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【無料・有料11選】日程調整ツールを紹介!個人利用・ビジネス利用に

2021年11月30日

日程調整ツール

日常生活だけでなくビジネスの場でも、複数の相手と日程調整を行うシーンは数多く存在します。紙のカレンダーやスケジュール帳に日程を書き込んで調整を行おうとすると、時間が掛かったりミスが発生したりするのがデメリットです。

そこで今回の記事では日程調整を自動化し手間を省けるサービスが利用できる、日程調整ツールをご紹介していきます。会議や面接などの日程調整にストレスを抱えている方の参考になれば幸いです。

日程調整ツールとは

日程調整ツールとは、「日常生活やビジネスにおけるさまざまな場面で発生する日程調整の手間を削減・効率化できるツールの総称」です。

  • プライベートなイベント
  • ビジネスでの会議や商談


といったケースで使用されています。

日程調整ツールには出欠管理やカレンダーツールといった他ツールとの連携といった機能が搭載されており、紙よりも正確に日程を調整しやすいのがポイントになっています。

日程調整ツールの種類

日程調整ツールには、主に「予約受付型」と「候補提案型」の2種類があります。どちらにもメリット・デメリットが存在しますので、利用シーンをイメージしながらどちらが良いか検討してみてください。

予約受付型

自分の予定が空いている日時を自動で抽出して一覧で表示、相手に都合のよい日程を選んでもらう方法です。抽出にはカレンダーツールといったツール内のデータを利用します。

自動で抽出が行われるため日程を選んで相手へ提案する手間が省けます。その代わり自分の予定が相手へ筒抜けになってしまうのがネックです。

候補提案型

こちらでいくつか空いている日程を提案して、そこから相手に都合のよい日程を決めてもらうタイプです。

候補提案型だとこちらの都合のよい日程をあらかじめ決定、それから相手へ提示する手間は掛かります。ただし予約受付型と比較して自分のスケジュールが相手にばれない、特に都合がよい日程を設定してから相手へ提示できるといったメリットがあります。

完全無料の日程調整ツール6選

ここからはシンプルな機能を搭載している完全無料のツールをご紹介していきます。個人で利用する場合や日程調整のみできれば大丈夫、といった方へおすすめです。

調整さん

調整さん_ミクステンド株式会社

URLを相手へ送ることで日程調整を行うツールです。

  • イベント名
  • 候補日程
  • メモ


といった項目を埋めれば、最短30秒ほどで出欠表が作成可能になっています。

利用にアカウントは必要なく、パソコンやスマートフォンといったマルチデバイスにも標準対応しています。また相手の回答からイベントの開催日を決定する、といった機能も搭載されているので便利です。

伝助

伝助

入力された出欠の状況を自動で抽出、日程ごとに出欠可能な人数を表示してくれます。一番出席者が多い日程はハイライト表示されるので一目で把握可能です。

  • カレンダーをクリックするだけで日程が入力される
  • ボタンを押すだけで出欠可否を入力できる


といった簡単な操作性も魅力になっています。

またメールやプッシュ通知などで出欠登録完了の旨が通知されるので、日程調整ページをいちいち確認することなく状況が把握できます。

LINEスケジュール

LINEスケジュール_LINE株式会社

日本の代表的なSNSアプリ、「LINE」にも日程調整機能が搭載されています。

「LINEスケジュール」と呼ばれている日程調整機能は、LINEトーク画面内から「+メニュー」をタップ、「日程調整」のメニューをタップすることで起動可能です。

  • イベント名
  • 説明文
  • 日程


といった項目を入力することでページが作成され、「メンバー招待」を押すことで共有したい相手を選択できます。後はメッセージを入力して「送信」ボタンをタップするだけです。

