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企業のIT投資の効果を最大化させるカギとは? ~「P2フレームワーク・サービス」の特徴

2021年05月20日

DXADP2フレームワーク・サービス

2021年3月30日、発注者支援型のITコンサルティングを手掛けるピースミール・テクノロジー株式会社(本社・東京都中央区)は、ITの企画・調達業務をナビゲーションし、企業内のIT施策を可視化するクラウド型アプリ「P2Gear」とコンサルティングサービスをセットにした「P2フレームワーク・サービス」(以下、P2FWサービス)の提供開始を発表した。(「P2Gear」はα版から提供を開始し、正式版の提供は2021年10月を予定。)
社内の複数の部門で、ITを活用する企画やプロジェクトが同時並行で進むというのはよくあることですが、他の部門で何をやっているのかわからない、他の部門のプロジェクトによって自部門のプロジェクトに影響が出たという話も多々耳にします。

また、昨今のデジタル化やDXを成功させるには経営層の参加が欠かせないと言われていますが、経営層が社内のIT企画や施策の状況をグリップできていないことも珍しくありません。
その結果、プロジェクトに手戻りや追加作業が発生したり、導入されたシステムやWebサービスが使えないものだったり、重複していたり、導入効果があったのかわからないこともあり得ます。
ピースミール・テクノロジーの代表取締役社長、林直樹氏へP2FWサービスについてインタビューした内容を元に、多くの中堅企業が抱えるITの企画や投資における問題と、その解決のために企業全体を見据えた支援サービスが必要になっている背景を解説します。

林 直樹
ピースミール・テクノロジー株式会社 代表取締役
行政、情報通信、金融、ファストフード、小売といった幅広い業種の情報化に携わり、主に顧客支援やPMOの立場で、企画、調達、プロジェクト管理、品質管理等に従事。IT統制、プロセスや役割整備など、仕組み化、フレームワーク化により作業やコミュニケーションを効率化するアプローチを強みとする。

ITを積極的に活用しようとしている企業に起きやすい問題

P2FWサービスによるメリットをみる前に、ITを積極的に活用しようとしている多くの中堅企業がどのような問題を抱えているのか探っていきます。
「ITを積極的に活用しようとしている企業は、多くの取り組みを同時並行で実施することが多くなるので、企業全体として統制することが重要になります」と林氏は指摘します。
それでは、企業全体の統制が十分でないことにより発生する問題とは、どのようなものでしょうか。

経営層が直面する問題

「ITを積極的に活用しようとしている企業の経営層は、ITのビジネスに対する可能性、重要性を理解していると思われますが、悩みも多いはずです。例えば、経営層はビジネスの優先度によりIT投資を判断したいはずですが、多くの企業では、それが出来ない状況にあるのではないでしょうか」と林氏は指摘します。
まずは、ITを積極的に活用しようとしている企業の経営層が直面している問題を探っていきましょう。

ITの投資額が適正なのかわからない

経営層がITに投資する予算を最適なものにしようとするには大きな壁があります。
過去、ITが普及し始めた頃、企業がITを活用する目的は、主に手作業のシステムによる自動化にありました。
そのため、ITを導入することにより、手作業を行っていた社員の時間が削減されるので、「ITの導入・運用費用」に対する「削減時間」を基にIT投資の効果を計測できました。まさに「投資」による「効果」が定量値としてわかりやすく計測できました。
しかしITによる手作業のシステム化はほぼ実現し、昨今では、顧客サービスの向上、経営情報の迅速な把握、情報共有による業務の質、精度、スピードの向上などの財務指標に間接的に効果がある投資や、内部統制、セキュリティ対策、BCP対応などのリスク対応を目的で行う投資、新規ビジネス創出、ビジネスモデルの変革など、経営戦略の手段として行う投資など多岐にわたっており、財務的観点のみの評価は難しいため、IT投資の効果を金額で評価することは難しくなっています。

