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「kintone(キントーン)」で何ができる?使い方の例や基本機能を解説!

2020年07月29日

kintone

kintone(キントーン)は、2011年にサービス提供が開始され、2020年には利用企業数が15,000社を突破しました。これほど多くの企業から支持を得ているkintone(キントーン)ですが用途が多岐にわたるため、どのようなツールか具体的にイメージしにくいかもしれません。この記事では、キントーンとはどんなツールで何ができるのか、機能や用途を詳しく解説します。

kintone(キントーン)とは

kintone(キントーン)とは、アプリを簡単に作成することができるクラウド型サービスです。業種や仕事内容を問わず、自社や部門に適した業務システムをプログラミングせずに開発できます。
また、作ったアプリをまとめて置いておくことができ、業務の「プラットフォーム」としての役割も果たします。クラウドサービスであるため、インターネットに繋がる環境であれどこからでもアクセスが可能で、営業などの外出先やテレワーク・リモートワーク環境でも利用できます。
提供しているのは「サイボウズ株式会社」で、キントーンのほかにも、スケジュール共有などができるグループウェア「サイボウズ Office」などを開発、販売しています。
では、キントーンの特徴を具体的に見ていきましょう。

プログラミング知識不要で業務アプリを作成できる

まず、キントーンはアプリを自身で作成するためのツールです。
キントーンにおける「アプリ」とは、キントーンで作成した「業務システム」のことで、いくつでも作ることができます(※)。ドラッグ&ドロップなど、直感的な操作でシステムを作成でき、必要なシステムをスピーディーに用意することができます。
通常、システムを作成するとなると、プログラミングなどの専門知識が必要で、社内SEに頼るか外注で開発しますが、キントーンを利用すると、専門知識不要で、自身で業務システムを作成できます。

※1ユーザー1000個まで(スタンダードプランの場合)

データ管理の脱Excelができる

キントーンで作成したアプリには、データベース機能に加えてコミュニケーション機能が備わっています。
顧客管理や経費申請など、業務システムにはたいていデータ管理が必要でExcelが多く用いられますが、ファイルをメールで送受信したり、別途で個別の説明が送られてきたりと、管理に不便に感じることもあるでしょうキントーンのアプリでは、データの蓄積・検索が可能なデータベース機能とそのデータに対してコメントを書き込むコミュニケーション機能があり、集約して管理が可能になります。
また、ブラウザで操作可能なデータベースであるWebデータベースが作成できるため、Excelよりも便利にデータを管理できます。

業種や業態を問わず利用されている

キントーンは、さまざまな業種や業態で利用することができます。実際に、利用企業数は15,000社(2020年3月時点)を超え、使い勝手のよさが伺えるでしょう。
キントーンの活用事例は多数紹介されており、大手企業から中小規模の企業、地方自治体などさまざまな企業や法人で、多用途に利用されていることがわかります。大規模な移行などでは協力会社による調査や制作も行われています。

いくつかピックアップしてみましょう。

  • 日産自動車:Globalでの 調達活動推進サポート

部品情報と価格情報の二つの基幹システムからデータを取得し、拠点間の購入部品価格を任意の通貨で一覧・比較。

  • 資生堂:DB移行など

グローバルに展開できる情報基盤としてIBM Notes からkintoneに移行。研究テーマの管理をExcel から kintone に置き換え。

  • コクヨ:旅費申請、プロモーション管理など
  • アサヒビール中国:販促品管理システム
  • 益田市:防災対策、野菜の出荷管理、鳥獣防除

kintone(キントーン)で作成できる業務アプリの例

キントーンで作成できる業務システム(アプリ)に、決まったものはありません。それぞれの企業に適したものになるよう、多岐にわたるアプリが作れます。また、作成したアプリにはアクセス権が設定でき、必要なメンバーのみでの共有もできます。
では、どのようなアプリが作られているのか、具体的なアプリの例を挙げて解説していきます。

