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文書管理システムとは?機能・メリット・選び方とおすすめツール37選

2021年09月14日

文書管理ワークフローシステム契約書管理
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文書管理は、文書の保存や保管だけでなく、活用や廃棄などを踏まえた1つのフローであり、文書管理システムは電子化した文書のフローを支えるシステムです。文書を電子化することによって社内の文書の一元管理が可能となるだけでなく、セキュリティの向上や省スペース化など多くのメリットがあります。

本稿では文書管理システムの機能やメリット、代表的な製品・サービスについて紹介していきます。

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目次

文書管理システムとは

文書管理システムとは、文書を電子化して保存・管理するためのシステムです。

業務上最も多い情報は文書の書類でしょう。従来は紙で保管していた文書をデジタル化することで、文書や書類の更新や検索を容易にしたり、有効期間と廃棄などの管理を効率化するのが文書管理システムです。

文書の中でも契約書に特化した契約書管理システムもあり、それらは契約書のひな形や契約の期限などを参照できるようになっています。

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文書管理とは

文書管理とは文書を管理することですが、単に保管するだけでなく、文書を種類ごとに分類し、必要な時に探して閲覧できるように管理します。また、文書の種類に応じてセキュリティレベルや保管期限を定める必要があります。

紙の書類の場合は、種類別にファイリングして決められたキャビネットに保管、保管台帳にはどの棚にどのファイルが保存されているか、保管期限はいつまでか、といったことを記し、ルールに沿って管理します。

文書管理システムを導入せず、エクセルなどで文書管理台帳を作成して文書管理を行うことももちろん可能です。ただ、管理台帳の作成・管理の手間や文書の検索性が低いというデメリットがあります。

文書管理システムとファイルサーバーの違い

文書を電子化して保管する点で、文書管理システムとファイルサーバーは類似しています。しかしファイルサーバーは、ファイルの保管と共有の場所という役割が中心ですが、文書管理システムは、保管ルールやファイルのバージョン管理、廃棄に関する制御、ワークフロー機能など、文書の活用から廃棄までを管理できるようになっています。

文書管理システムの基本機能

文書管理システムは、自動廃棄やワークフロー機能、全文検索など、単に文書を保管するだけでなく文書ファイルの活用や共有がしやすく、業務効率を高められる機能を搭載しています。

文書管理システムの機能を具体的に解説していきます。

文書等の電子化・管理

文書管理システムでは、契約書や稟議書などの紙文書を電子化し、一元的に保管・管理することが可能です。データ化された文書を同時編集することで業務効率が上がるだけでなく、社内のペーパレス化を進める重要なツールになります。

最近ではOCRの読み取り精度が向上し、紙の書類をテキストデータ化して保存することも容易になっています。

保存した文書の検索・閲覧

データ化して保存した文書は、システムを通して検索・閲覧できます。膨大な紙文書の中から該当の書類を探し出すのは大変ですが、文書管理システムであれば、キーワードや条件指定による検索が可能なため、該当の文書にいち早くアクセスすることができます。

バージョン管理

電子文書に変更を加える場合は、バージョン管理の機能が役立ちます。いつでも最新版の文書にアクセスだけでなく、変更する前のバージョンの確認、復元が可能です。

期限が切れた文書の自動廃棄

電子文書の保管期限を設定しておけば、更新日を自動でお知らせしてくれたり、期限を過ぎたファイルは自動で削除されるなどの機能を利用することができます。文書の廃棄忘れで管理する量が膨大になってしまうことがなく、適切な文書管理ができるでしょう。

ワークフロー

ワークフローの機能を利用することにより、電子文書の確認や承認などの業務をシステム上で行うことができます。書類の紙の原本がなくても作業が進むので業務が迅速化され、あらかじめ設定された権限に応じて承認が行われるので、ワークフローが簡素化されるメリットもあります。

文書管理システムのメリット

文書管理システムを導入すると、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。文書管理システムの活用することによる3つのメリットをご紹介します。

文書を探す際の負担軽減

紙での管理では必要な書類を探し当てるだけでも時間を要し、文書の量が増えれば台帳の数も増えて、台帳管理も必要となります。

文書管理システムはキーワードや条件指定による検索機能があるため、文書を管理して探し出す業務が大幅に効率化されます。

情報管理に伴うリスクの軽減

文書管理システムでは、部署や個人単位で文書へのアクセス権を設定することができるほか、管理者側でアクセス履歴の閲覧が可能です。盗難や持ち出しなど情報漏洩リスクを軽減し、セキュリティの強化だけでなく、文書の不正な持ち出しの防止にもつながります。

紙文書を廃棄してしまった場合は復元することは不可能ですが、文書管理システムのデータは復元することが可能です。紙文書の誤廃棄によるリスクや、災害などで文書を紛失してしまうリスクを避けることができます。