スマートフォンでLINEを使って気軽に日程調整を行いたい、というニーズに合った機能です。

調整丸

調整丸_株式会社ぐるなび

グルメ紹介・予約ポータルサイト「ぐるなび」が提供している日程調整ツールです。飲み会の幹事、といった役割の方が利用することを想定しています。

  • 日程候補
  • お店の候補


といった項目を入力してから回答用ページを作成、メールやFacebookといったサービスで共有してから日程やお店を確定可能です。

お店の候補に関しては店舗詳細ページのリンクも貼られるので、共有された方は簡単にお店の内容を確認できます。

トントン

トントン_株式会社アマネク

日程の候補となる時間帯も簡単に調整できるツールです。

「利用マーク」というアイコンを選択して表示可能になっています。

  • 希望
  • 参加、可
  • 未定
  • 不参加、不可


といったステータスからアイコンを選んで表示させるだけで参加可否を伝えられます。

アカウントの作成は不要であり、スマートフォンからも気軽に利用可能です。また日程データの削除時に必要なパスワードの設定もできます。

アイテマス

アイテマス
  • Webブラウザー
  • アプリ


の2タイプで利用が可能なツールです。

代表的なカレンダーツール「Googleカレンダー」との連携機能が搭載されており、Googleカレンダーに日程を登録していればスムーズに日時を設定して相手へ共有が可能です。またリアルタイムでGoogleカレンダーと連携しているので、最新の状態をいつでも確認可能になっています。

  • 自分の予定を隠して日程調整用URLを共有できる
  • 時差に対応しているので海外とのやり取りも簡単


といった機能も便利です。

ビジネスでも利用可能な日程調整ツール5選

続いては会議室予約や連携機能などが豊富な、有料ツールをご紹介していきます。ビジネスのさまざまな用途に日程調整ツールを使いたい方はぜひご覧ください。

TimeRex

TimeRex_ミクステンド株式会社
  • Googleカレンダー
  • Outlook予定表


といったカレンダーツールと最初から連携が可能です。移動時間を除外するといった条件を設定することで候補が自動的に表示されるので、簡単に都合のよい日程を共有できます。

CSVエクスポート機能にも対応しており、カレンダーツールだけでなく

  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Google Meet


といった各Web会議ツールとの連携にも対応しています。

eeasy

eeasy_株式会社E4

東証一部上場企業も利用している日程調整ツールです。

  • Google Workspace
  • Microsoft 365


といったグループウェアと連携可能であり、社員1人当たり100~200時間の無駄を削減できるとしています。

調整を行う側はユーザー登録を行う必要がありますが、調整を受ける側はユーザー登録を行わなくてもURLを共有されるだけで日程調整へ参加できます。最新の状況が反映されるのでダブルブッキングといったトラブルも起きず安心して利用可能です。3社間以上の調整にも対応しています。

スケコン

スケコン_株式会社TIME MACHINE

暗号化通信に対応しており、安全に使える日程調整ツールとなっています。

スピーディに日程調整ができるように、AIを活用しているのが特徴です。

  • 通知メールの発信
  • Web会議ツールのURL自動発行
  • アドレス帳機能


といった豊富な機能をそろえています。

またオンラインでの名刺交換にも対応しており、受け取った名刺はアドレス帳へ自動登録されるので便利になっているのもポイントです。

waaq Link

waaq Link_waaq株式会社
  1. メールアドレス経由で相手を招待
  2. 相手が入力後カレンダーへ自動登録


といったステップで簡単に日程調整ができるツールです。

いつも作成している日程調整メールについては自動で送信を行ってくれるので、メール作成作業が簡略化されて効率的になります。またZoomといったWeb会議ツールのURL自動発行にも対応しています。

biskett

biskett_株式会社キャスター

Googleカレンダーとの連携に対応しています。また今後他カレンダーツールとの連携も予定されています。

自分と相手が両方サービス登録を行っていれば、両者のカレンダーに自動で日程調整された予定が反映されるので便利です。また

  • URLアクセスがあるたびに予定を更新
  • 会議室の予定も同時に抑えることが可能
  • Slackと連携してリマインダーといった通知を送信可能


といった機能も利用可能でさまざまな場面で役に立つでしょう。

日程調整ツールを選ぶ時のポイント

日程調整ツールを選ぶ際は、以下のようなポイントに気を付けていきましょう。

  • 日程調整の目的
  • 連携可能なツール
  • ツールの操作性

日程調整の目的

日程調整はシンプルな作業ですが、

  • 社内飲み会の調整に使いたい
  • 商談や会議の予定を正確に把握したい
  • 複数の社員で業務に関する日程を調整したい


といったように利用する目的はさまざまです。そしてツールにも利用目的に応じたさまざまな種類が存在します。

まずはなぜ日程調整ツールを使うのかを明確にしてから、自分の利用目的に合ったツールを選定できるようにしておきましょう。

連携可能なツール

日程調整を効率化する機能を全て活用するには、カレンダーツールやWeb会議ツールなどといった自分の使っているツールと連携できるかは予め確認しておく必要があります。

例えば、日程調整ツール中には外部のカレンダーツールのデータを活用して日程を抽出する機能を有している場合があります。その場合連携可能なカレンダーツールを導入していないと、新たなカレンダーツールの導入および操作の学習などが必要になってしまい、却って効率が悪くなってしまうことも考えられるでしょう。

