経理・財務

楽楽明細とは?請求書発行を自動化だけではない多様な使い方とメリットを解説

2021年08月10日

楽楽精算電子請求書楽楽明細
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請求書などの帳票の発行作業は手間や時間がかかり、効率的にしたいと考えている方は多いのではないでしょうか。

請求書の発行作業を効率化するには、電子帳票発行システムを利用するとよいでしょう。

しかし、電子帳票発行システムは多数あり、どのサービスを利用すればよいか迷ってしまいがちです。

そこで今回は、クラウド帳票発行サービスで売上シェアNo.1を獲得している「楽楽明細(らくらくめいさい)」の仕組みと機能、楽楽明細を導入した企業の事例をご紹介します。

楽楽明細の詳細のお問い合わせ先や導入に役立つ情報がまとめられたPDF資料は下記からダウンロードできます。

電子請求書発行システム「楽楽明細」をチェック

電子請求書発行システム「楽楽明細」は、請求書をはじめ、納品書・支払明細などのあらゆる帳票を電子発行できるクラウドシステムです。 発⾏先に応じて「WEB」「メール」「郵送」「FAX」を設定可能。中小~上場企業にまで幅広く選ばれる、契約継続率99%の安心サービスです。 ...

楽楽明細とは

楽楽明細(らくらくめいさい)とは請求書や納品書といった帳票をWeb上で発行できる、クラウド型の電子請求書発行システムです。

帳票発行に特化した分かりやすい機能が充実しており、これまで面倒だった帳票の発行作業を自動で行ってくれます。

楽楽明細の特徴として、

  • 売上シェアNo.1
  • 外部システムへの連携も簡単
  • 請求書を受け取る側にとっても便利


といった点が挙げられます。
次にそれぞれの特徴について詳しく解説しますので、ご覧ください。

売上シェアNo.1の電子請求書発行システム

楽楽明細は数ある電子請求書の発行サービスの中で、トップシェアを誇るシステムです。

デロイト トーマツ ミック経済研究所「2020年10月号 クラウド帳票発行サービスの市場の実態と展望」によると、2020年のクラウド帳票発行サービスで売り上げシェアNo.1を獲得しています。