ペーパーレス化による生産性向上

文書管理システムでは、検索機能による生産性だけでなく、データの共有や共同閲覧・編集の機能を利用すれば、ペーパーレス化が一気に加速して生産性も向上します。

また、紙文書の場合は書類が増えるにつれて、保管スペースも増やす必要があります。文書管理システムなら書類保管のスペースが不要なので、省スペース化によるコスト削減効果も期待できます。

文書管理システムを選ぶポイント

文書管理システムを導入する場合は、具体的な製品の比較に入る前に選定のポイントをしっかりとおさえておくことが重要です。文書管理システムを選ぶ3つのポイントをご紹介します。

システムに備わっている機能

文書管理システムの細かい機能は、製品ごとに異なります。文書の量が多いなら検索機能、ペーパーレス化を促進したいなら既存の紙文書のデータ化や取り込みに関する機能、共同編集機能やワークフローなど、目的に応じた機能に対応している製品選ぶと良いでしょう。契約書や規定など、特定文書を管理するのに特化した文書管理システムもあります 。

セキュリティーの安全性

会社にとって機密情報となる文書を取り扱うこともあるため、セキュリティ対策が万全の文書管理システムを選びましょう。細かいアクセス管理が設定できたり、管理者側でアクセス履歴が取得できるシステムは、情報漏洩のリスクを排除できるので安心です。

マルチデバイス対応

文書管理システムを通じた業務効率化も視野に入れるのであれば、外出先からの利用もできるようにスマートフォンやタブレットなどマルチデバイスに対応したシステムを選ぶ必要があります。ユーザーインタフェースの使いやすさと、外部からアクセスする場合のセキュリティ対策についても合わせて考慮しておきましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

最近ではSaaSが普及しており、文書管理システムでも、クラウド型のサービスが増えています。クラウドサービスは導入までの期間や初期費用が少なく、自社内でサーバーの維持管理や運用が不要というメリットがあります。注意点は、カスタマイズ性が低く、セキュリティはサービス提供事業者に任せることになります。

オンプレミス型は、自社に合わせてカスタイマイズできますが、サーバーやインフラを自社で用意し、維持・管理も必要です。バックアップ体制も自社で賄う必要があります。

次の章から、特徴別に文書管理システムやサービスを紹介していきます。

検索機能に特徴がある文書管理システム

楽々Document Plus

楽々Document Plus
  • 複数のファイルを一つの文書としてフォルダに保存
  • 全文検索とあいまい検索に対応
  • 高度なワークフロー機能

関連する複数のファイルを一つにまとめ、日付や作成者など属性を登録して電車文書として保管できます。文書の属性を検索する属性検索機能と、文書内の全文検索・あいまい検索に対応。高速ビューワでは見たい部分だけピンポイント指定ができます。フォルダ単位でワークフローの決裁ルートが設定でき、ペーパーレス化や業務効率化に活用することが可能です。

料金:お問い合わせ

REX-File・Finder

REX-File・Finder_寿精版印刷株式会社
  • サムネイルの高速なプレビュー
  • 原本にアクセスせず全ページの閲覧ができるセキュアなアクセス
  • 検索キーワード分析により有効結果を上位表示

検索結果を全ページのサムネイル・ピンポイントページのサムネイルで表示できる高速なプレビューが特徴。電子文書の原本にアクセスせずに全ページを閲覧することができるので、セキュアなアクセスが可能です。検索キーワードの分布を解析し、有効な結果を上位に表示させることで、該当ファイルにアクセスしやすくなっています。

料金:お問い合わせ

FileBlog

FileBlog_株式会社鉄飛テクノロジー
  • Windowsエクスプローラーのような操作感
  • 素早い検索とサムネイル表示
  • マルチデバイスやクラウド環境に対応

Webブラウザで動作するシステムですが、Windowsエクスプローラーのようなシンプルな見た目で、操作が簡単です。ファイルサーバーに特化しているので検索が早く、サムネイルの表示で素早く該当のファイルにアクセスができます。PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどマルチデバイスに対応。AWSやVMWareでも利用が可能なので、さまざまな導入環境で利用が可能です。

料金:売り切りライセンス+年間保守サービス

上段:売り切りライセンス

下段:年間保守サービス

(単位:円)


10万文書 20万文書 30万文書 50万文書 100万文書 200万文書
30ユーザー 99,000
16,500
171,000
28,500
225,000
37,500
315,000
52,500
540,000
90,000
お問い合わせ
50ユーザー 180,000
24,000
252,000
36,000
306,000
45,000
396,000
60,000
621,000
97,500
お問い合わせ
80ユーザー 315,000
52,500
387,000
64,500
441,000
73,500
531,000
88,500
756,000
126,000
お問い合わせ
100ユーザー 495,000
82,500
567,000
94,500
621,000
103,500
711,000
118,500
936,000
156,000
お問い合わせ
150ユーザー〜 お問い合わせ お問い合わせ お問い合わせ お問い合わせ お問い合わせ お問い合わせ

