経理・財務

【比較10選】出張管理システムとは?業務を効率化するシステムを紹介

2022年01月14日

出張管理システム
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宿泊を伴う出張は、出張者・管理者共に面倒な事務作業が発生するのがネックです。その他にも出張費用が嵩むという悩みもあるかもしれません。これらの課題は、「出張管理システム(BTM)」を導入することで解決します。今回の記事では出張管理システムの基本的なところから、具体的な製品、選び方といった内容を解説していきます。

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出張管理システム(BTM)とは

出張管理システムとは、「ビジネストラベルマネジメント(Business Travel Management)」の略称である「BTM」という名前でも呼ばれます。ビジネスに関する出張の管理を行い、最適化するためのシステムです。

出張が1回発生するだけで、

  • 手続きに関する書類の作成・提出
  • 書類の確認や経費の申請許可
  • 社員出張履歴の管理


といったさまざまなフローが発生します。その中で最適な出張プランを決定して、管理するのは簡単ではありません。

しかし出張管理システムを活用すると、出張に関するバックオフィス業務に無駄がなくなります。また社内規定を基に最適なプランを選定する作業が効率化される点もメリットです。

出張管理システムの主な機能

出張管理システムには、従業員側・管理者側の出張関連業務を簡便化する機能が含まれています。主な機能は次の通りです。

  • 手配機能
  • 精算機能
  • 管理機能

手配機能

  • 交通手段の選択
  • 宿泊先の検索・比較
  • 予約


といった手配に関する各フローを効率化してくれる機能です。

Webサイトを自力で横断して比較・検討作業を行うと、膨大な手間が掛かります。しかし出張管理システムを使えば、上記のフローに掛かる負担が和らぎ、比較・検討作業も最適化されて

  • コスト
  • 時間の効率


といった点で最適なプランを選びやすくなります。

精算機能

出張管理システムでは精算に関する機能として、

  • 出張精算書の作成や申請
  • 経費精算システムとの連携
  • 出張費の一括処理


といった機能も利用可能です。

出張精算書で時間を取られることがなくなり、経費精算システムと連携させることによってさらなる業務効率化が狙えるでしょう。また出張者が費用を立て替え後で請求するといった手間が掛かっていた場合、システムベンダーから一括して請求処理が来るのを待つだけでよくなるので手間が減ります。

管理機能

管理者側向けの機能であり、

  • 出張の申請処理
  • 実績や結果の報告
  • 出張データの一元管理


といった申請に伴う処理やデータの管理を効率化してくれます。

仮に従来紙で申請管理をしていた場合、システム上で処理を行う体制に切り替えることでペーパーレス化、業務時間削減などが狙えます。管理者の業務負担も導入によって削減されるでしょう。

出張管理システム比較11選

ここからはおすすめの出張管理システムを11個ご紹介していきます。

じゃらんコーポレートサービス

じゃらんコーポレートサービス_株式会社リクルート

【概要】
大手旅行メディア「じゃらん」の法人向け出張管理システムです。

「じゃらんnet」の宿泊プランも使えるだけでなく、シークレットプランとして「じゃらんコーポレートサービス限定プラン」も利用可能です。通常の宿泊プランより安く出張プランを立てられるので活用してみてください。

ちなみにじゃらん独自のポイントも予約によって付けられます。また精算の一括処理や出張進捗の可視化といった必要な機能も網羅しており、初期費用やランニングコストが0円なのも魅力です。

【料金・プラン】
お問い合わせください

Racco

Racco_楽天トラベル

【概要】
楽天トラベルの関連サービスです。宿泊の一括精算サービスとして提供されているのがポイントになっています。

Raccoを使うと出張者が楽天トラベルを使って予約を行った際、料金がRacco側で立て替えされます。そしてチェックアウトの翌月に自社に一括請求されるので、精算処理にかかわる手間が減るのがメリットです。

楽天スーパーポイントも予約したほうへ付与されるのでお得です。企業側には管理画面が無償提供され、カスタマイズもできるようになっています。

【料金・プラン】
無料

Bzit

Bzit_株式会社 JTB

【概要】
旅行会社として認知度のある「JTB」が提供する出張管理システムです。

  • 国内や国外問わずチケットを一斉手配可能
  • オプションで電子承認を追加可能
  • 分析やコスト削減プランの提案などサポートを受けられる


といった点が特徴になっています。

申請書や精算書などには予約や実績のデータがそのまま反映されます。これにより書類確認を行う管理者側と、データ入力を行う出張者側双方の手間が削減可能です。

【料金・プラン】
お問い合わせください

BORDER

BORDER_ボーダー株式会社

【概要】
チャット形式で出張手配を済ませられるユニークな出張管理システムです。

ユーザーはチャット画面からお問い合わせを行いながら、手配を済ませる仕組みになっています。約3分以内に対応してくれるため細かいすり合わせを行いながら、スピーディーに作業を済ませられるのがメリットです。

また出張データはクラウド上で一元管理されており、ガバナンスを強化しながら効率よく内容をチェックできます。業界最安レベルの手数料で出張手配ができる、値上がり前にチケットを確保可能といった点も魅力です。

【料金・プラン】

  • 初期費用:0円
  • 手配料金:通常料金1,000円~(出発直前の場合は+2,000円)

SAP Concur

SAP Concur_Concur Technologies, Inc.