また、楽楽明細を導入している企業は2021年3月時点で、

  • ANA
  • NTTアドバンステクノロジ
  • テレビ朝日


など2,000社を超えています。

上場企業にも選ばれているほどの実績と信頼を持っているのが、楽楽明細というシステムなのです。

電子請求書発行システムとは

電子請求書発行システムとは請求書をPDFファイルといった電子データにして、発行・送付にかかる作業の効率化をサポートするためのシステムです。

システムを導入するメリットとして、

  • 請求書の作成を効率化
  • 発行作業の手間を軽減
  • ヒューマンエラーの防止
  • 情報の一元管理

といった点が挙げられます。

作業量が膨大な大企業はもちろん、中小企業であってもっ少人数で発行作業を行えるので、業務の効率化を目指せるでしょう。

請求書以外にもあらゆる帳票やチラシも同封できる

楽楽明細を使えば請求書のほかにも、様々な帳票の発行や、チラシ・お知らせといった書類の同封も可能です。

楽楽明細で発行できる帳票の例として、

  • 請求書
  • 領収書
  • 納品書


などが挙げられます。

それぞれの帳票を単独で発行もできますが、同時に複数の帳票の発行もできます。

公式サイトに記載のない帳票であっても、問い合わせれば対応してくれますので、相談してみてください。

外部システム連携も簡単

自社で使っているシステムで管理している請求データを、一括で楽楽明細に取り込めるので、外部システムとのデータ連携も簡単です。

連携するデータは、

  • CSVデータ
  • PDFデータ


のうち連携しやすい方を選べます。

また、API連携にも対応しているので、外部システムから自動で請求データなどの一括取り込みが可能です。

請求書受け取り側(お客様)も便利に使える

楽楽明細によって発行作業が効率的になるだけでなく、請求書を受け取る側にとっても便利な機能が備わっています。

具体的なメリットを挙げると、

  • 郵送よりも早く受け取れる
  • CSVデータでも受け取れる
  • 過去の請求書を確認できる


といった点です。

楽楽明細の導入によって、社内の業務が効率的になるだけでなく、社外のお客様にも歓迎されるでしょう。

楽楽明細の仕組み

楽楽明細による電子請求書の発行の仕組みは、次のようになっています。

  1. 帳票データを楽楽明細にアップロード
  2. 発行先に応じた発行方法で自動で発行
  3. お客様に届く


自社で行う作業としては、楽々明細に帳票データをアップロードするだけです。

後は自動的にシステムが割り振ってくれるので、使い慣れていない人でも簡単に利用できます。

帳票のデータを楽楽明細にアップロードする

楽楽明細を使って行う作業は、帳票のデータをシステムにアップロードするだけです。

帳票データを

  • PDFデータ
  • CSVデータ


のうち、自社のシステムと連携しやすいデータ形式にしてアップロードすれば、自動で発行くれます。

操作画面のデザインも分かりやすく直感的なので、システムを使うのが得意ではない人でも簡単に使いやすいです。

請求書の発行業務に特化していて、そのほかの複雑な機能は備わっていないので、機能で迷わずに使えます。

発⾏先(お客様)に応じた発行方法

楽楽明細にアップロードされた帳票データは、発行先に応じた発行方法に自動で割り振り発行されます。

手作業での発行にかかっていた手間や時間を減らせるだけでなく、

  • 人件費
  • 郵送費
  • 印刷代


といったコストも削減可能です。

また、システムが自動で発行作業を行ってくれるので、発行先の間違いといったミスを未然に防げます。

お客様に届く

発行された帳票は自動で、お客様の元まで届けられます。

Webで発行すれば郵送に比べて、早くかつ確実に届けられるのでお客様の急ぎのニーズにも柔軟に対応可能です。

また、郵送にも対応しているので、お客様がどうしても郵送が良いという場合でも問題ありません。

お客様のあらゆるニーズに対応した、帳票の発行を行えます。

楽楽明細の機能

楽楽明細に備わっている主な機能は、次の通りです。

  • 選べる発行方法
  • 幅広い種類の帳票に対応
  • 発行・送付に関する各種機能
  • 即時・予約発行
  • 電子帳簿保存法に対応
  • API連携に対応
  • 受取側の確認や管理
  • 独自ドメインに変更


帳票の発行業務を効率的にするための、便利な機能やサービスが揃っています。

発行業務の効率化に不要な機能はそぎ落とされているので、システムが苦手な人でも迷わずに使いやすいです。

次にそれぞれの機能について、詳しく解説します。

請求書発行方法4種類

楽楽明細では発行先に応じて、

  • Web発行
  • 電子メールに添付
  • 郵送
  • FAX送信


の4種類の発行方法を選べます。

Webだけでなく、お客様の都合に応じて発行方法を選べるので、幅広いニーズに対応可能です。

Web

Web発行は郵送と比べて、早くかつ確実に発行先まで届けられるので、得意先の急ぎのニーズに応えられます。

Web発行された帳票をお客様が確認する方法は、次の2つです。

  • 会員ページにIDとパスワードでログイン
  • URLを直接クリックしてすぐダウンロード

お客様の都合や、発行する帳票の内容に応じて最適な方法を選べます。

電子メール(PDF)

通知メールに直接、請求書といった帳票のPDFデータを添付して送る、シンプルな方法です。

メール添付で簡単に帳票データを受け取りたいというお客様にだけ、電子メール添付で発行できます。

郵送(郵送代行)

楽楽明細はWebだけでなく、郵送による帳票発行機能も備わっているので、従来のニーズにも対応可能です。

今まで通り自社で帳票を発行できるほか、郵送代行サービスを使った発行も行えます。

郵送代行サービスの特徴として、

  • 1通164円~
  • 1日1通から対応


が挙げられます。

郵送の件数が少なくても、コストを抑えて発行できるので、今までのような手間や時間はかかりません。

FAX

Webや郵送以外にも、FAXを使った発行のニーズにも対応しています。

FAXによる送信方法は、

  • ノーマルモード:低価格
  • ファインモード:高品質


の2種類です。

発送先に応じて発送方法を変えられるので、一部のお客様のニーズにも柔軟に対応できます。

発行できる主な帳票

楽楽明細によって発行できる主な帳票は、次の通りです。

  • 請求書
  • 納品書
  • 領収書
  • 支払明細(支払通知書)
  • その他(自由な帳票レイアウト)