ツールの操作性

日程調整ツールは自分の日程を相手へ提案するためのツールです。そのため自分が使いやすいかだけでなく、利用が想定される相手にとっても使いやすいのか確認しておく必要があります。なぜなら、ビジネスで使う場合は顧客の離脱といったトラブルが発生する可能性もあるためです。UI面で使いやすいという特徴があるツールを選定するのはもちろんのこと、できればテスト的に日程調整がスムーズにできるか双方で操作してみましょう。

日程調整ツールのメリット・デメリット

日程調整ツールには次のメリット・デメリットがあります。デメリットも確認したうえで、導入を検討する必要があります。

メリット

日程調整ツールのメリットは次の通りです。

  • 個別に日程調整連絡を行わなくて良い
  • 自動で調整できるため手間が省ける


何よりも、日程調整にかかっていた煩わしさから開放されることがメリットでしょう。それぞれ詳しく解説していきます。

個別に日程調整連絡を行わなくて良い

日程を調整すべき相手一人ひとりへ、自分の空いている日程を提示して予定を聞くのは時間が掛かる作業です。

日程調整ツールを使うと、自分の空いている日程を効率よく抽出してから複数人へ提示可能です。これによって従来の煩雑な予定ヒアリングの作業がなくなり、日程調整作業に時間が掛かってしまうリスクを防ぐことができます。

自動で調整できるため手間が省ける

日程調整ツールではカレンダーツールといったツールからデータを自動で抽出、相手へ提示してくれます。

相手へ聞く前に自分の日程を把握して、そこから提示できる日程を探すのは手間の掛かる作業です。日程調整ツールを利用すると正確に自分が空いている日程を抽出、相手へ提示できるので無駄がありません。間違って時間の空いていない日程を提示してしまった、といったミスも防げるでしょう。

デメリット

日程調整ツールのデメリットは次の通りです。

  • 相手にスケジュールが見えてしまう
  • UIによっては使いにくさを感じることも


デメリットを意識せず導入してしまうと、コミュニケーションのトラブルに発展してしまうかもしれません。それぞれ触れていきます。

相手にスケジュールが見えてしまう

特に予約受付型で自分の空いている日程を一覧表示する場合に感じるデメリットです。自動抽出によって自分の空いている日程がすべて表示されてしまうため、相手へ自分のスケジュールがすべて見えてしまいます。

気分として相手へスケジュールを確認されたくない、あるいは公開するのがビジネス上よろしくない立場であるといったケースに該当する場合は、候補提案型で日程を絞ってから提案を行ってみましょう。

UIによっては使いにくさを感じることも

日程調整ツールのUIはツールごとに違うので、ツールによっては使いにくさを感じるかもしれません。そのため事前にトライアルといったテストを行ってから安全に導入してみましょう。

もしUIに問題があるツールを導入してしまうと自分の日程調整作業が効率化しないだけでなく、相手からアポイントが上手く取れないといったデメリットにまで発展する危険があります。

まとめ

今回は日程調整ツールの概要やメリット・デメリット、そしておすすめのツールをご紹介してきました。

日程調整ツールはシンプルな無料ツール、そして豊富な機能をそろえた有料ツールの2種類が存在します。どちらのツールを導入するにせよ事前に利用テストを行い、自分にとっても相手にとっても利用しやすいツールなのか確かめられると安心です。

ぜひ無料登録や無料トライアルなどを行って最適な日程調整ツールを導入してみましょう。

この記事を書いた人

QEEE編集部

QEEEは、INTLOOP株式会社が運営するビジネスの総合ポータルサイトです。 多様なコンサルティング実績をもつINTLOOPのノウハウを生かし、あらゆる経営課題・ビジネスの悩みを解決するサービスを提供しています。 QEEEマガジンでは、マーケター・人事・エンジニア・営業などの各職種に向けて、SaaS比較やビジネスコラムなどのコンテンツを各領域のスペシャリストが発信しています。

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