IT施策を進めるうちに当初の目的が変わっていた

IT施策を進めるうちに、経営層が当初期待したビジネス観点の目的・ゴールが変わってしまっていたということがあります。
例えば、RPAやAI-OCRなど新しいデジタル化技術を活用し、自動化による業務時間短縮や業務プロセス改善を目的としてPoCを実施したが、技術検証や技術導入が目的になってしまい、ビジネスへの適用検証が疎かになってしまうことがあります。
こういった状況になると、経営層への報告も技術的な内容になってしまい、状況把握やIT導入可否の判断が難しくなりますし、期待した目的も達成できません。また、IT施策の決裁や実施状況報告の資料がビジネス目線ではなく技術目線で記載されているために、経営層がIT施策を把握できなくなっているということは、よくあることではないでしょうか。

重要なIT施策の進捗が把握できていない

ガントチャート

ITを積極的に活用しようとしている企業では、様々なIT施策が同時並行で実施されており、実施している部門も複数に渡るため、IT施策に関する経営層への状況報告の漏れがあっても気付きにくくなります。
また、各部門内では優先度を理解していても、全社的な優先度はわからず、間接的に関わっているIT部門が間違った優先度で対応することもあります。

事業部門が直面する問題

つぎは、事業部門が直面している問題を探っていきましょう。
「事業部門はビジネスの現場であり、どのようにITを活用すればその部門にとって効果が出るのかを一番理解している部門です。一方で、個別最適となるIT活用となりがちで、業務横断や企業内のシステム全体といった視点は欠けがちです。そのことが、回り回って各部門に不利益となることもあります。」と林氏は指摘します。
それでは、ビジネスの現場である事業部門はどのような問題を抱えているのでしょうか。

IT導入に伴う膨大な調整

実業務を抱えている事業部門の社員がIT導入に向けた検討を行うのは、非常に負荷が大きくなることがあります。このような検討においては、自分達の部門内で意見をとりまとめたり、他の事業部門との調整が発生したり、IT部門やベンダーとの打ち合わせや資料の作成、導入するシステムの動作確認など、多岐にわたる作業が発生するからです。
そのため、自部門の中での作業調整や他部門や業者との役割分担やスケジュール調整を事前に行う必要があります。

他部門で既に同様のシステムを導入していた

せっかく費用と手間をかけてITを導入したのに、他部門で既に同様のシステムを導入していた、ということはありませんか?システム導入後の運用費用も分担できていたかもしれません。
例えば、RPAやIoTの活用を検討しようとする際、他部門での検討や導入の事例がわかれば、ヒアリングを行い、効率的に検討できることでしょう。

ベンダーやIT部門に要望が伝わらない

「システムを導入したら、却って手間がかかるようになった」、「要望したものと違った」といったことは、よく聞く話です。
事前に説明したときに「伝わっていると思っていた」ことが、実際には「伝わっていなかった」ためですが、自分達にとって「当たり前」がベンダーやIT部門にとってはそうではないことは多いものです。
特に、要望の背景にあるビジネスとしての目的や解決すべきことは、システム導入により何を達成すべきかということに大きく関わりますが、業者やIT部門に伝わっていない、もしくは検証対象となっていないことがあり、後々になって問題となる原因となります。

既存のシステムの機能を少し変更するだけで時間がかかりすぎる

システム導入

時間がかかりすぎる原因は、いろいろと考えられます。
例えば、そもそもIT部門が忙しく後回しになっている、見た目はちょっとしたことでもシステムとしては大きな作業が必要、他の要件でシステムを改修中でその改修に影響がある機能なので時間が掛かる、などです。
そのため、事業部門にとって絶対に特定の日までに変更を終わらせる必要があるような場合は、早目の調整が必要です。

IT部門が直面する問題

最後に、IT部門が直面している問題を探っていきましょう。
「IT部門の役割は、企業内で集約されているケース、事業部門が一部担うケース、子会社化しているケースなどがあります。昨今の情報システムやIT機能は単独で成り立っていることは少なく、他のIT機能と連携していることが多いため、いずれのケースでも、組織やシステムの横断的な調整や把握が必要になります。」と林氏は指摘します。
IT活用の役割の多くを担うと思われるIT部門は、どのような問題を抱えているのでしょうか。