口座振替案内、検収明細書、従業員への各種通知書

例として挙げた帳票以外にも、あらゆる種類の帳票を作成できます。

帳票のレイアウトは自由自在に変更できるので、現在使っている帳票のフォーマットをそのまま再現できるのも特徴です。

実際、査定の評価といった従業員向けの通知書の発行に、楽楽明細を利用している事例も存在します。

発行・送付内容に関する機能

発行や送付内容に関する便利な機能として、

  • 帳票の承認フロー設定
  • CSVの請求明細データを同時送付
  • 個別にファイル送信
  • 一括同封機能


が備わっています。

いずれも帳票の作成業務を効果的にサポートしてくれる機能ですので、有効に活用しましょう。

帳票の承認フロー設定

作成した帳票を確認するための承認フローを設定できます。

帳票を発行するために、上司の承認が必要となるので、万が一のミスを防げる二重チェックが可能です。

明細情報(CSV)の同時送付

CSVの請求明細データを同時送付によって、スムーズに社内取引を行えるようになります。

一度に明細情報をまとめて送付できるので、手間や時間を削減可能です。

個別ファイル送信

取引先ごとにそれぞれ違ったファイルを、個別に送信できます。

どのようなファイル形式にも対応しているので、お客様の都合に合わせて対応可能です。

同封機能

チラシやお知らせといった、帳票以外の書面も帳票と合わせて送れます。

得意先のお客様に、帳票と合わせて伝えたい情報がある時に便利です。

即時発行、予約発行

取り込んだ請求データを発行する際に、発行するタイミングを調整できます。

帳票を発行するタイミングは、

  • 即時発行
  • 予約発行


の2種類です。

予約発行を使えば、事前に指定したタイミングで発行できるので、発行のし忘れを防げます。

電子帳簿保存法対応

楽楽明細は電子帳簿保存法に対応しているので、作成した請求書の原本を紙で保管する必要がありません。

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電子データでの保存を認めた法律です。

これまでは紙の書類で保管する必要がありましたが、2020年の改正によって電子データでの保管も可能となりました。

紙の書類とは違って保管スペースを確保する必要がなく、データとして書類を確認しやすくなるので、業務の効率化に繋がります。

API連携

楽楽明細はAPI連携によって、自社で使っている基幹システムや販売管理システムと、自動で連携をとれます。

請求書や納品書などの帳票データを、CSV形式あるいはPDF形式で自動で連携を行えるようになるほか、顧客情報のやり取りも自動で対応可能です。

また、販売管理システムである「楽楽販売」とAPI連携をすれば、帳票データの作成から発行まで、すべての作業を一元化できます。

受取側(お客様)の確認、管理

帳票を受け取る側のお客様にアクションを取ってもらえる機能として、

  • メールアドレスの収集機能
  • 帳票データのステータス管理
  • お客様からのファイル返送


が備わっています。

次にそれぞれの機能をご紹介しますので、ご覧ください。

送付先メールアドレスの収集機能

帳票データを送付する先のメールアドレスを、お客様自身に登録してもらうことで、手間なく収集できます。

メールアドレスは手動での登録もできますので、機能を必ずしも利用する必要はありません。

お客様による承認・差し戻しステータス管理

発行した帳票に対して、お客様に承認や差し戻しといった、ステータスでアクションを取ってもらえる機能です。

管理するステータスは自由に設定できるので、発行した帳票の状態を把握できるようになります。

お客様からのファイル返送

発行した帳票ファイルを、お客様から返送してもらえる機能です。

機能を利用すれば、お客様に発行した発注書に対して、押印してもらったデータを返送してもらうといった使い方もできます。

独⾃ドメイン運⽤

請求書のダウンロードページのドメインを、自社ドメインのような独自のドメインに変更できる機能です。

ドメイン名を自社にすれば、帳票を受け取ったお客様に安心してアクセスしてもらいやすくなります。

楽楽明細の費用・料金