※ 価格は全て税別です

ASTRUX 2.0

ASTRUX 2.0_株式会社デジタルマトリックス
  • 関連文書や属性、申請内容等からも検索
  • WebDAV機能を使った直接編集
  • 充実したワークフロー機能

電子文書の持ち出し制限機能を利用することで、ダウンロードや印刷ができないように設定することができ、セキュリティを強化できます。WebDAVの機能を使って文書の直接編集が可能。文書はバージョン管理ができ、改訂コメントが残せます。ワークフローに関する各種種別やアクションがあらかじめ設定されており、円滑にワークフローをまわすことができる他、iPhone/iPadからのワークフロー参照、承認も可能です。

料金:ASTRUX文書管理システム Ver2.0

ASTRUX文書管理システム Ver2.x1サーバーライセンス (初年度保守付) 622,500円(税抜)
ASTRUX文書管理システム Ver2.x1サーバーライセンス (5年保守付) 1,120,500円(税抜)
ASTRUX文書管理システム保守費用 (1年間) 124,500円(税抜)
ASTRUX文書管理システム Ver2.xアップグレード (1年間保守付) 482,500円(税抜)

強力なセキュリティーが特徴の文書管理システム

セキュアSAMBA Pro

セキュアSAMBA Pro_Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社
  • 外部からのセキュリティ脅威にも対応
  • 細かいアクセス権限設定や履歴管理が可能
  • 豊富な導入実績

ディスクドライブ制御により、電子文書のローカルPCへの保存だけでなく、キャプチャや印刷、メールへの添付の制限も可能です。登録されたプログラム以外サーバーにアクセスできないので、外部からの脅威にも対応。ユーザーグループごとにアクセス権を設定でき、バージョン履歴管理で作業履歴の確認もできます。2350社の実績があり、従業員100人未満のオンラインファイル共有市場3年連続シェア1位※を獲得しています。

※出典:ITR「ITR Market View:コラボレーション市場2018」オンラインファイル共有市場-従業員100人未満ベンダー別売上金額シェア(2016~2018年度予測)

料金:お問い合わせ

Working Folder

Working Folder_富士フイルムビジネスイノベーション株式会社
  • データや通信の暗号化
  • モバイル端末からのアクセス
  • DocuWorksとの連携

ファイルを保存する時にデータを全て暗号化し、Webブラウザ以外からのアクセス路は経路を通信を暗号化、サービス専用のファイアウォールを設けてセキュリティを確保しています。専用のアプリケーションを利用してiOSやAndroidからのアクセスが可能。DocuWorksと連携すれば、簡単にファイルのアップロードやサムネイル表示ができ、外出先や自宅での作業ができます。

料金

Working Folder 基本サービス 3,500円(税別)/月 ユーザー数:10人キャビネット容量:100GB
Working Folder Plus 基本サービス 11,500円(税別)/月 ユーザー数:10人キャビネット容量:600GB

Working Folderをチェック

QEEE編集部にて作成したWorking Folderのオリジナル資料です。 Working Folderとは富士ゼロックス株式会社が提供する法人向けの文書管理・共有システムのことです。 高いセキュリティで電子書類を管理しつつ、他企業や他部署との円滑な情報共有を可能にし...

DataDelivery

DataDelivery_JFEシステムズ株式会社
  • 改ざんを防ぐシステム構造
  • 高度な検索機能
  • シンプルでコンパクトに保存できる構成

電子文書は独自開発の構造DBで保存されるため、データの改ざんを防ぐことができます。認定タイムスタンプを利用することにより、第三者が改ざんされていないことを証明することも可能。ファイルに関連する複数情報が登録でき、様々な検索条件を指定できるので素早い検索ができます。シンプルなシステム構成やデータ圧縮保存により、操作が軽快です。

料金:お問い合わせ

リーテックスデジタル契約®

 リーテックスデジタル契約®
  • 法学者と大手弁護士事務所監修の文書管理システム
  • 複数のシステムにより裁判になっても安心の高い証拠力を確保
  • 契約業務の効率化とコスト削減につながる

法学者と大手弁護士事務所が監修している電子契約に特化した文書管理システムです。厳重な本人確認やワンタイムパスによる不正ログイン対策、タイムスタンプ電子署名による第三者による契約改ざん防止など複数システムによるセキュリティ対策を行っているため、万が一裁判になった場合でも高い証拠力として提示可能です。

契約の印刷・製本・郵送などの業務を電子化できるため、導入コストゼロで業務効率を向上させることができます。「セキュリティ対策と契約業務の効率化をはかりたい」と考えている方におすすめのサービスです。

ワークフロー機能がある文書管理システム

Documal SaaS

Documal SaaS_株式会社富士通四国インフォテック
  • 複数のワークフローを柔軟に設定
  • 文書のライフサイクルを自動化
  • セキュリティが確保されたクラウド環境