複数の事業部門から五月雨式に依頼が舞い込んできて優先順位がつけられない

優先順位

事業部門から、さまざまな依頼が集中することはよくあります。
ここで問題なのは、対応する優先順位を判断できないことです。声が大きい部門が優先されるというのは、企業にとって良いこととは言えません。
また、事業部門とIT部門とのやりとりの方法が部門や担当者によって異なっていると、IT部門の対応が煩雑になり非効率なため、負荷が大きくなります。

現行のシステムの運用や保守に追われて、新規のIT化に時間を避けられない

経営層から、DXなどのIT活用の新たな取り組みを行うように指示されても、日々の運用・保守作業に追われて、余裕がないという声も聞かれます。その「指示された新たな取り組み」の内容があいまいであることも・・・。
IT部門の稼働状況を経営層や他の部門に理解してもらうことだけでなく、企業にとってやるべき事を優先順位を持って実施できる計画性や、急な状況変化に対応できる柔軟性が望まれます。

問題解決の方向性は?

経営者、事業部門、IT部門が抱えている問題は、企業のIT投資の効果を下げていると言えます。
では、問題を避けるためには、どのような対応が必要なのでしょうか。

「私共のこれまでの経験、知見等から、①統一したIT企画・計画の仕組み作り、②IT施策の見える化、③ビジネス目線での目的・目標管理、が問題解決のポイントと考えています。」と林氏は説明します。

では、各ポイントについて林社長のお話を基に解説していきます。

①.IT施策の統一した企画・計画の仕組み作り

企画

企業内で何らかのIT施策を実施する際、IT施策に掛かる費用や担当する社員の参画について、事前に社内で決裁を行いますが、どの企業でもこの決裁の仕組みは統一されていると思います。
ただし、「IT施策の実施内容、スケジュールや掛かる費用を検討する企画の進め方や役割分担」、「企業全体のIT施策を統制・調整し、計画する仕組み」は、必ずしも整備されていません。
統一されない進め方で発生した問題を対処しても個別の対応でしかなく、他の進め方において同じようなことが発生してしまいます。
つまり、抱えている問題を解決するには、まず企業内で土台となる統一的な進め方・仕組みを整備し、そのうえで対処をしていく必要があります。
また、IT投資の評価基準や評価方法などは、IT施策の企画から実施後の評価までの統一的な進め方・仕組みの導入が有効です。

②.IT施策の見える化

企業内で統一的な仕組みを整備しても、情報を集約し見える化しなければ、その効果は発揮できません。逆に、企業内のIT施策の情報を集約し見える化しても、統一的な仕組みがなければ、ただ情報が集まっているだけで、状況の把握は困難であり、真に見える化できているとは言えません。
見える化ができると、例えば、経営層が気にしているIT施策の検討状況を把握する、事業部門が過去の取り組みや他の部門の取り組みを参考にする、IT部門が複数の部門からの要望を並べて実施計画を立てるといったことが実現します。

③.ビジネス目線での目的・目標管理

IT施策を構想し実施するまでの流れの例を挙げます。

図解01

このような流れの中で、

①、②、③時点のビジネス目線の「経営方針」、「課題認識」、「目的・目標」、「解決すべきこと」などを、

④以降も継続して把握し、最終的に⑧の時点で効果を確認できるようにする必要があります。

企業のIT投資の効果を最大化させるためにすべきこと ~ P2FWの活用事例

では、問題を解決しIT活用を成功させるために、具体的には、どういう対策を実施すべきでしょうか。
林氏は、「具体的な対策としては、3つのポイントを踏まえ、【1.企業全体の統制を考慮したIT企画・計画の体制やプロセスの枠組み整備】、【2.IT施策情報の一元化】が有効です。そのためP2FWサービスでは、この2点を実現するための仕組みを提供します。」と提案しています。
また、林氏は「私共は、組織がITに関する業務プロセスを整備し、関係者がそれに則って業務遂行することが、関係者の認識共有、円滑なコミュニケーション、ノウハウの蓄積、人材の育成に非常に効果があることを確認しています。P2FWサービスをご利用いただければ、お客様にその効果を実感いただけるものと考えています。」と強調します。
それでは2つの具体策について、P2FWサービスによる実現例を交えながら、解説していきます。

