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【保存版】事前準備から実施のコツまでWeb会議のやり方を徹底解説

2021年04月09日

Web会議オンライン会議

Web会議は機材の準備が必要なテレビ会議とは異なり、インターネット環境とインターネットに接続できるデバイスがあればどこにいても開催することが可能です。その手軽さから昨今注目の集まるテレワーク(在宅勤務)やWebセミナーや研修などに利用されており、オンラインで行う会議が定着しつつあります。一方で、ITに馴染みのない方にとっては「Web会議を開催したが上手く進行することができなかった」というような経験があるかもしれません。

そこで今回はWeb会議に馴染みのない方に向けて、事前準備や実施のコツという観点から、Web会議のやり方を解説していきます。これから社内でWeb会議を定着させていくことを目指している方の参考になれば幸いです。

Web会議とは

Web会議とはリアルタイムで映像と音声を双方向に伝えられるアプリやツールを用いた会議を指します。Web会議のアプリやツールによってはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも会議の開催や参加が可能です。そのため、メンバーの都合さえ合えば、時間や場所を気にせず会議の開催や参加することができます。
昨今では新型コロナウィルス感染症(COVID‑19)の影響で人員を集める対面での会議が控えられている中、Web会議の需要が高まりました。会議のために出張したり、人との接触を増やしたりする必要がないため、安心・安全にコミュニケーションできるツールとして注目されています。

Web会議のメリット・デメリット

次にWeb会議のメリットとデメリットを説明します。

【メリット】距離的・時間的な制約に縛られない

Web会議は距離的・時間的な制約に縛られないのがメリットです。前述したように会議のために出張するようなケースの場合、遠方からの参加ですと移動や宿泊の度に普段会うことのない人との接触は避けられません。Web会議であれば移動や宿泊も不要であり、複数の拠点から会議に参加することができます。
また、会議をする場所の確保や会議室の利用時間を気にする必要もなく、お互いの時間の都合さえあえば会議を開催できるのも利点です。実際、会議をするために前後のスケジュールを調整したり、移動時間を考えたりするのは大変なことから、いつでも気軽に会議を開けるのは業務効率化やコストの削減に繋がると言えるでしょう。

【メリット】録画機能で議事録を作成出来る

Web会議は録画機能で議事録を作成出来るのもメリットです。従来の会議ですと議事録を作成する担当や係が一生懸命書き取るか、もしくは録音した音声から文字起こしをする手間がありました。音声だけの場合、誰が何を言ったかがわからなかったり、ニュアンスを見極めるのが大変だったりします。
Web会議であれば録画した動画を元に、誰が何を言っているのかは明確になりますし、何よりも録画した会議の映像そのものを動画素材として議事録に利用できます。また、録画したWeb会議の動画データを共有することで、透明性の確保や責任区分の明確化にも役立ちます。
その他にも時間的な都合で会議に参加できなかった人も、録画したWeb会議の動画を見ることで、情報の共有だけでなく意志や感情の伝達が可能な点もメリットです。

【デメリット】接続が不安定になる可能性がある

Web会議のデメリットはアプリやツール、もしくは利用している回線やデバイスのスペックによって接続が不安定になる可能性があることです。
会話の途中で乱れてしまうことで、何を言っているかわからなかったり、映像と音声が合わずに快適とは言えなかったりするような状況が発生します。また、発言者側の問題ではなく、会議を聞いている側の接続不良によって一部分が完全に聞こえなくなる、見えなくなるなどの状況も考えられます。
聞こえていたと思っていたが実際は情報の共有ができていなかった、といったことにならないためにも、「聞こえていましたか?」「もう一度ご説明ください」などといった相互のコミュニケーションは怠らないようにしましょう。

【デメリット】相手の反応が見え難い

Web会議のもうひとつのデメリットは相手の反応が見え難いことです。少人数であればその場の雰囲気が伝わることもありますが、人数が増えれば増えるほど会議の雰囲気が伝わらなくなります。その理由はパソコンで参加した場合でも、ディスプレイのサイズに限界があり、全員の顔を表示しようとすれば小さくなってしまうからです。そのため、他の人の反応を読み取ることができず、かつその場の雰囲気がわからないまま、場違いな発言、場違いな伝え方をしてしまう可能性が高まります。
もちろん、普段から気を付けるべきことではありますが、対面での会議と違い、相手の表情や仕草から反応を読み取ることが難しいこと、会議の雰囲気や空気感が読めずに困ってしまうのは時に大きなデメリットとして感じるでしょう。