複数のワークフローを柔軟に設定できるので、業務に合わせたワークフローの利用が可能です。電子文書のライフサイクル自動化の機能を利用することで、文書の作成・承認から廃棄まで運用側の手を煩わすことなく自動化できます。セキュリティが確保されたクラウド環境で利用することができ、規模や要件に応じてパブリックSaaSとプライベートSaasのいずれかを選ぶことが可能です。

料金:パブリックSaaS

導入基本サービス 300,000円
運用基本サービス100アカウント 100,000円
運用基本サービス50アカウント 60,000円
運用基本サービス10アカウント 20,000円

業務デザイナー

業務デザイナー_株式会社ユニオンシンク
  • プログラミングの専門知識不要
  • モバイル端末での申請承認機能
  • 業務フローや他システムとの連携

プログラミングの知識がなくても構築、管理が行えるシンプルな見た目で、汎用性が高いシステムです。モバイル端末を利用して申請、承認することができるので、場所を選ばずどこでも業務を行うことができ、決裁の早期化が図れます。業務フローや他のシステムと連携させることで、経費精算や発注などの業務を効率化させることができるでしょう。

料金:お問い合わせ

文書デザイナー

文書デザイナー_株式会社ユニオンシンク
  • 簡単にできる業務フローと申請承認の手順
  • 規定書とフローの連携
  • 最新版をトップに表示

管理者は簡単に業務フローを作成することができ、ユーザーは申請承認の手順を視覚的に見て理解することができるので、混乱なく紙の業務フローを文書管理システムに移行することが可能です。規定書とフローの連携ができるので、マニュアルや稟議規定を見ながらの作業が可能。最新版が最前面に表示されるわかりやすい表示も特徴です。

料金:お問い合わせ

グループウェア型文書管理システム

NotePM

NotePM
  • 直感的でわかりやすいデザイン
  • ツリー構造で整理しやすいフォルダ階層化
  • ファイルの中身の全文検索

ITに慣れていない人でも直感的に理解して使えるようなわかりやすいデザインが特徴。アクセス権限の設定や既読情報なども一目見てすぐわかります。Windowsエクスプローラーのようにツリー構造になっているので整理しやすく、深い階層のフォルダ管理も可能です。Word・PDF・Excelの全文検索に対応しており、ほしいファイルにすぐアクセスすることができます。

料金

8ユーザー 4,800円 10GB
15ユーザー 9,000円 15GB
25ユーザー 15,000円 25GB
50ユーザー 30,000円 50GB
100ユーザー 60,000円 100GB
  • 金額はすべて税込価格です。

NotePMをチェック

NotePMは、社内マニュアル・業務ノウハウ・設計書・議事録などのナレッジ情報を一元管理し、ウィキペディアのように、社員がさまざまな情報を書き込み蓄積し、編集・検索・閲覧することで、社内の知りたいことが簡単に確認できる情報共有ツールです。 ■ ナレッジ共有に特化し...

Fleekdrive

Fleekdrive
  • ファイルの共同編集機能
  • 自動的にバージョン管理
  • アカウントを持たない人にもファイルを共有

オンライン上でファイルの同時編集が可能で、他のユーザーが編集中であるかどうかは一目見てわかります。同じファイル名でファイルを更新した場合は自動的にバージョン管理がされ、保存するバージョンの世代数を自由に決めることが可能です。「Fleekdrive」のアカウントを持たない人にもURLでファイルを共有することができ、社外とのコラボレーションにも適したサービスです。

料金

Team 500円/1ユーザー 初期ストレージ100GB
Business 1,500円/1ユーザー 初期ストレージ2TB
Enterprise 4,000円/1ユーザー 初期ストレージ無制限

Fleekdriveをチェック

QEEE編集部にて作成したFleekdriveのオリジナル資料です。 Fleekdriveとは株式会社Fleekdriveが提供する法人向けクラウド・オンラインストレージです。 企業のニーズに合わせて柔軟に対応が出来る機能性を持つことから、単なるクラウドストレージとして...

Office 365 / SharePoint

Office 365 / SharePoint_Microsoft
  • 世界中で利用されるグループウェア
  • どこからでもファイルにアクセス
  • 共同編集や社内外への共有

マイクロソフト社が提供するサービスで、世界中で多く利用されています。OneDriveのサービスを利用すればどこからでもアクセスすることができ、オフラインでの作業も可能。共同編集ができ、リアルタイムにファイルに反映されます。社外ユーザーにも、セキュリティを確保したままシームレスにファイルの共有が可能です。

料金

SharePoint Online プラン 1 540円/1ユーザー
SharePoint Online プラン 2 1,090円/ユーザー
Office 365 Enterprise E3 2,170円/ユーザー

