人事

テレワークに適した勤怠管理とは?おすすめの勤怠管理・労務管理システム7選を紹介

2020年07月07日

勤怠管理労務管理テレワーク

新型コロナウイルス対策でテレワークや在宅勤務が急速に広がり、オフィスの賃借料が削減できるなど経営への効果も認識されるようになりました。ニューノーマルとしてテレワークが定着しようとしていますが、従来の組織管理の方法には課題があることも明らかになっています。2019年の働き方改革で、労働時間の実態把握や休暇の取得管理が義務化され、勤怠管理の重要性が増していす。また、対面や紙ベースでの労務情報の管理は、人事・労務・総務部門そのものの働き方の課題となります。
この記事では、テレワークの勤怠・労務管理の課題を整理し、対応が可能な勤怠管理システムや労務管理システムを紹介します。

テレワーク、リモートワークにおける労務管理の課題

テレワーク導入時の労務管理上の課題は、大きく分けて勤怠管理と人事・労務情報の管理の2つあります。労務管理は従業員の労働環境や健康状態を適切に管理するための重要な業務であり、正しい対処が大切です。

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勤怠管理

2019年4月に改正された働き方改革関連法案の中で、厚生労働省は労働時間について「単に 1日何時間働いたかを把握するのではなく、労働日ごとに始業時刻や終業時刻を使用者が確認・記録し、これを基に何時間働いたかを把握・確定する必要がある」としています。このため、社員の自己申告に任せるのではなく、管理者が正しい労働時間を記録できる仕組みを提供する義務があるといえます。
ここでは、勤怠管理の課題を大きく二つに整理して説明します。

労働時間の実態把握

テレワークやリモートワークは社員がオフィスに出社しないため、管理者がどのように労働時間の実態を把握するかは重要な課題となります。出退勤の記録を残すだけでなく、隠れた残業をさせず、成果を出せない状況を避ける必要があります。
代表的な対応策として、メールやチャットツールなどの連絡手段を用いて、業務の開始と終了それぞれの時刻にメンバーや上司などの管理者へ直接連絡をとる方法があります。チャットツールは、ログイン状況も確認できます。
お互いに挨拶を交わすようにすることで、執務中のコミュニケーションもスムーズになるでしょう。

打刻の方法

出退勤の記録には、クラウド型の勤怠管理ツールが適しています。テレワークではタイムカードや社内システムを利用した打刻ができない状況となるため、どこからでも出退勤の打刻が可能で、管理者は社員の勤怠状況を包括的に管理できるツールが有用です。
打刻の方法は、パソコンだけでなくスマートフォンからもできるものが便利です。最近ではLINEやSlackなどの外部アプリから打刻できるシステムも増えています。
また、収集したデータを他のシステムと連動して給与計算などを自動的に行うこともできるため、業務の効率化にもつながります。

人事・労務情報の管理

テレワークにおける人事・労務情報の管理では次のような課題があります。

入社などの手続き

入社には雇用契約書などの必要書類を取り交わす手続きが必要になります。必要な情報が整わないと企業の従業員に対する義務を果たすことができません。
従来の紙での手続きを前提としていると、押印、提出などが必要になり、手続きのために出社しなければならなくなります。

人事情報の収集

結婚や出産などにともなう福利厚生で給与額が変更するなど、管理が必要な人事情報は多くあります。テレワーク環境では、対面で書類を提出してもらうことが難しいため、新たな従業員の情報をその他の方法で取得する手段を講じる必要があります。
書類を郵送でやり取りする、メールの送受信を行うなどの手段が考えられますが、管理が煩雑になり、セキュリティ事故が発生するおそれもあります。

公的な申請

新たに従業員を雇用すると、健康保険や厚生年金などの公的な手続きが必要になります。労務管理システムなどを利用して電子申請に対応していない場合、在宅勤務をしていても担当者が役所へ申請のために足を運ばなくてはなりません。
テレワークやリモートワークを検討している企業は、入社手続きや人事情報の収集を含めて、労務管理システムを導入してフルリモートで人事・労務に関する手続きを進められるようにしておくと良いでしょう。手続きのためだけに出社する必要がなくなり、郵送費や交通費などのコストダウンにもつながります。

テレワーク・リモートワークにおすすめの労務・勤怠管理システム

ここでは、テレワークやリモートワークに便利な労務・勤怠管理システムを紹介します。主要な機能がすべてセットになっているものから、必要な機能だけを選択して使えるものまでさまざまなので、自社に適したシステムを導入すると良いでしょう。

ジョブカンシリーズ

【提供会社名】株式会社 Donuts

【費用】初期費用なし、月額基本料金1,000円×従業員数(経費+給与+勤怠の場合/オプションは別途)

【無料体験】あり(30日間/IDの登録必須)

