用
・カレンダーや予定を共有できる
・ワンクリックでオンライン会議の開催可能

上記がRemottyの主な機能であり特長です。まるでオフィスにいる時と同じかのように周囲の状況を把握しやすいこと、自分や他の人の存在や行動が自然と可視化される工夫がなされています。

【プラン・料金】

利用人数 月額料金 ストレージ容量
10名 20,000円 20GB
20名 40,000円 40GB
30名 60,000円 60GB
40名 80,000円 80GB
50名 100,000円 100GB

※51名以上に関する料金や別途お問い合わせください。

導入支援オプション料金

100名未満 100,000円
100〜200名未満 200,000円
200〜300名未満 300,000円
300名以上 別途お見積もり

※導入支援期間は3ヶ月となっており、3ヶ月目以降も支援が必要な場合は月額100,000円とのことです。

Sococo

Sococo

【概要】
Sococoはリモートワークやテレワークの人、そして出社する人の全員がコミュニケーションしやすくなるツールです。

・マルチデバイス対応、ブラウザのみでアクセス可能
・座席や会議室などのオフィスレイアウトが豊富
・文字、声、映像によるコミュニケーション
・他の人の在席・離席・会議中などのステータスが一目でわかる
・社外の人も簡単に招待できる

上記がSococoの主な機能であり特徴です。リモートワークやテレワークにおいて不足しがちなコミュニケーション部分を補う仕組みを備えています。

社外で営業中の担当のデバイスから顧客に挨拶したり、会議のための帰社しなくても良いなど、時間や場所を越えた業務効率化を期待できます。

【プラン・料金】
・無料トライアル期間有り
・月/1ユーザー/2,500円
※最小10ユーザー以上からの契約、契約単位1年から

Remo

Remo

【概要】
RemoはGoogleドキュメント、Slack、Linkedinなどとも連携できるバーチャルオフィスツールです。

・わかりやすい座席や会議室のレイアウト
・会議中や離席、集中や稼働中の状況の把握
・すぐにWeb会議を始められる機能
・Googleドキュメントによる共有
・Slack連携の他、音声やビデオ通話機能
・ホワイトボード機能
・ゲストメンバーの招待

上記がRemoの主な機能であり特徴です。SlackやGoogleドキュメントの連携、Web会議機能やオフィスの状況表示などバーチャルオフィスに必要な機能を備えています。

その他にもインストール不要でブラウザからアクセス可能であり、自宅や社外の作業環境でも利用しやすいこと、画面共有機能も備えていることから、過不足なくバーチャルオフィスを導入できるツールと言えるでしょう。

【プラン・料金】

Host 月/1ユーザー/$100
Director 月/1ユーザー/$360
Producer 月/1ユーザー/$680
Boutique 月/1ユーザー/$1560

※プランごとの機能の詳細については下記公式ページをご確認ください。

Remo Virtual Office Pricing 日本語
https://remo.co/remo-virtual-office-pricing-jp/

roundz

【概要】
roundzはボイスチャットによる音声でのコミュニケーション機能でリモートワークやテレワーク時のコミュニケーションを円滑にするツールです。

・キーを押すだけでボイスチャットが開始
・テキストチャット機能との連携
・画面共有機能でディスプレイ上の状況が把握しやすい
・セキュリティやプライバシーへの配慮
・クラスプラットフォームでWindows及びMacで利用可能
・自分や他の人の状態表示
・Googleカレンダーとの連携

上記がroundzの主な機能であり特徴です。声掛けや雑談、質問や相談などをボイスチャットで行うタイプのツールであり、あえてカメラ機能がないことで気軽に話しかけやすい環境を作ることができます。

コミュニケーション不足や孤独感の解消はしたいけれど、自宅や自分の部屋をカメラで写したくない、逆に他の人のプライバシーに踏み込み過ぎないようにしたい場合におすすめのツールです。

【プラン・料金】
お問い合わせください。

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roundzはテレワークでも隣にいるように話しかけられる「声のバーチャルオフィス」です。相手がオンライン・オフライン・忙しいかどうかが人目でわかること、カメラを使わないため、化粧・背景などに気を使わず、気軽に話しかけられることが特徴です。シンプルな音声チャットと指差し機能つ...

まとめ

今回はバーチャルオフィスツールに関する基礎知識や代表的な4つのツールについてご紹介しました。

新しい働き方としてリモートワークやテレワークが前提の企業も少しずつ増えてきました。これから先、社内や組織内だけでなく、社外や顧客、ユーザーとオンラインでコミュニケーションすることも必然的に増えていくことが予測されます。言い換えれば、対面でなくとも円滑にコミュニケーションできるスキルを有している人材を育てることも必要になるということです。早い段階でバーチャルオフィスツールを導入し、オンラインでもオフラインでも対応できる社内環境を整えることにお役立てください。

最後までお読みいただきありがとうございました。
この記事がリモートワークやテレワークの課題を解決したい方、もしくはバーチャルオフィスツールについて知りたかった方のお役に立てれば幸いです。

この記事を書いた人

QEEE編集部

QEEEmagazineはマーケター、人事、エンジニア、営業企画などの企画者に役立つコンテンツをそれぞれ領域のスペシャリストが発信していきます。

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