【概要】
外国産の出張管理システムですが、ドイツにある有名な企業「SAP社」が提供している信頼性の高いシステムです。

  • 出張や支出データを取り込める
  • 出張データをダッシュボードで一括確認できる
  • ワークフローや連携を自由に設定可能


といった特徴があります。

モバイルアプリでも出張の手配や予約などが可能であり、出張者は楽に処理を行えます。また出張プランの共有といった機能も備わっています。

【料金・プラン】
お問い合わせください

J’sNAVI NEO

J’sNAVI NEO_株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ

【概要】
社内規定に合わせた導入ができる出張管理システムです。経費精算業務に幅広く対応できるので、規定へフィットさせたシステム利用ができるようになっています。

電子帳簿保存法にも対応しており、自社のペーパーレス化を合法的に行えます。また支払先や勘定項目といった内容に仕訳されたデータを出力して、連携先へ自動取り込みするといった機能も使うことが可能です。

導入や稼働に関してサポートチームが付いているので安心して使えます。無料トライアルも提供されているのでぜひ活用してみましょう。

【料金・プラン】
J's NAVI NEO ベーシック:

  • 初期費用:0円~
  • 月額費用:3万円~


J's NAVI NEO スイート:

  • 初期費用:0円~
  • 月額費用:3万5,000円~

出張手配プラス

出張手配プラス_株式会社エルク

【概要】
出張内容の可視化に役立つ出張管理システムです。
国内出張や団体手配といった申込窓口を一括化、管理に関する業務も削減できるようになっています。また最速2分で新幹線チケットを手配できるといったスピーディーな点も魅力です。
他にも

  • 国内航空券の各社一括検索機能
  • 手配内容を管理者へメール送信する
  • 部署や社員の登録、権限の付与変更
  • 請求書ダウンロード


といった機能が搭載されており、業務効率化へ一役買ってくれます。現在初期費用・月額費用無料キャンペーンを行っているので確認してみてください。

【料金・プラン】
無料
※キャンペーン価格となっており、通常は月額3,000円~

出張手配プラスをチェック

【サービス概要】 出張手配プラスは、出張手配の手間やコストの削減と、経費精算の手間やストレスを削減するクラウド型の出張手配・管理システムです。 中小企業から上場企業・官公庁まで幅広くご利用いただいており、サービス開始から3年で750社以上の組織・企業様に導入いただいてお...

AI Travel

AI Travel_株式会社AIトラベル

【概要】
最短5分で出張手配のできる出張管理システムです。海外出張にも対応できます。

実際の宿泊費と同日周辺の施設宿泊費を比較できます。これによって出張時の費用が適切だったかどうか分析が可能です。

また出張者は過去の旅程を確認できるので、それを参考にしてプランを組み立てられます。またチャットによって旅程変更やキャンセル、レンタカー手配といった希望に対応できる「コンシェルジュ機能」も提供しています。

【料金・プラン】
お問い合わせください

エアトリBTM

エアトリBTM_株式会社エアトリ

【概要】
航空券だけでなく新幹線といったチケットの予約も可能です。

急な出張でもコストを削減できる機能が搭載されています。またLCCを含めた最安値プランの一括検索が可能です。

与信審査はありますが、導入や運用に掛かるコストは無料です。最短10営業日ほどでスピーディーに導入して出張へ使えます。専属オペレーターがきめ細かく対応してくれるので、サポート面でも安心できます。

【料金・プラン】
お問い合わせください

らくらくどっと出張

らくらくどっと出張_西鉄旅行株式会社

【概要】
多角的に出張業務を改善できる出張管理システムです。

管理者は画面から出張者を検索、出張費用の精算状況といったステータスを確認できます。また一括請求情報はCSVでダウンロード可能です。出張単位で問題がないか分析ができるようになっています。

