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オンライン名刺交換とは?具体的な方法やオススメツールを詳しく解説

2022年01月13日

名刺管理ツール

在宅勤務やオンラインでのやり取り増加によって、名刺交換の方法に関しても、従来の「紙」から「オンライン」に移行しています。
オンライン名刺交換を検討している場合は、紙との違いや「実際にビジネスで行う場合に気をつけること」などを把握することが肝心です。
この記事では、オンライン名刺交換のメリットや注意点、オススメの名刺管理ツールを紹介します。

オンライン名刺交換とは?

「オンライン名刺交換」とは、オンライン上で名刺データを交換することを指します。
2020年から流行し始めた新型コロナウィルスの影響によって、直接人と会う機会が制限されました。
接触制限の影響はビジネスにも及んでおり、商談や会議もオンラインで実施されるため、名刺交換もオンラインで行う重要性が増しています。

オンライン名刺交換のメリット

オンライン名刺交換のメリットは以下の4つです。

  1. 印刷や管理の手間を減らせる
  2. 名刺切れが無い
  3. 紙よりも掲載できる情報量が多い
  4. 記載されている情報を手軽に修正できる

印刷や管理の手間を減らせる

オンライン名刺交換は、従来の名刺交換よりも印刷や管理の手間を減らせます。
従来の紙名刺では、作成時に印刷コストが必要でした。名刺が切れるたびに数百枚単位で印刷するため、積み重なると大きな出費です。さらに保管場所も必要なため、管理も手間取ります。
オンライン名刺交換であれば、インターネット上にデータを保存できるため、印刷の必要がなく保管場所にも困りません。
紙よりもデータ化された名刺の方が、任意の順番で並べ替えることも手軽にできます。

名刺切れが無い

名刺交換をオンラインで済ませることで「名刺切れ」の心配がありません。
紙の名刺では、現物を切らしてしまうと再度発注する必要があります。発注を忘れると「名刺が必要なタイミングで手元に無い」ということになりかねません。
オンラインであれば、名刺データがあればいつでも相手に送れるため、名刺切れの心配がありません。

紙よりも掲載できる情報量が多い

オンラインであれば、紙よりも多くの情報を名刺に掲載して交換できます。
紙の名刺はサイズが限られているため、掲載できる情報に限りがありました。そのため、氏名・部署・会社ロゴ・メールアドレス・電話番号などの基本情報を掲載すると、スペースがほぼ埋まります。
オンラインであれば紙よりもサイズ制限が緩いため、基本情報以外にも写真やイラストなどを挿入して、オリジナリティあふれるデザインにできます。
会社URLを掲載して直接自社ページに誘導できるため、伝えられる情報量も増えるのが魅力です。

記載されている情報を手軽に修正できる

オンラインの名刺は、手軽に記載されている情報を修正できます。
紙の名刺の場合、所属部署やロゴ変更、本社移転などが発生すると、名刺に記載している情報を変更する必要があります。名刺情報を変更したら、再度印刷する手間が必要です。
オンラインであれば、原本の名刺データを修正すれば良いため、印刷する手間やコストがかかりません。

オンライン名刺交換の注意点

メリットの多いオンライン名刺交換ですが、以下の注意点もあります。

  1. 顧客の名刺データが重複することもある
  2. 利用ツールに依存してしまう

顧客の名刺データが重複することもある

オンライン上に同じ顧客データが保管されてしまうことがあります。
例えば、名刺データを自分で持っている状態で、別途管理している会社の顧客リストに登録するのを忘れていた場合、個人的に送付していたDMを再度送ってしまうということもあり得ます。
あるいは、情報の保管場所が2箇所になっていることが原因で、「名刺データは更新したが会社の顧客リスト情報は従来のまま」ということが発生するかもしれません。
手軽に情報を保管できるのがオンラインの良いところですが、手軽なゆえに重複するかもしれないことは覚えておきましょう。

利用ツールに依存してしまう

オンライン名刺交換は、利用している管理ツールに依存する側面があります。
オンライン名刺を活用する際は、(詳しくは後述しますが)Sansan株式会社「Eight」やLINE株式会社「myBridge」など、各企業が提供する管理ツールを利用することが多いです。
企業が提供するツールであるため、メンテナンスによって名刺交換ができなかったり、システム終了によってデータが使えなくなったりするリスクはあります。
紙の名刺では、現物をしっかり保管できれば「使えなくなる」というリスクは発生しないため、オンラインを活用する際はメンテナンスやシステム終了のリスクを考慮しましょう。

オンライン名刺交換の具体的な方法

各企業が提供するツール利用も含めて、オンライン名刺交換には以下の2種類があります。

  1. オンライン名刺交換の専用ツールを導入し、URLを相手に送る
  2. 紙の名刺をデータ化して送る

オンライン名刺交換の専用ツールを導入し、URLを相手に送る

先ほど紹介した各企業が提供している管理ツールを導入することで、名刺データを変換して相手に送れるようになります。
発行形態は、主に以下のいずれかです。

  • URL形式
  • QRコード形式


URLやQRコードに変換した名刺データをZoomやチャットワークなどで送付することで、手軽に自分の情報を相手に送れます。URLは一度発行すると変わらないため、事前にひとつ作っておくと便利です。
オンライン商談の画面にQRコードを表示して相手に読み込んでもらう、というのもひとつの手です。
企業によっては、双方で同じ管理ツールを使っている場合、システム内で相手を検索したりBluetooth経由で名刺データを送信できます。

