コラム

ワークフローとは?申請・承認業務の課題とワークフローシステムのメリット

2021年04月26日

ワークフロー

ワークフローは業務の流れのことで、上司や他部門への申請や承認を必要とする業務で使用されます。紙でワークフローを管理していると、上司が席に戻るまで承認をもらえない、承認がどこで止まっているかすぐにわからないといった非効率が発生しがちです。ワークフローを電子化・自動化することで業務効率化のほかさまざまなメリットがあります。
ワークフローについて、改めてメリットや用途を解説します。

ワークフローとは

ワークフローとは企業内で必要な業務を体系化したものです。経費処理で例えると、業務にかかった経費に関する申請書類を申請者が申請し、部門長がチェック・承認を行い、経理部門の担当者がチェック・承認を行い、最後は経理部長など決裁権を持つ人が承認を行うという流れです。

ワークフローを紙で運用する際の問題点

紙の申請書でワークフローを行う場合、手書きの記入や手計算、書類の手渡し、押印、承認後の他システムへの入力など小さな手間が積み重なり、業務全体の非効率につながります。紙書類の保管や検索・取り出しに時間がかかる点も効率が低下する要因となるでしょう。申請書の記入ミスや承認漏れ、紛失のリスクは内部統制の懸念事項となります。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、各種申請や稟議などの業務手続きの流れを電子化したもので、電子稟議や電子決裁と呼ばれることもあります。各種申請や稟議書の申請から承認、決裁までの手続きを電子化することで、タスクの抜け漏れを防止したり運用ルールを統一し、短期間での処理やコスト削減を実現します。

QEEEマガジンの下記の記事では、ワークフローシステムの製品を特徴別に比較、紹介しています。具体的な製品を選びたい方は下記の記事がおすすめです。

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ワークフローシステムを活用できる業務とは

ワークフローシステムは紙の申請書を使って手続きしている業務の他に、作業の依頼や報告、チェックが必要な業務などにも適用することができます。日々発生する業務でワークフローシステムを利用ることにより、作業を均一化し、業務の効率化を図ることができます。

申請書が必要な業務

備品の購入や交通費や旅費、そのほかの経費申請といったお金に直接関連する業務は書類によって証左を残す必要があります。また休日取得や残業申請といった労務管理の面でも申請と承認がつきものです。社内のあらゆる申請業務でワークフローシステムは利用されます。

稟議書

申請業務と合わせてワークフローシステムでよく利用される業務は、稟議書の作成、承認、決裁です。それまで紙の文書で得ていた決裁を、ワークフローシステムによって電子化します。

作業依頼

複数の部署が関わる作業依頼はメールでやり取りをしていると煩雑になります。ワークフローシステムでは作業依頼をフロー化するだけでなく進捗チェックやアラートによって作業の漏れを防止し、完了報告まで自動化することで効率的に進捗管理を行います。

チェックや承認が必要な業務

上記の他、ワークフローシステムは設備の利用許可などチェックや承認が必要な業務にも適用できます。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムのメリットには、決裁承認にかかる時間の短縮など業務の効率化、ペーパレス化によるコスト削減やテレワーク対応、統一のルールでの運用による内部統制強化などがあります。

業務効率化

ワークフローシステムを導入することで、申請、承認、決裁にかかる情報や進捗を確認することができ、業務プロセスが可視化されます。業務の停滞や申請の抜け漏れを防ぎ、業務効率化につながります。他システムとワークフローシステムのデータを連携することにより、無駄な入力や人為的な入力ミスも防げるようになるでしょう。

決裁にかかる時間の短縮

ワークフローシステムを導入することで稟議の煩雑さがスマートになり、稟議にかかる時間を短縮することができます。紙の稟議書類では承認者や決裁者が不在だと稟議が止まってしまいます。遠方にいる場合は郵送の書類のやり取りも発生するでしょう。

稟議が電子化されれば社内にいなくても申請や承認を行うことができるだけでなく、進捗状況を確認することで稟議が滞留することを防止することが可能です。

テレワーク対応

ワークフローシステムはPCと社内へ接続できる環境があれば申請や承認業務を行うことができるため、テレワークに大いに貢献します。クラウド型のワークフローシステムであれば、インターネット接続環境があればPCだけでなくアプリやタブレットから操作することもできるでしょう。

紙の申請書と押印が必要な場合は申請者、承認者ともに出社が必要ですが、ワークフローシステムであれば外出先や自宅から申請や承認ができるため、迅速な対応が可能です。

ペーパーレス化

ワークフローシステムの導入によって申請書類や稟議書が電子化されるので、ペーパーレス化が実現できます。紙代やプリント代、郵送費などに加えて書類の保管スペースがなくなることによるコスト削減も見込めるでしょう。また、必要な申請や稟議書を簡単に検索することができるのも、電子化のメリットです。

内部統制

システム内ではルールに則った運用が自動で適用されるため、誤った承認者を設定してしまったり、必要事項の記入漏れなどを防ぎます。決裁情報や証跡が可視化されることで文書の改ざんリスクを防止し、申請書の履歴やアクセス権を管理することで、内部統制を強化することができるでしょう。

まとめ

ワークフローシステムを利用することで、紙の申請書や稟議書の問題点を解消することができます。迅速な決裁承認やペーパーレス化、テレワーク対応によって業務全体を効率化し、正確なルールに基づいた運用で内部統制の強化ができるでしょう。

この記事を書いた人

QEEE編集部

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