1.企業全体の統制を考慮したIT企画・計画の体制やプロセスの枠組み整備

IT施策が発生する起点から、IT施策実施後の評価までのプロセス、役割分担などを枠組みを策定し、策定した役割分担を企業内の具体的な組織に割り当てます。
その際のいくつかのポイントを挙げます。

IT施策の発生から実施後まで一貫性があり継続していること

IT施策の発生は大きく分けて、トップダウン型とボトムアップ型があります。
トップダウン型は、経営戦略、事業戦略などから企画が発生するもの、ボトムアップ型は、事業部門やIT部門の現場で発生した問題認識から、企画が発生するものです。
いずれにせよ、企画がはじまる起点から、企業内にある複数の企画を調整して計画し、企画内容を具体化し予算の割り当てを行い、ベンダーに発注し、IT施策を実施し、実施後の振り返りや評価を行うという一連の流れを対象とします。
部分的なプロセスや一貫性のないプロセスは、各活動の開始や終了があいまいになるだけでなく、もともとの目的や背景を遡って確認することができなくなり、目的のずれが発生したり効果の確認ができなくなります。
P2FWサービスでは、中長期計画、年度計画から企画検討、調達、IT施策の実施状況や実施後の振り返り評価といった一連のプロセス、役割分担定義などについてひな形を用意しており、この対策を効率的に実施できるようにしています。

経営層や事業部門の役割を定義していること

前述した企業の抱える問題の多くは、経営層、事業部門、IT部門のコミュニケーションに原因があることがわかります。
IT施策の企画や計画、承認や報告といったプロセスにおける経営層、事業部門、IT部門の役割を定義しておくことで、コミュニケーションは円滑となり、組織間の調整も削減でき、事前の要員不足の調整も可能になります。
P2FWサービスでは、さまざまなプロセスに対し、経営層、事業部門の責任者、IT部門の責任者、企画を設定する担当、企画検討のオーナー、施策実施責任者などの役割を定義しており、これを具体的な組織に割り当てることで役割分担を行うことができます。

P2FW役割定義ひな形概要

図解02

2.IT施策情報の一元化

【1.企業全体の統制を考慮したIT企画・計画の体制やプロセスの枠組み整備】で定義した活動における情報を一元管理します。
一元管理のポイントを挙げていきます。

IT施策の各プロセスの情報を紐づけて確認できること

特定のIT施策について、発生の経緯から実施後の評価まで、分断することなく紐づけて確認できることで、見える化の効果を得ることができます。
P2FWサービスでは、クラウドサービス「P2Gear」により、IT施策の背景、目的、解決すべき課題、施策内容や費用、検討した施策案の内容といった企画情報だけでなく、企画がどういった中長期計画、年度計画から発生したのか、その企画による機器やアプリケーションサービスの調達に関する情報、IT施策の進捗や振り返り評価の内容などを紐づけて参照することができます。

IT施策に関連する参考資料なども管理できること

ExcelやPowerPointなどで作成された検討資料や参考資料も管理することで、見える化の利便性が大きくなります。
P2FWサービスでは、クラウドサービス「P2Gear」に、IT施策の情報に紐づけてExcelやPowerPointなどでの資料を格納することができます。これらの資料はファイルサーバで管理すると、IT施策と紐づけるための管理ルールの徹底が難しく、複数のバージョンが格納され、どれが最新かわからなくなるなどの問題が発生しますが、「P2Gear」であればそれらの問題を解決します。

企業内のIT施策の状況を一覧で確認できること

特定のIT施策の情報だけでなく、企業内の複数のIT施策が、定義したプロセスのどこまで進んでいて、どういう進捗なのかなどを一覧で確認することで見える化の効果を得ます。
P2FWサービスでは、クラウドサービス「P2Gear」で、企業内のIT施策を一覧表示し、そこから各IT施策の詳細情報を参照するもできます。