J-MOTTO

J-MOTTO
  • 25のアプリケーション利用が可能
  • マルチデバイス対応
  • 最大3ヶ月利用無料

25のアプリケーションを搭載したグループウェアのサービスを利用することが可能で、文書管理はその中の機能の一つです。ドラッグ&ドロップによるファイルのアップロードができて操作は簡単。マルチデバイスに対応していて、フューチャーフォンからでもアクセスができます。最大3ヶ月利用無料で、わかりやすい料金体系が特徴です。

料金


基本料金月払い/年払い ユーザー数/ディスク容量
スタンダードプラン 3,000円(税抜)/30,000円(税抜) 20ユーザー/200MB
ライトプラン -/20,000円(税抜) 10ユーザー/100MB

Garoon

Garoon_サイボウズ株式会社
  • 日・英・中の3ヶ国語に対応
  • わかりやすいインタフェース
  • グループウェア部門のシェア11年連続No.1

中小企業を中心に導入実績が豊富なグループウェア。ノークリサーチ社の「2017年度中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」グループウェア部門で11年連続シェアNo.1を獲得しています。わかりやすいインタフェースで、ファイル管理機能の操作も簡単。日・英・中の3ヶ国語に対応していて、グローバル企業での利用ができます。

料金:クラウド版


月額料金 年額料金
〜300ユーザー 845円/1ユーザー 9,935円/1ユーザー
301〜1,000ユーザー 800円/1ユーザー 9,405円/1ユーザー
1,001ユーザー お問い合わせ お問い合わせ

※価格に消費税は含みません。

スムーズに導入・運用できる文書管理システム

SmartDB

SmartDB
  • マウスのみで操作できる簡単なシステム
  • 10,000人を超えるユーザーにも対応したワークフロー
  • 最短1ヶ月でシステム導入

文書管理、ワークフロー、業務アプリの機能を標準で搭載したサービス。マウスのみで操作できる簡単なシステムなので、ユーザーに負担をかけることがありません。10,000人を超えるワークフローにも対応し、複数部門の並列承認や条件分岐など機能も充実しています。最短1ヶ月で導入することができ、すぐに利用を開始したい場合にも対応可能です。

料金


基本料 ユーザー課金
Basic 300,000円 1,600円
Professional 600,000円 800円

SmartDBをチェック

「SmartDB」は、大企業向け業務デジタル化クラウドです。現場個別の業務から全社共通業務まで、ノーコード・ローコードでだれもがクイックにデジタル化できます。複雑な業務プロセスに対応するワークフロー機能、データ蓄積はもちろんダイナミックで緻密なビュー制御をもつWebデータベ...

PROCENTER/C

PROCENTER/C_日本電気株式会社
  • 文書のライフサイクル管理
  • グローバル環境に対応
  • 柔軟なシステム連携

自動採番、承認、公開通知、保管期限切れの廃棄など、文書のライフサイクル管理が可能です。同一ファイル名で最新版へ更新することが可能で、旧版利用のトラブルを防ぐことができます。日・英・中の言語に標準対応。2GBを超える大容量ファイルの共有や、ファイル受領のリアルタイム確認が行えます。豊富なAPIの提供で、業務システムとの連携も可能です。

料金:お問い合わせ

EIMANAGER

EIMANAGER_伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
  • シンプルで使いやすい画面
  • アクセスログ、操作ログで監査に対応
  • 規模に合わせて導入形態の選択が可能

シンプルな画面構成で、ユーザーの負担なく利用が開始できます。柔軟なセキュリティ設定が可能で、アクセスログや操作ログの取得で監査にも対応。最新版が一目瞭然なので、古い資料利用によるミスも防止できます。オンプレミスとクラウドサービスの2つの導入環境があり、規模やカスタマイズ要否に合わせて選択が可能です。

料金:お問い合わせ

wikipy

  • 操作がわかりやすい
  • 色やロゴなどの見た目のカスタマイズ
  • アクセス分析
  • 記事の公開・非公開の設定


シンプルな画面で操作性がわかりやすく、月額3,000円〜の低コストで利用できるため導入がしやすいのが特徴です。
ファイルの一元管理や、CSV形式による入出力など文書管理に必要な機能が備わっています。
色やロゴなどの見た目のカスタマイズも簡単にでき、タグを埋め込めるため、アクセス分析も行うことができます。
また、ISO認定取得クラウドサーバプロバイダを使用し、安全なデータセンタで稼働しているため、セキュリティ面でも安心して利用することができます。

料金:

  • スターター
    初期費用 ¥3,300/月
    月額費用 ¥3,300/月
    ユーザー数 3
  • ベーシック
    初期費用 ¥3,300/月
    月額費用 ¥5,500/月
    ユーザー数 3

    ユーザー数11以上は、10ユーザーにつき¥5,000/月となります

マニュアル作成・管理ツール「wikipy」をチェック

■wikipyとは? 「wikipy」(ウィキピー)とは、FAQサイト・操作マニュアルや業務マニュアルなどを 月額3,300円(税込)から作成できるWebマニュアル作成ツールです。 ■マニュアル作成・管理ツール「wikipy」の特長 ▼特徴① 誰でもかんたんにF...