顧客管理・案件管理

顧客管理や案件管理のアプリを作成すると、部門ごと・個人ごとに管理していたデータをひとつのデータベースに集約し、必要なデータを全体で共有することができます。データとコミュニケーション内容を一元化して管理することができ、脱属人化・脱二重管理が図れます。
フォーマットも統一化され、生産性や意思決定にも役立つものになります。条件を指定することでデータをグラフ化するなど、見える化することで分析や活用がしやすくなります。
多くの人と名刺交換をした場合でも、その人とのコミュニケーション内容をデータに紐づけておくことができるため、情報管理・活用の効率が上がります。

プロジェクト管理

キントーンでは、プロジェクト管理のアプリを作成することもできます。個人でバラバラに管理していたタスクや進捗状況をキントーンで可視化・共有できます。未処理案件の確認やリマインダー設定なども可能です。
社内のプロジェクトメンバーだけでなく、社外も含めたプロジェクト管理、やり取りも集約することができます。
複数の案件を担当する際には、書類やデータの管理が煩雑になってしまいますが、プロジェクト管理のアプリを作成することで、すっきりと管理することができるでしょう。

ファイル管理

ファイル管理ができるアプリでは、担当者や更新日、変更履歴などを残しつつ、一元化して管理することができます。メールに添付されたファイルや何度も更新されて最新版が分からなくなってしまう資料なども、バラバラになることなく管理できるため、探し物をする時間が減り、業務効率が上がります。
変更履歴や更新者が記録されるため、何度も案を修正しなければならないファイルを作成する際には、最新のものが一目瞭然となり、整理しやすいでしょう。
ファイルの管理だけでなく、プロジェクトメンバーとやり取りできる「スペース(場)」を設けることで、より効率的に仕事ができるでしょう。

日報

日報を入力・管理できるアプリを作成することもできます。日報のアプリを作成することで、統一化されたフォーマットで業務の可視化が図れるほか、レポート機能を設けることで、グラフ化したデータを分析することもできます。
報告フォーマットは自由に設計できるため、部署や部門を問わず、あらゆる業務で活用することができるでしょう。
例えば、日々の業務報告等を作成した日報のアプリで管理すると、ミーティングの機会を設けずとも、他の社員同士で業務内容についての情報交換ができるでしょう。

kintone(キントーン)の機能

キントーンを利用することで、さまざまな業務アプリが作成できることを紹介してきましたが、kintone(キントーン)の機能はそれだけではありません。
続いては、kintone(キントーン)の機能について、業務アプリ作成の詳細機能を含めて詳しく紹介していきます。

業務アプリ作成

まずは前述してきたように、キントーンを利用してプログラミング等の専門知識なしに業務システム(アプリ)を作成することができます。顧客管理から日報まで、必要なアプリが幅広く作成できるため、企業や部門を問わずに利用することができるでしょう。
アプリの作成方法には、大きく3パターンあります。

一つ目は、サンプルアプリを使う方法です。キントーンでは、「サンプルアプリ」と呼ばれる、アプリのひな型が用意されています。そのまま使うこともできますし、デザインや設定をカスタマイズして使うことも可能です。

二つ目の方法は、エクセルやCSVを読み込んで作成する方法です。今あるエクセルやCSVのファイルを読み込むだけで、簡単にアプリ化することができます。

三つ目の方法は、ドラッグ&ドロップで作る方法です。必要な項目を選んでドラッグ&ドロップするだけで作成できるため、直感的に作成することが可能です。
作成したアプリは、キントーン上で連携させたり、プロセス管理による申請フローの構築やアクセス権の設定ができます。

コミュニケーション

kintone(キントーン)はコミュニケーションツールとしても活用できます。「スペース」と呼ばれる、チームの情報が集まる場があり、業務アプリをためておくことも可能です。
また、チャットでメッセージをやり取りするだけでなく、テーマごとにスレッドを立ててやり取りをしたり、業務アプリのデータに紐づけてコメントをしたりすることができます。
データに紐づいたコミュニケーションが取れるため、わざわざメールや他のチャット機能で連絡を取る必要がなくなり、業務効率が上がるでしょう。