Web会議に必要なもの

次にWeb会議に必要なものを説明します。

デバイス

Web会議に必要なデバイスは主にパソコン・スマートフォン・タブレットです。社内や組織内で共通で利用できるWeb会議のアプリやソフトがインストールできるスペックとOSを備えているものであれば問題ありません。
注意点としては、推奨スペックをギリギリ満たす場合の性能ですと、Web会議のアプリやソフトによっては重く感じたり、画像の遅延や乱れが発生しやすくなったりすることです。あまりにも古いパソコン、スマートフォン、タブレットの場合は参加する他の相手に不快な思いをさせてしまう可能性を考慮しておきましょう。

Web会議システム

  • 参加人数
  • 導入コストや月額料金
  • セキュリティ対策および安全性
  • 利用できるOSやデバイスの種類
  • クラウド型かオンプレミス型か
  • Web会議に役立つ機能


上記はWeb会議システムを選ぶ際のポイントです。無料で利用できるものもありますが、実務レベルで利用するのであれば、有料プランへの課金を検討すべきです。
また、Web会議システムについて、当サイト内、下記URLの記事で詳しく紹介しておりますので、お時間のある時にあわせてご覧ください。

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次に代表的なWeb会議システムとして、Google meet、Zoom、Microsoft Teamsの3つについて簡単に説明します。いずれのシステムも無料版・有料版が存在しますので、使い勝手を試してみてから有料版への以降の検討をおすすめします。

Google meet

Google meetはGoogleのアカウントがあれば簡単にWeb会議の開催や参加ができるアプリケーションです。パソコンのブラウザ、スマートフォンやタブレットのアプリでWeb会議に参加できること、Googleアカウントさえあれば外部の人とも気軽に会議やミーティングが行えるのがメリットです。その他、Googleの各種アプリケーションとの連携しやすいことから、ビジネスの現場で幅広く普及しているアプリケーションのひとつと言えます。

Zoom

Zoomは無料でも100人とのWeb会議が可能なアプリケーションです。マルチデバイス対応であり、時間や場所を気にせずWeb会議の開催や参加が可能になります。Zoomは幅広い業界や業種で利用されており、認知度も高いです。また、Web会議に特化した機能を多数備えていることから、単に顔が見えるだけのWeb会議では物足りない場合におすすめです。Web会議の参加人数や時間を増やしたい場合、3つの有料プランから適したプランを選ぶことで、コストを抑えながら快適なWeb会議の環境を手に入れることができます。

Microsoft Teams

Microsoft TeamsはMicrosoftが提供するWeb会議のアプリケーションであり、マルチデバイス対応です。Microsoftのアカウントがあれば無料で利用可能なこと、有料のビジネスプランも多数備えていることから、ビジネスでの本格活用したい場合におすすめです。その他、Microsoft商品との連携がしやすいことから、日常的にMicrosoftのソフトやツールを利用されている職場環境に向いています。

インターネット環境

インターネット環境は可能であれば光回線が望ましいです。スマートフォンやタブレットの場合もWi-Fi(無線LAN)で接続した方が画質や音が乱れず、安定して会議に参加することができます。
Web会議におけるインターネット回線はお互いに快適な環境で会議するための前提となります。デバイスのスペックが高性能であっても、回線速度が遅いことで、相手や自分が不快な思いをしてしまう可能性を忘れてはいけません。
その他、携帯キャリアの回線の場合、Web会議は映像と音声を利用することからデータ通信容量を多く消費することも覚えておきましょう。場合によっては月間のデータ通信容量をオーバーしてしまい、128kbpsなどの低速に制限されてしまうことで、Web会議に適さない回線速度になる可能性があります。