オープンソース(OSS)型文書管理システム

KnowledgeTree Community Edition

KnowledgeTree Community Edition_有限会社ディアイピィ
  • 構築やカスタマイズが容易
  • セキュリティが確保されたオンライン接続
  • ワークフローでプロセスを自動化

オープンソース型なので、文書管理システムの構築やカスタマイズを容易に行うことができます。強固なセキュリティが確保されたインターネット環境で接続ができ、DDosやパケット盗聴など外部からのセキュリティの脅威にも対応。ワークフローを利用して業務プロセスを自動化させることが可能で、アクションに対するアラート機能や自動公開の機能があります。

無料トライアルがある文書管理システム

COCOMITE (旧AiLingual )

COCOMITE (旧AiLingual )_コニカミノルタ株式会社
  • わかりやすいマニュアル作成機能
  • レスポンシブ対応で見やすい画面
  • 多言語対応

高機能エディタや画像や図表の配置機能、同時編集機能によって、誰でも簡単にマニュアルを作成して共有することができます。マルチデバイス対応、レスポンシブ対応のため、デバイスごとに最適化されたレイアウトで閲覧が可能。20か国語の自動翻訳に対応しており、二言語並列表記や専門用語を登録する翻訳メモリの機能があります。

料金
必要な分だけ ユーザー数とデータ利用量を追加可能(別途月次従量課金)

初期費用 月額費用
エントリープラン 65,000円 22,000円
スタンダードプラン 65,000円 60,000円

※価格表記はいずれも税抜きです。

※30日間の無料トライアルあり

SPA

SPA
  • 電子文書を自動仕分け
  • エクスプローラーのようなインタフェース
  • グローバル対応

日付や数字、文字列などの条件をもとに、電子文書を自動的に仕分けし指定したフォルダに保存する機能を搭載しており、簡単にファイルの整理が行えます。エクスプローラーのようなインタフェースで、慣れた操作でファイルの検索が可能。検索やダウンロードのボタン配置もシンプルです。日・英・中・仏・韓・チェコ語・タイ語の文書に対応し、ユーザーインタフェースは日・英・中に対応しています。

料金:クラウドサービス


初期設定費 月額
SPA Cloud 30,000円 50,000円〜

※無償トライアルあり(トライアル詳細はお問合せ)

高いカスタマイズ性を持つ文書管理システム

NsxpresⅡ

原本管理サービス:

NsxpresⅡ 原本管理サービス_日鉄ソリューションズ株式会社
  • 文書管理と原本管理をワンストップで提供
  • SaaS型でありながらカスタマイズが可能
  • アウトソーシングの運用が可能

文書管理システムだけでなく、原本の管理をトランクルームで行うワンストップサービス。原本の電子化はトランクルームで行われ、電子文書と原本を紐づけて一元的に管理することができます。SaaS型でありながら標準コンポーネントを利用してカスタマイズが可能で、運用のアウトソーシングを行えば業務負担を軽減することができるでしょう。

料金:お問い合わせ

共有配信サービス:

NsxpresⅡ 共有配信サービス_日鉄ソリューションズ株式会社
  • 高度な管理機能と素早い検索
  • ISO認証を取得したセキュアな環境
  • webアプリの個別提供

インターネットを利用してデータを共有、配信するサービスです。ISO27001、ISO20000を取得しており、セキュアな環境で情報共有や配信できます。帳票や文書の属性と合わせて保管情報のステータス確認が可能。インデックス検索を利用して素早く該当ファイルにアクセスができます。標準機能に加えてwebアプリの提供で、個別のカスタマイズも可能です。

料金:

 標準サービス料金(1会社1ID):200,000円

 登録ユーザー追加(1ユーザー):1,000円

 1GBハードディスク追加:3,000円

 設計支援費用:2,000,000円〜

OnBase

OnBase_ハイランド
  • ニーズに合ったソリューションを柔軟に構築
  • さまざまなセキュリティ機能
  • モバイルのオフライン利用が可能

文書管理の中で必要な機能を選択することができるので、スマートなシステムを構築することができます。データの保存、移動、使用時に暗号化し、データをセキュアに保護。マスキングや伏字で一部をユーザーに閲覧させない対応も可能です。モバイルでもオフライン利用が可能で、オンラインになると自動的にデータが更新される仕組みがあります。

料金:お問い合わせ

QuickBinder

QuickBinder_株式会社クレオ
  • 検索のしやすさ
  • イントラマートと連携したワークフロー
  • API連携と開発コンサルティングサービス

全文検索、条件検索、タイトルの簡易検索を行うことができ、よく使う検索は検索テンプレートを作っておくことができます。イントラマートのワークフローと連携し、簡単にワークフローを作成することも可能です。API連携を利用した開発を行う場合には、技術的な支援を受けることができる開発コンサルティングサービスがあります。個別のカスタマイズに関しては、カスタマイズサービスも利用可能です。