出張者側は承認ルートを複数設定可能です。これによって目的に応じてルートを変えて最適な承認を受けられます。

【料金・プラン】
お問い合わせください

出張管理システムの選び方

出張管理システムを選ぶときは、次のポイントを踏まえてみましょう。

  • 出張者・管理者共に使いやすいUIか
  • 海外出張に対応しているか
  • 経費を可視化し管理できるか
  • 社内システムとの連携が可能か

出張者・管理者共に使いやすいUIか

出張者と管理者が双方使いやすいUIになっていないと、効率化のメリットが受けられません。

たとえば出張者であれば、「パソコンからだけでなくスマートフォンからも申請処理が実行できるか」といった点がポイントになります。また管理者であれば「出張者や出張の期日、経費の把握などを一括して確認できるか」といった点がポイントになります。

気になる場合はトライアルを利用して、実際に使用感を確かめてみましょう。

海外出張に対応しているか


グローバル展開していて海外出張まで視野に入れる必要がある場合は、システムの機能が海外出張へ対応しているかも確認する必要があります。

  • 海外出張に対応しているサービスを比較・検討可能
  • 外国語にも対応できるスタッフのサポートがある
  • 出張者の安否を社内から簡単に確認できる


といった点がポイントになるでしょう。

海外では何があるか分からないので、安否確認の機能も忘れずに確認しておくと安心です。

経費を可視化し管理できるか

先ほども説明しましたが、管理者側で経費を可視化できるかは重要です。経費が無駄に支払われていないか、最適化するために可視化して分析を行う必要があります。

システムを使うことで出張の各フローを可視化して、無駄な経費が発生しているクリティカルな部分を発見できるような状態であると望ましいです。場合によっては経費に関するルールの変更も視野に入れて、柔軟に最適化を行っていきましょう。

社内システムとの連携が可能か

既存の社内システムと連携が取れないと、効率化において弊害になる可能性があります。そのため

  • 経費精算
  • ワークフロー


といったシステムと連携ができる出張管理システムを選ぶと安心です。

事前に自社で使っているシステムが連携の対象になっているかベンダー側へ確認を取っておきましょう。またトライアルができると不具合に関してもフィードバックが事前に収集できるので、安心して導入が可能です。

出張管理システムの導入メリット

出張管理システムの導入メリットは次の通りです。

  • コストの削減
  • 事務作業の効率化
  • 内部統制の強化
  • 安全管理の徹底

コストの削減

出張に関するバックオフィス業務は直接利益を発生させる業務ではありません。しかしコストを削減して圧縮することで、結果として売上から減る分が少なくなって利益向上へつなげられます。

出張管理システム導入によって出張で発生するコストを最適化、ペーパーレス化も実行可能です。無駄をなくすことで長期的な利益へつなげられるようになるでしょう。ちなみにシステムによっては独自の方法で安いプランを選択できることもあり、コスト削減へ役立ちます。

事務作業の効率化

また煩雑な申請・管理処理が発生する出張業務では、事務担当者の負担も気になるところです。しかし出張管理システムの導入によって画面上で必要な処理実行を一元化、紙やハンコを使った面倒な作業がなくなることで業務効率化へつなげられます。

出張で発生した費用は指定のタイミングで一括請求されるので、精算処理が出張ごとに発生するリスクはなくなり負担が軽くなるでしょう。

内部統制の強化

ガバナンスの強化は、組織力を高めるためにも必要です。しかし企業の中には出張に関するルールに関してルーズなところもあり、それが悪用されるケースもあります。

出張管理システムによって自社にパーソナライズした出張ルールを定められるようになります。

  • 必要な情報のみを出張者へ提供
  • 担当者ごとに権限を変更


といったシステムならではのメリットによって、内部統制が最適化されるでしょう。

安全管理の徹底

万が一出張の際にトラブルが発生した場合、出張者の雇用側として企業は最適な対応を迅速に行う必要があります。もし対応が間違っていたり遅れたりした場合、さらなるトラブルが発生したり企業信頼度が低下したりする恐れもあるでしょう。

出張管理システムによって出張者の現在地やスケジュールの進捗などを簡単に確認できるようになります。トラブル時にも状況をリアルタイムで把握、必要な指示を出せるようになるのがメリットです。

まとめ

今回は出張管理システムの概要やおすすめツール、選び方やメリットなどをご紹介してきました。

出張管理システムによって出張関連のバックオフィス作業が効率化され、コスト削減も実現可能です。さまざまな特徴のシステムがあるのでぜひ今回記事も参考にしながらシステム選定を行ってみてください。

出張管理システムで無駄な業務をなくして、企業成長へつなげてみましょう。

この記事を書いた人

QEEE編集部

QEEEは、INTLOOP株式会社が運営するビジネスの総合ポータルサイトです。 多様なコンサルティング実績をもつINTLOOPのノウハウを生かし、あらゆる経営課題・ビジネスの悩みを解決するサービスを提供しています。 QEEEマガジンでは、マーケター・人事・エンジニア・営業などの各職種に向けて、SaaS比較やビジネスコラムなどのコンテンツを各領域のスペシャリストが発信しています。

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