紙の名刺をデータ化して送る

管理ツールは使用せず、紙の名刺を撮影しデータ化して送ることも可能です。
事前に自分の名刺を写真で撮影し、PDFやjpegなど各種画像ファイルで保存しておけば、チャット上でデータを相手に送るだけで情報を伝えられます。
名刺を撮影して画像ファイルを変換する手間はありますが、管理ツール導入時とは異なり費用がかかりません。

オンライン名刺交換の活用シーンを紹介

オンライン名刺交換は主に以下のシーンで活躍します。

  • オンライン商談や会議
  • オンラインイベント

オンライン商談や会議

顧客先とのオンライン商談および会議の場で活用できます。
エン・ジャパン株式会社が2020年11月に実施した「1000社が回答!オンライン商談実態調査」によると、全体の43%がオンライン商談を導入しており、広告やIT関連業界では導入率がともに80%を超えています。
新型コロナウィルスの影響や通信技術の発達もあり、オンライン商談がメインになる現代では、従来の紙による名刺交換では対応できません。
オンライン名刺交換を活用して、直接相手と会わなくても自分の情報を伝えることが重要になっているのです。

オンラインイベント

オンラインイベントでも、データ化された名刺は活躍します。
従来、大規模な会場や自社ビル内で実施されていたカンファレンスおよび展示会も、オンラインで開催されることが増えています。
株式会社マーケライズが2021年4月に実施した「2020年における展示会出展に関する調査」によると、対面型展示会に出展した企業が「51.9%」であるのに対し、オンライン出展は「45.5%」でした。半数近い企業がオンラインイベントを活用しているとわかります。
商談同様、展示会でも名刺交換は必要です。オンラインでの出展企業が増えている中、データ化して情報を送れるオンライン名刺は、顧客との関係構築のために欠かせない手段と言えるでしょう。

オススメのオンライン名刺交換導入ツール

オンライン名刺交換をする上でオススメの管理ツールは以下の3つです。

  1. Sansan株式会社「Eight」
  2. LINE株式会社「myBridge」
  3. 株式会社ハンモック「ホットプロファイル」

Sansan株式会社「Eight」

Eight_Sansan株式会社
製品概要 オンライン名刺管理だけでなく、マーケティングや採用活動に活用できるプランも用意している
料金プラン アプリダウンロードおよび一部の機能利用:無料
Eightプレミアム:480円/月 or 4,800円/年
Eight Team:基本使用料11,000円/1チーム
アカウント料440円/人
別途オプション料金は要問い合わせ
Eight Career Design:要問い合わせ
Eight Marketing Solutions:要問い合わせ

Sansan株式会社「Eight」は、QRコードやユーザー検索でオンライン名刺交換ができるツールです。
以下のように、名前・会社名・肩書き・顔写真を一覧で確認することができる上、相手もEightユーザーの場合、昇格などで名刺の掲載内容が変更されるとその都度通知されます。

Eight_Sansan株式会社

引用:Eight公式サイト

オンライン名刺交換ツールとしてだけでなく、プランをアップグレードすることで、名刺情報をもとにした採用アプローチなどにも活用できます。

LINE株式会社「myBridge」

myBridge_LINE株式会社
製品概要 撮影した名刺を取り込み、手軽に社内共有やエクセル化などができる
料金プラン 無料

LINE株式会社「myBridge」は、完全無料で利用できるオンライン名刺管理ツールです。撮影した名刺データを取り込み、文字認識技術と手入力作業によって正確に保存できます。
名前・会社名・部署名などで検索することができ、「共有名刺帳機能」によって手軽に他のメンバーと共有できます。
他の名刺管理ツールで保管していたデータもmyBridgeへ簡単に取り込めるため、大量のデータを移行したい場合に便利です。

株式会社ハンモック「ホットプロファイル」

ホットプロファイル_株式会社ハンモック
製品概要 オンライン化した名刺データを営業活動に活用できる
料金プラン 要問い合わせ*30日間無料トライアルあり

株式会社ハンモック「ホットプロファイル」は、名刺管理・営業支援・見込み客発掘に活用できる、クラウド型営業支援サービスです。
取り込んだ名刺データをもとに見込み顧客を分析し、状況に応じて適切な提案をするサポートをしてくれます。
「名刺交換をオンラインで済ませる」という基本の使い方に加えて、顧客データを有効活用したい方にオススメです。

まとめ

オンライン商談や会議が浸透しつつある中で、オンライン名刺交換は自分の情報を効果的に相手に伝えるための有効的な手段です。
イベント出展もオンラインで実施する企業が多いため、名刺をデータ化しておくことでより広い顧客にアプローチが可能となり、ビジネスチャンスを生み出せます。
紹介したオンライン名刺管理ツールの中から、自社にマッチする使い方ができる製品を選び、顧客への効果的なアプローチのために役立てましょう。

この記事を書いた人

QEEE編集部

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