【特徴】ジョブカンシリーズは、累計導入実績8万社を超え、さまざまな規模の企業に対応しています。勤怠管理、労務管理だけでなく、給与計算やワークフローなども用意されています。
勤怠管理では、ICカードやタブレット、LINE、Slack、モバイルGPSなど、さまざまな打刻方法に対応しています。法改正があると自動的に最新の計算方法に更新されるため、利用者は税法を意識して入力する必要がありません。管理画面は細かくカスタマイズが可能で、業種を選ばない使い勝手の良さが魅力です。

マネーフォワードクラウド

【提供会社名】株式会社マネーフォワード

【費用】初期費用なし、月額基本料金4,980円+1,200円×従業員数(ビジネスプラン、経費+給与+勤怠の場合/オプションは別途)

【無料体験】あり(30日間/IDの登録必須)

【特徴】マネーフォワードクラウドでは、経理も人事労務も自動連携した管理が可能です。マイナンバー管理も法律に沿って行えます。
経理については、AIが蓄積したデータを分析して勘定科目を提案してくれるため、使い込むほど入力が自社に合わせて最適化されます。クレジットカードや電子マネーなどあらゆるサービスとの連携が可能です。無料アップデートに対応しており、月々の使用料を支払うだけで常に最新の機能が提供される点にも注目です。

jinjer(ジンジャー)

【提供会社名】株式会社ネオキャリア

【費用】初期費用なし、月額基本料金1,300円×従業員数(人事管理+勤怠管理+給与計算の場合)

【無料体験】あり(無料トライアルフォームから要問い合わせ)

【特徴】人事、勤怠、給与など人事業務をひとつのプラットフォームに集約し、スムーズな労務・勤怠管理を可能にしたシステムです。複数のプロダクトから用途に合わせて必要な機能を組み合わせて使うことが可能です。100名までの比較的小規模な企業から、501名を超える中堅・大企業まで幅広く使われています。

人事労務 freee(フリー)

【提供会社名】freee株式会社

【費用】初期費用なし、月額基本料金3,980円~(ベーシックプラン/3名 従業員1名につき月額+500円)

【無料体験】あり(30日間/IDの登録必須)

【特徴】給与計算や勤怠管理、打刻など、基本的な労務管理を一元化したクラウドサービスです。同社の「会計freee」と連動したり、他社の勤怠ソフトのデータをCSVファイルやAPI連携で取り込んだりすることができます。提供社員数が数名のスタートアップ企業から、50名以上規模の中堅企業に特におすすめのシステムです。

Workcloud(ワーククラウド)

【提供会社名】 Ascender Japan株式会社

【費用】お問い合わせ

【無料体験】なし

【特徴】中小企業向けの勤怠、給与、社員情報の管理などの基本的な機能がオールインワンになったシステムです。これまで手作業で行っていた作業をシステムを導入して効率化したい企業におすすめです。英語にも対応しているため、外国人スタッフでも違和感なく使用できるというメリットがあります。

テレワーク・リモートワークにおすすめの労務管理システム

続いて、労務管理(労務情報や人事情報の管理)に特化したシステムを紹介します。

SmartHR(スマートHR)

【提供会社名】株式会社SmartHR

【費用】お問い合わせ

【無料体験】あり(15日間/メールアドレスの登録必須)

【特徴】入社手続きや雇用契約までシステム上で可能です。入社予定の社員がペーパーレスで直接入力し、押印や自筆も不要なので、手続きがスムーズに進みます。社会保険関係も電子申請に対応しているため、役所に担当者が直接足を運ぶ必要がありません。従業員情報は自動的に社員名簿に集約され、常に最新の状態に保たれます。

オフィスステーション労務

【提供会社名】株式会社エフアンドエム

【費用】初期費用なし、月額基本料金10,000円(オフィスステーション労務のみの場合/50名まで利用可能)

【無料体験】あり(30日間/会社情報・メールアドレスの入力必須)

【特徴】使い方に迷わないシンプルな操作性で、直感的に利用できる点が特徴です。各種申請書類はフォームに必要な情報を入力するだけで自動的に生成されるため、毎回1から書類を作成する手間を削減できます。10名までの小規模な組織はもちろん、300名以上の大組織でも幅広く利用できるシステムです。

まとめ

テレワークやリモートワークの労務管理上の課題と、おすすめの勤怠・労務管理システムをご紹介してきました。
勤怠管理システムを導入することで、従業員の打刻や労働時間の把握を容易に行うことができます。また、労務管理システムによって、従来出社することでしか解決できなかった入社手続きや役所への申請をオンライン上でスムーズに進めることが可能になります。自社が抱えている課題を明確にして、必要に応じたシステムの導入を検討すると良いでしょう。

この記事を書いた人

QEEE編集部

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