周辺機材

Web会議をする際に必要となる周辺機材もチェックしておきましょう。

  • Webカメラ
  • マイク
  • スピーカー(もしくはヘッドホン)
  • ヘッドセット


パソコンにカメラ・マイク・スピーカーが備わっていないのであれば、それぞれ外付けの周辺機器を用意する必要があります。環境によっては、スペースを取らず、コンパクトなヘッドセットがおすすめです。
また、Web会議といっても集まれる人は会議室などに集まって会議する場合は環境に適した数の機材を確認しておきましょう。たとえば、室内全体の音が拾えるマイクがあれば1人ずつマイクを用意する必要はないですし、ハウリングも気にしないで開催可能です。その他、Web会議を閲覧するためのディスプレイ、もしくは大型のテレビなども必要に応じて準備しておくべきです。

Web会議を実施する際のコツ

次にWeb会議を実施する際のコツをご紹介します。

①事前に環境をチェックしておく

Web会議をスムーズに実施するためにもシステムの操作方法や機材などの準備を徹底しておくことから始めましょう。マニュアルのURLの共有や実際に使った人からレクチャーを行い、使い方がわからない、時間になっても接続や参加ができないなど、無駄な時間や手間を作らないことが大切です。

②資料はまとめてすぐに共有できるよう準備する

Web会議に必要な資料はまとめてすぐに共有できる場所に準備しておきましょう。可能であれば事前にURLやデータの確認を行っておき、Web会議が始まったタイミングで全員が資料を閲覧できる状況にしておくのがベストです。同時にファイルへのアクセスや閲覧の制限、権限なども設定し、必要に応じて共有できるように整えておくことをおすすめします。

③主催者(ホスト)は早めに入室しておく

Web会議の主催者は早めに入室しておきましょう。Web会議に参加する人が正しいのか間違っているのかわからず、入退室を繰り返さないためにも重要なポイントです。適宜、Web会議に必要な告知をしながら、Web会議の開始時間を待ちましょう。

④使わないマイクはミュートにする

Web会議でひとつの室内から同時に複数のデバイスから入室する場合は使わないマイクはミュートするのがおすすめです。他の人との雑談や相槌などが聞こえてくると、会議に集中できませんし、何よりも聞き取り難くなるからです。状況によっては発言者以外はミュートにしておくのもよいでしょう。また、ミュートしたまま発言しないようにするためにも、発言の際にミュートを解除することを忘れないようにしましょう。

⑤画面共有を行う際は「どこの話をしているのか」を明確に

ホワイトボードやプレゼンの資料など、画面の共有を行う際はどこの話をしているのか明確にすることも大切です。参加する人が資料を追いかけることに夢中になってしまい、発言の聞き逃しを防ぐためです。画面共有しながら発言する際は進捗状況に応じて、聞き取れなかったことはないか、もしくは質問はないかなど、参加者の理解度をチェックするのもおすすめです。

⑥参加者は分かりやすいアクションを意識する

Web会議の参加者は分かりやすいアクションを意識することも重要になります。聞き手として参加する場合も発言の内容に応じて意識的にうなずく、聞き取れない時や質問がある場合は挙手やチャットで発言者に伝えるようにしましょう。また、主催者や司会を担当する人から、誰が発言をしているかを意識的に伝えることも大切です。その他にも質問や何らかのアクションをしている参加者に注意を向けることで、お互いがお互いをフォローしつつ、Web会議で取り扱っている内容の理解度を深めることができます。

まとめ

今回はWeb会議のメリットやデメリット、Web会議に必要なものやWeb会議を実施する際のコツについてお話しました。
高音質・高画質な環境を保つためには、デバイスやWeb会議システム、周辺機材、回線速度を見直すことが大切です。ストレスなく会議を進行するためにも、会議環境も気を配りながらWeb会議に参加してみてください。
Web会議は社内や組織内のコミュニケーションとして、この先も定着する仕組みのひとつです。最初は慣れないこともありますし、対面での会議の方が良いと考えることもあるでしょう。しかし、Web会議を通じて、画面越しでもプレゼンテーションが可能なこと、意見や気持ちをきちんと伝えることができれば、いずれWeb会議を用いた顧客対応や営業する際も必ず役立ちます。同時にWeb会議は働き方改革やDXの推進の一助となることも間違いありません。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この記事がWeb会議の開催やWeb会議に参加する際のポイントを知りたかった方のお役に立てれば幸いです。

この記事を書いた人

QEEE編集部

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