【 P2Gearの画面例 - IT施策状況一覧 】

p2fw_S

関係者が簡単に情報登録や情報参照できること

IT施策の一連のプロセスでは、IT部門だけでなく経営層や事業部門の多くの関係者が関与する必要があります。そのため、情報登録や情報参照が容易である必要がありますが、Excel等で対応しようとすると、複数人が同時に操作する仕組みが必要になったり、前述した参考資料などの管理はファイルサーバとなり、管理も参照も煩雑になり非効率になります。また、役割によって登録する情報は異なるため、登録ルールの周知、徹底が必要になります。Redmine等のバグトラッキングツールを使用する場合も同様な課題があります。
P2FWサービスでは、クラウドサービス「P2Gear」により、例えば、その人が関わっているIT施策をわかりやすく表示したり、役割分担に応じて必要な情報を登録できたり、参考資料の参照も特定の企画の情報として参照できたり、企画の情報から調達に使用する業務仕様書を自動生成できたりします。経営層であれば、企業内のIT施策の進捗や費用などをダッシュボードで確認できたり、IT施策の企画内容を参照し「P2Gear」で予算承認の決裁をすることもできます。このように、「P2Gear」はIT施策に関する状況把握や一連の作業の効率的、効果的な実施を支援します。

【P2Gearの画面例 - ダッシュボード】

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IT施策の効率化と効果向上に向けて
~P2FWサービスのご紹介

本記事では、ピースミール・テクノロジーの代表取締役社長、林直樹氏へP2FWサービスについてインタビューした内容を元に、多くの中堅企業が抱えるITの企画や投資における問題や解決方法について解説してきました。
最後に、本記事における問題の解決方法としてピースミール・テクノロジーが提案するP2FWサービスについて、林氏からご紹介いただきます。

P2FWサービスの概要

「P2FWサービスを簡単に言うと、

  • IT施策を推進するためのプロセスや役割分担等の整備、
  • IT施策の見える化と効率化・高度化


を実現するサービスです。

サービスの提供方法は、

  • クラウドサービス「P2Gear」と、
  • P2FWとP2Gearを活用するためのコンサルティングサービス


になります。
弊社HP(www.pmtech.co.jp)に詳しい資料を掲載していますので、ぜひご覧ください。」(林氏)

このような企業にP2FWをおすすしたい

P2FWサービスは、どのような企業に有効なサービスなのでしょうか。

「 P2FWサービスは、以下のような中堅企業のお客様にご活用いただけるサービスです。

  • IT化の取り組みが乱立していて課題をお持ちのお客様
  • ITの予算化や企画業務をデジタル化し、効率化やノウハウ活用したいお客様
  • IT化の取り組みの内製化を進めたいお客様
  • これからIT活用を強化したいというお客様


P2FWを社内のIT投資、企画、施策のプロセスや情報の共通基盤とすることで、経営者は状況を把握したうえで的確な指示を出すことができ、事業部門の負荷は削減し、IT部門は社内ITの統制ができるようになります。」(林氏)

まとめ

IT活用をスピーディーに実施し着実に効果を出していくことは、経営にとって重要な課題であるものの、その実現方法に悩んでいる中堅企業は少なくないと思います。P2FWサービスによる企業のIT施策の効率化と効果向上、それこそが、IT投資の効果を最大化することへのカギとなるでしょう。

この記事を書いた人

QEEE編集部

QEEEは、INTLOOP株式会社が運営するビジネスの総合ポータルサイトです。 多様なコンサルティング実績をもつINTLOOPのノウハウを生かし、あらゆる経営課題・ビジネスの悩みを解決するサービスを提供しています。 QEEEマガジンでは、マーケター・人事・エンジニア・営業などの各職種に向けて、SaaS比較やビジネスコラムなどのコンテンツを各領域のスペシャリストが発信しています。

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