楽楽明細はクラウド型のサービスですので、サーバーなどを用意する必要がなく、コストを抑えてサービスを利用できます。

コンサルタントと相談を行った上でプランを決められるほか、現状の業務課題についての相談も可能です。

無料トライアルも用意されているので、製品のUIや操作感を試せます。

初期費用+月額制

楽楽明細の料金プランは初期費用と月額費用からなる、シンプルなものとなっています。

基本プランの初期費用と月額費用は、次の通りです。

  • 初期費用:100,000円~(税抜き)
  • 月額費用:24,000円~(税抜き)


初期費用は帳票デザインのカスタマイズによって、追加で費用が発生します。

楽楽明細の導入事例

楽楽明細は2,000社を超える導入実績があります。実際に楽楽明細を導入した企業の事例を5社ご紹介します。

楽楽明細を導入する前に、他の企業での導入事例を参考にしてみてください。

NTTアドバンステクノロジ株式会社/IT・インターネット

NTTアドバンステクノロジ株式会社では、楽楽明細とWinActorを連携した結果、年間2,000万円のコストダウンに成功しました。

楽楽明細で押印管理や発行管理が一元化できるようになり、管理のための稼働が不要になっています。

自社で印刷や郵送手配の作業も不要になったので、大幅な業務の改善に成功しました。

また、WinActorを使ってERPから楽楽明細への請求データの連携を自動化して、ヒューマンエラーの防止を達成しています。

ミクナスファインエンジニアリング株式会社/製造

ミクナスファインエンジニアリング株式会社では、楽楽明細の導入によって作業時間の大幅削減に成功しています。

今までは帳票の発行から郵送までの業務を、すべて手作業で行っていたため、2人がかりでも5時間もかかっていました。

楽楽明細によって作業がすべてWeb上で完結したため、5時間かかっていた作業が、30分まで短縮に成功しています。

また、郵送にかかっていた費用もかからなくなったので、大幅なコストの削減に成功しました。

株式会社マクシスコーポレーション/卸売業

株式会社マクシスコーポレーションは楽楽明細の導入で、金額を40%の提言、作業時間を90%の削減に成功しています。

導入前は1人の担当者が手作業で行っていましたが、全体の7割を楽楽明細に切り替えた結果、入力時間の9割が削減されました。

また、費用も40%の低減され、作業者のストレスも軽減にも成功しています。

作業が効率化された結果、担当者が定時ぴったりに帰れるようになりました。

福岡運輸株式会社/運輸

福岡運輸株式会社は楽楽明細の導入によって、作業時間が12時間から6時間にまで半減しました。

再発行のときには、以前は別部署に依頼していたため2時間がかかっていましたが、楽楽明細によって即時発行を可能としています。

株式会社俊英館/教育

株式会社俊英館は楽楽明細の導入で、全体の90%をWeb化に成功しました。

請求明細書をWeb化した結果、紙代や印刷代といったコストを0に抑えられています。

また、明細書の封入や発送作業がすべてなくなった結果、人的作業も削減されて負担の軽減に繋がりました。

まとめ

楽楽明細の仕組みや機能について、ご紹介しました。

楽楽明細を導入すれば、これまで手間と時間がかかっていた帳票の発行作業を削減して、効率化できるようになります。

手作業と比べて自動で発行を行ってくれるので、入力ミスや発行先の間違いといったヒューマンエラーの防止にも有効です。

また、楽楽明細はクラウド型のサービスのため、リーズナブルな価格で利用できます。ダウンロードできる資料も用意していますので、ぜひご覧になって検討してみてください。

この記事を書いた人

QEEE編集部

QEEEは、INTLOOP株式会社が運営するビジネスの総合ポータルサイトです。 多様なコンサルティング実績をもつINTLOOPのノウハウを生かし、あらゆる経営課題・ビジネスの悩みを解決するサービスを提供しています。 QEEEマガジンでは、マーケター・人事・エンジニア・営業などの各職種に向けて、SaaS比較やビジネスコラムなどのコンテンツを各領域のスペシャリストが発信しています。

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