料金:プロフェッショナル版(Web API付き)

(税抜き価格)

ユーザー数 一括購入価格 年額保守料
1〜50 400,000円 60,000円
51〜100 800,000円 120,000円
101〜200 1,400,000円 210,000円
201〜300 2,000,000円 300,000円
301〜500 2,500,000円 375,000円
501〜1000 3,000,000円 450,000円
1001〜2000 4,000,000円 600,000円
2001〜3000 5,000,000円 750,000円
3001〜5000 6,000,000円 900,000円
無制限 お問い合わせ お問い合わせ

特定の文書に強みを持つ文書管理システム

ConTrack

ConTrack_株式会社ベリサーブ
  • システム開発文書のトレーサビリティ管理
  • プロジェクトの品質を向上させるサポート機能
  • 文書解析エンジンとの連携が可能

要件定義書や設計仕様書、テスト仕様書、成果物などプロジェクトで利用されるファイルを関連づけ、トレーサビリティ管理を行うことができます。直感的な画面で使いやすく、成果物はドラッグ&ドロップで簡単に登録が可能。文書解析エンジンと連携すれば、文書の構造を分析し、トレーサビリティ対象となる文書を自動的に抽出できます。

料金:お問い合わせ

intra-mart(イントラマート)

intra-mart
  • ドキュメント管理とワークフロー
  • 権限付与や不正行為の防止
  • 豊富なAPI

電子文書の管理と、イントラマート標準のワークフローとの連携に優れた文書管理システム。指定フォルダへの文書格納や、メール、ポータルでの自動通知、複合機からの自動取り込みなどが利用できます。2000種類のAPIが用意されており、高度な業務フローの作成も可能。アクセス権の付与やファイル持ち出し後の編集不可、印刷禁止の機能により不正行為を防止することができます。

料金:お問い合わせ

BtoBプラットフォーム 契約書

BtoBプラットフォーム 契約書_株式会社インフォマート
  • BtoB専門で20年の実績
  • 見積もりから請求まで一つのプラットフォームで実現
  • ワークフローも利用可能

電子契約に特化したプラットフォーム。商取引行為で発生する見積もり、契約、受発注、請求を全て電子化し、1つのプラットフォームで利用することができます。作成した契約書はクラウド上で取引先に送ることができ、電子契約でペーパーレス化が可能。ワークフローの機能を利用すれば、社内稟議も同じプラットフォームで行うことができます。

料金

フリープラン 0円/月〜
シルバープラン 10,000円/月〜
ゴールドプラン 30,000円/月〜

ワークフロー(有料プラン)は300円/ライセンス

※  金額表示はすべて税抜きです。

EdiGate / POST

EdiGate / POST_大興電子通信株式会社
  • クラウド型WEB-EDIサービス
  • セキュアなデータの送受信
  • シンプルな構成と簡単な操作

見積依頼書、注文書、納品書、検収一覧表の帳票機能を標準搭載し、それらの文書を電子化して配布できるサービス。暗号化通信、IDとパスワード、ウィルスチェックでセキュアに取引先とデータの送受信が行えます。インターネットに接続すれば利用ができるのでシンプルな構成で、操作が簡単なのでユーザーや取引先の負担も少ないです。

料金:お問い合わせ

規程管理システム

規程管理システム _株式会社システムディ
  • 規定の改訂、編集に迅速に対応できるシステム
  • 便利な新旧対照表
  • 改訂時は関連規約もチェック

規定や規則、学則など規定の管理に特化したシステム。インデントや条項番号が自動付与される機能があり、簡単に規定を改訂、編集することができます。新旧対照表を作成すれば、新旧の違いを簡単に確認可能でき、新旧の規約データはバージョン管理ができます。規約の改訂時は、関連規約をピックアップして関連規約の改訂漏れを防ぐことも可能です。

料金:お問い合わせ

Contents Expert

Contents Expert_NRIセキュアテクノロジーズ株式会社
  • 電子帳票のソリューション
  • 圧縮技術でサーバやネットワークへの負担軽減
  • グループウェアやデータベースとの連携

帳票データをWindows PCで閲覧可能なデータにし、業務を電子化するソリューション。高性能な圧縮技術でサーバやネットワークに負担をかけることなく、電子化を実現します。電子化された帳票は、グループウェアやデータベースにオブジェクトとして埋め込むことができるので、帳票の共有をスムーズに行うことができます。

料金:お問い合わせ

SVF Cloud

SVF Cloud_ウイングアーク1st株式会社
  • 帳票クラウドサービス
  • 特定のクラウドアプリケーションサービス利用ユーザーにも対応
  • アプリケーションで帳票レイアウトを作成

