プロジェクトマネジメント

PMOとは?PMとの違いや役割、具体的な業務内容を解説

2022年01月13日

プロジェクト管理PMO

PMOはPMを手助けし、組織全体におけるプロジェクトの進行を支援する部門です。PMだけでは手の回らない業務をPMOが代行することで、より効率的なプロジェクトマネジメントが可能になります。

今回の記事ではPMOの役割や具体的な業務内容、PMとの違いを、1からわかりやすくご説明します。社内のプロジェクト管理にお困りの方は、この記事を通してPMOの重要性を捉えていただければ幸いです。

PMOとは

PMOは「Project Management Office」の略であり、組織内でのプロジェクトの進行を支援する部門・職種です。

プロジェクトの統括は、一般的にPM(プロジェクトマネージャー)と呼ばれるマネージャーが行います。組織内で複数のプロジェクトが進行している場合には、PMも複数人いることがほとんどでしょう。

そして、このPMたちの業務を補佐し、複数のプロジェクトに対して横断的な支援を行うのが、PMOの主な仕事です。

PMOとPMの違い

PMOとPMの違いについて、もう少し詳しく確認しておきましょう。

前提として、PMの役割はプロジェクトを成功に導くことです。PMはプロジェクトの責任者であり、プロジェクトに対する意思決定権を持っています。

一方のPMOは、PMが正しい意思決定をする、あるいはPMの意思決定をプロジェクト内に反映させるのが役割です。

PMOの業務内容については、後ほど詳しくご説明します。ひとまず、ここでは「プロジェクト成功の責任を負っているのがPM」「PMを手助けし、プロジェクトの成功を間接的に支援するのがPMO」と覚えていただければ問題ないでしょう。

PMOが組織に必要な理由

プロジェクトを成功させるには、適切な目標設定や、目標達成に向けた進行管理が必要になります。また、プロジェクトメンバーがそれぞれのタスクをこなすのはもちろん、メンバー同士のコミュニケーションも不可欠です。

PMは責任者としてプロジェクト全体を管理しますが、PMの目の届く範囲には限界があります。例えば大規模なプロジェクトでは、一人ひとりのメンバーに対して細かくマネジメントを行うことは難しいでしょう。

そこで重要になるのが、PMOの存在です。PMOがPMに代わって進行管理や人員配置を行うことで、PMはより大局的な意思決定に専念できるようになります。

PMOの働きがプロジェクトの成否が分かれることも

ここまでの内容をご覧になって、PMOに対して「裏方」のようなイメージを抱いた方がいらっしゃるかもしれません。

確かにPMを補佐するという意味では、そのイメージもあながち間違いではないでしょう。実際に、PMOはプロジェクトに対して、直接的な決定権を持っていないケースがほとんどです。

しかしプロジェクトの規模や内容次第では、PMOの働きが成否を分けるといっても過言ではありません。業種によっては、社外のエキスパートにPMOを委託するケースがあるほどです。

総じてPMOはプロジェクト、特に大規模なプロジェクトを成功させるためには、重要性の高い部門であると言えるでしょう。

PMOを導入するメリット

PMOを導入するメリットの中から、代表的なものをいくつかご紹介します。

プロジェクトの状態を正確に把握できる

PMOがプロジェクトの進行管理を補佐することによって、進捗状況などの可視化が期待できます。PMが現状に応じて最適な意思決定をできるようになれば、結果的にプロジェクトの成功率も向上するでしょう。加えて、トラブルが起こった際にも迅速な対処が可能になります。

プロジェクトメンバーの業務効率を向上させられる

現状の把握は、非効率な業務フローの改善につながります。そのため、プロジェクトメンバーの業務を効率化させられるのも、PMOを導入するメリットの1つです。また、適切な人員配置や情報共有によって、メンバーのパフォーマンスを底上げする効果も望めます。

経営戦略などの高度な意思決定を、より正確に行える

PMOが複数のプロジェクトを横断的に管理することで、組織内にあるプロジェクトの全貌を整理されます。経営層はその情報をもとに、「どのプロジェクトにどれだけのリソースを投入するか」「組織全体でどのような戦略を取るべきか」といった高度な意思決定を、より正確に行うことが可能です。

PMOを導入するデメリット

PMOを導入するデメリットに、PMOと現場の間でコミュニケーションエラーが起きる可能性があることが挙げられます。例えば、意見の違いからPMOとプロジェクトメンバーが衝突すると、かえってプロジェクトの進行が妨げられてしまう可能性もあります。

またPMOによる進行管理が、メンバーにとっては「粗探し」だと感じられるケースも考えられるでしょう。PMOを導入する際には、PMOのコミュニケーションスキルや、現場との関係性を加味した配置が必要です。

PMOの3つの役割と業務内容

PMOには大きく分けて3つの役割があり、具体的な業務内容はその役割ごとに異なります。以下で3つの役割と、それぞれの詳細を確認していきましょう。

PMOアドミニストレーター

書類作成や経費の処理、プロジェクトメンバーの勤怠管理、会議のコーディネートなど、プロジェクトに関する事務全般を担当する役割です。その他、プロジェクトの情報をメンバー全体に共有するのもPMOアドミニストレーターの担当になります。

PMOエキスパート

PMOエキスパートはプロジェクトの環境を整備する役割を担っており、その業務内容は多岐にわたります。業務の一例として挙げられるのは、組織全体またはプロジェクト内のプロセスを文書化・周知する業務や、プロジェクト内で使用するツールの選定、情報収集する方法の確立などです。

PMOマネージャー

PMOマネージャーはPMOの中でも最上位に位置し、PMOそのものをマネジメントする役割です。PMO全体でどのような組織戦略を取るかを決定したり、PMOメンバーを教育したりして、PMOが円滑に業務を遂行できる体制を整えます。また、PMOの予算管理や稼働管理などもPMOの担当です。

PMOに求められる経験やスキル

以下では、PMOが業務をこなすために必要な、経験やスキルをご紹介します。

プロジェクトや業務の経験・理解

PMやプロジェクトメンバーの業務を支援する以上、プロジェクトに携わった経験や業務に対する理解は必要不可欠です。マネージャーとしての視点に加えて、現場の視点も持ち合わせているのが理想的でしょう。

コミュニケーション能力

PMOの業務では、プロジェクト内での情報共有など、メンバーとコミュニケーションする機会が絶えず発生するものです。PMやプロジェクトメンバーが「必要な情報はPMOが教えてくれる」と認識している場合には、1つの伝達ミスが大きなトラブルを引き起こしてしまう恐れもあるでしょう。

そのためPMOには「どの情報を・だれに・どのように伝えるか」を的確に判断できる、コミュニケーション能力が求められます。

事務処理能力

スケジュールやデータを管理するのに必要なスキルです。最低限の数学的な素養はもちろん、資料作成などの実務的な経験も必須になります。

まとめ

PMOの役割はPMを補佐し、組織内のプロジェクトを横断的に支援することです。PMOが事務作業やプロジェクトの環境整備などを行うことで、PMが正しい意思決定を下しやすくなり、結果的にプロジェクトの成功率向上が期待できます。特に、大規模なプロジェクトにおいては、PMOの有無が成否の分かれ目になるケースもあるほどです。

自社のプロジェクトマネジメントに課題を感じている方は、一度PMOの導入または見直しを検討されてみてはいかがでしょうか。

この記事を書いた人

QEEE編集部

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