プラグイン

kintone(キントーン)の拡張機能の一つとして利用できるのが、プラグインです。設定画面からJavaScriptやCSSファイル等を読み込むだけで、簡単にカスタマイズすることができます。

外部サービスとの連携

拡張機能としては、API連携などキントーンと外部サービスのデータ連携も可能です。カレンダーやメールなど、業務で頻繁に利用するサービスと連携しておくことで、kintone(キントーン)がさらに便利になり、業務の効率化を図れます。
また、基幹系システムのフロントシステムとしてキントーンを利用することもできます。

ユーザー管理やログ管理ができる

キントーンでは、ユーザーの使用状態や変更履歴が分かるほか、監視ログにより、重要な操作が行われた際には管理者にメールが送信されるよう設定することもできます。
テレワークや外回り等、管理者が労働状況を把握しにくい場面であっても、キントーンを利用すれば一元化して管理することが可能です。

kintone(キントーン)を利用するメリット

キントーンのさまざまな機能はどれも基本的に業務の効率化に繋がります。しかしキントーンを利用するメリットはそれだけではありません。
最後に、kintone(キントーン)を利用することで得られるメリットを具体的に紹介していきます。

情報の共有・管理

キントーンを利用することで、情報の共有や管理が簡単になります。クラウドサービスであるため、作成したファイルを逐一メールで共有する必要はありませんし、コミュニケーションツールとしての機能を活用すれば、必要な時にすぐ情報共有をすることができます。
また、部署やチームなど任意の単位や個人単位でアクセス権を設定できるため、セキュリティ上も便利に管理できます。

テレワーク対応、モバイルでの利用

キントーンを導入することで、テレワークやモバイルでの業務が円滑に進みます。テレワークの課題として、コミュニケーションが取りにくいことや、業務に使用するファイルを自宅のデバイスから閲覧できないということが挙げられますが、これらはkintone(キントーン)を利用すれば解消することができるでしょう。
kintone(キントーン)では、業務アプリのデータに紐づいたコミュニケーションができるため、意思の疎通も図りやすく、テレワークでも円滑に業務を進めることができます。

サポート体制

kintone(キントーン)では、導入前から導入後まで、活用応援サポートを受けることが可能です。説明資料やセミナーに参加して自分で勉強する方法や、電話等で相談しながらサポートを受ける方法もあります。
「導入してみたいけれど、上手く使いこなせるか不安がある」という企業や部署でも、このようなサポートを受けることで安心して活用できるでしょう。

kintone(キントーン)の利用にかかる費用

キントーンは、1ユーザー1500円(月額)で利用できます。機能に制限のあるライトプランは1ユーザー780円(月額)です。
また、学校法人や官公庁などを対象とした「アカデミック/ガバメント ライセンス」、NPO法人や特定の条件を満たした任意団体を対象にした「チーム応援ライセンス」も用意されています。

初期費用は無料

キントーンの利用に初期費用はかかりません。またスタンダードプランを30日間無料お試しできます。

ユーザー単位、一か月ごとの契約

契約は一か月単位で可能です。cybozu.com Store(サイボウズドットコムストア)で直接購入するほか、データ移行や導入のコンサルティング(有償)をしてくれるパートナー企業からも購入できます。

まとめ

kintone(キントーン)の機能や特徴、メリットを紹介してきました。顧客管理ができるサービスやコミュニケーションツールなど、それぞれに特化したサービスは多数存在していますが、kintone(キントーン)を使えば、それらのシステムをアプリとして作成し、キントーン上で管理できるほか、自分たちに最適となるようにカスタマイズすることが可能です。フルスクラッチの開発やパッケージのカスタマイズなどよりも安価でスピーディに業務システムを構築できます。
また、公式サイトでは詳しい説明や資料、電話等での相談サポートを受けることができるようになっています。そちらも活用することをおすすめします。

この記事を書いた人

QEEE編集部

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