帳票の作成と出力ができるクラウドサービス。SalesforceやServiceNowといったクラウドアプリケーション向けのサービスモデルと、さまざまな業務システムと連携できるサービスモデルの2種類の形態があり、現在の利用システムに合わせて提供形態を選ぶことができます。アプリケーションを利用して帳票レイアウトを自動で作成し、電子ファイルだけでなくメールやFAX、印刷など複数の方法で出力できます。

料金

プラン名 初期導入費用 月額料金
プランS 200,000円 30,000円
プランM 200,000円 45,000円
プランL 200,000円 80,000円
プランLL 200,000円 140,000円
プランXL 200,000円 200,000円
プランXXL 200,000円 300,000円
SVF Cloud Enterprise お問い合わせ 500,000円〜

※価格は税別です

文書管理サービス(紙文書の保管・管理、電子化支援)

クラウドサインSCAN

クラウドサインSCAN_弁護士ドットコム株式会社
  • 紙文書スキャンからデータのインポートまでを行うサービス
  • 出張作業でスキャン
  • クラウドサインでは電子契約の機能が利用可能

クラウドサインはクラウド上で電子契約が行えるサービス。クラウドサインSCANは、紙文書のスキャンからデータをクラウドサインにインポートするまでを代行するサービスです。スキャンは書類を発送、または出張作業で行うことが可能で、紙文書をスキャンするだけでなく、契約日など付属情報の入力も可能です。スキャン後の書類は返却または、倉庫に預けることができます。

料金:

クラウドサイン

プラン 月額料金 書類送信ごとの費用
Standard 10,000円(税抜) 200円(税抜)
Standard Plus 20,000円(税抜)〜 200円(税抜)


クラウドサインSCAN:お問い合わせ

旭倉庫

旭倉庫_旭倉庫株式会社
  • 文書保管のための倉庫を提供するサービス
  • 文書はセキュリティが保たれた部屋でバーコード管理し、webで照会
  • 保管期限が満了したら溶解廃棄

電子錠、監視カメラ、警備巡回などセキュリティが保たれた文書保管専用のフロアで、文書保存箱に入れた文書を管理します。バーコードで管理された文書は閲覧室で原本を閲覧、またはwebでも照会が可能。出庫や廃棄のオーダーもwebで行うことが可能です。保管期限が満了した文書は溶解廃棄され、機密処理証明書が発行されます。

料金:お問い合わせ

デジ倉

デジ倉_株式会社大塚商会
  • 専用の機密文書保管庫で管理
  • 必要な時に必要な文書をメールで受け取り
  • 文書の廃棄サービスも対応

機密文書保管庫でオフィスの機密文書を保管、管理するサービス。専門の施設で運用されており、徹底されたセキュリティの設備や管理体制が敷かれています。必要な書類がある場合はwebシステムから依頼し、30分程度で電子化された書類がメールで送付されます。「デジ倉 機密文書抹消処理サービス」を利用すれば、文書の廃棄まで対応可能です。

料金

デジ倉 文書保管パック(5箱分) 18,000円(税別)/年

スマート書庫

スマート書庫_三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社
  • 書類管理専門の倉庫で保管
  • 預け入れから取り出しまで倉庫へ赴く必要なし
  • 管理ソフトで社内の書類も一元的に管理

書類管理専門の倉庫に1箱単位で書類を預けることができるサービス。webで申し込みを行えば、預け入れから取り出しまでの作業で倉庫に行く必要はなく、指定の配送業者がオフィスに来て受け渡しを行うことができます。スマート書庫管理ソフトでは預けた書類だけでなく、社内の書類も管理することができるので、文書管理の業務が効率化されます。

料金

保管箱:300円/箱

預け入れ料:500円/箱

保管料:100円/箱

取り出し料:無料

際預け入れ料:500円/箱

溶解廃棄料:500円/箱

※表示料金は全て税抜きです。

まとめ

文書管理システムを導入すると、紙文書がなくなって省スペース化ができ、共同編集やファイル共有の仕組みによってペーパーレスを促進することができます。膨大な紙文書の保管・検索業務が軽減されるだけでなく、ワークフローと連携することで業務が迅速化されるのもメリットです。

また、紙文書では持ち出しや災害時の紛失リスクがありますが、電子文書の場合はセキュリティ対策が強化されるので情報漏洩のリスクも減らすことができます。

文書管理システムの導入によって、業務効率化とセキュリティリスクの軽減を期待うることができるでしょう。

この記事を書いた人

QEEE編集部

QEEEは、INTLOOP株式会社が運営するビジネスの総合ポータルサイトです。 多様なコンサルティング実績をもつINTLOOPのノウハウを生かし、あらゆる経営課題・ビジネスの悩みを解決するサービスを提供しています。 QEEEマガジンでは、マーケター・人事・エンジニア・営業などの各職種に向けて、SaaS比較やビジネスコラムなどのコンテンツを各領域のスペシャリストが発信しています。

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