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【無料CRM5選】CRMをはじめる導入準備とツールの選び方も解説

2021年08月24日

CRM

CRM(顧客管理システム)で顧客データを管理して、マーケティングや営業支援に利用したいと考えているのであれば、まずは無料で利用できるCRMツールを検討してみましょう。無料という条件ではオープンソースも選択肢に入りますが、開発に関する知識のある人材がいない場合は使いこなすのが難しいため、インストールやクラウドサービスで簡単に利用できるCRMがおすすめです。おすすめの無料で使えるCRMツールと、あわせて、CRMの導入前に準備すべきこと、CRMの選び方などを解説していきます。

無料から使えるCRM4選

社内システムにあまりコストをかけられない企業の場合、無料のCRMがおすすめです。CRMにはクラウド・オンプレミス・オープンソースの3種類があります。無料でも豊富な機能を備えているシステムが多いので、有料版とあわせて検討すると良いでしょう。

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HubSpot CRM

HubSpot CRM_ HubSpot Japan株式会社

世界中の企業で利用されているクラウド型のCRMです。ダッシュボードが見やすく、直感的に使えます。営業担当者やマーケティング、カスタマーサービス、経営者など、組織内のさまざまな業務に役立てられるのが特徴です。
セールスでは、各営業チームの活動内容や個々の業績などをレポートとして表示し、売上目標に対する進捗状況を一目で把握できます。業務自動化ツールを使えば、潜在顧客がメールを開封した瞬間や、サイトにアクセスした瞬間に通知を受け取るなどの設定も可能です。
マーケティングでは、本格的なランディングページを作成したり、広告管理ツールでサイトへのアクセス数を増やしたり、フォームを作ってユーザーのデータを収集したりといった機能があります。また、一括送信したメールを分析し、コンバージョン率の向上に役立てることが可能です。

Zoho CRM

Zoho CRM_ゾーホージャパン会社

スタートアップ企業や、有料プランも踏まえて製品を選びたい企業におすすめのクラウド型CRMです。SFA(営業支援システム)や、MA(マーケティング活動の自動化ツール)の機能もあります。操作性が良く、CRM初心者でも使いこなしやすいデザインが特徴です。
無料プランでは3ユーザーまで使用できます。顧客情報・ファイルのバージョン・見込み客の管理など、基本的な機能が使用可能です。モバイルアプリに対応しているため、商談の進捗状況の確認や、顧客情報の登録・更新などが外出先でも行えます。商談準備や営業フォローに役立つでしょう。

ファイルストレージは1GB、データストレージは5,000レコード、メールは1ユーザーライセンスあたり50通など、制限があります。Google Workspaceと連携できるので、社内でGmailやスプレッドシートなどを利用している企業はスムーズに導入できるでしょう。
有料プランも初期費用は一切かかりません。スプレッドシートや他のCRMからのデータ移行も容易なため、将来的に有料版を考えている企業におすすめと言えます。

Fullfree

Fullfree_株式会社フリースタイル

現在Excelで顧客管理をしている企業におすすめのCRMです。モード切替により、クラウド型・デスクトップ型の両方を使えるのが特徴になります。
クラウド型では、最大5台までPCでアクセスし、データベースの共有や同時編集が可能です。顧客名簿や問い合わせ管理など、複数のデモデータが用意されており、使い方も公開されているため、初めての企業でも導入しやすくなっています。

Excelファイルをテンプレートにし、請求書や領収書などの帳票も作成できます。インターネットで公開されている無料テンプレートなどもそのまま使用可能です。Excel関数を100個サポートし、同じ計算式が利用できるため、これまでのExcelの知識が活かせるのもメリットでしょう。編集内容は都度自動バックアップされるので、安心して利用できます。
Gmailや検索機能があるWebシステムと連携することで、電話連動が可能です。例えば、Gmailに注文メールを転送しておくことで、顧客からの問い合わせの電話があったときに注文履歴が自動的に表示されます。手動で検索する必要がなくなり、業務効率化が期待できるでしょう。

Ambassador Relations Tool

Ambassador Relations Tool_株式会社コンファクトリー

多様な業種におすすめのクラウド型CRMです。CRM、MA、メールマーケティング、分析機能、NPS計測など、一連のマーケティングに必要な機能がすべて無料で利用できます。
顧客登録数は10,000人、送信可能メール配信数は10,000通/1回あたりと、無料でも多くのデータを扱えるのが特徴です。CRMはデータ項目を自由にカスタマイズできるため、ECサイト・飲食業・ホテル業など、幅広い業種で利用できます。NPS計測機能では、アンケートメールを定期的に送信し、アンバサダーの可能性がある顧客の抽出が可能です。これにより、アンバサダーマーケティングを効果的に行えるでしょう。
また、レポート機能が豊富です。平均利用金額や平均スコアなどを各顧客ランクで比較したレポートや、リピーターの平均顧客寿命やLTV(生涯価値)を計算した顧客離反率レポートなどを表示できます。視覚化することで課題が明確になり、次のアクションへ繋げやすくなるでしょう。

FlexCRM

FlexCRM_ノイアンドコンピューティング株式会社

まずは小規模チームでCRMの使用感を試したい企業におすすめの、クラウド型CRMです。SFA、カスタマーサポート、マーケティング、業務プロセス管理、ワークフローなど、無料でも本格的な運用を始められます。
これまでExcelで管理していた顧客データをインポートし、そのまま活用することが可能です。会社独自のデータベースも簡単に構築し、項目を自由に設定して管理できます。無料版はテーブル数が最大10件、ストレージ1GBまでの制限があるので注意しましょう。購入履歴や訪問履歴はもちろん、顧客に関連した書類も添付可能です。
セールスでは、レポート機能から営業資料を自動作成できるのが特徴です。スマートフォンやタブレットに対応しているので、移動中でも商品の情報や在庫状況を把握し、営業活動に役立てられます。
また、各業務のプロセスを見える化することで、案件管理も容易です。チーム全員がすべての案件の進捗状況を共有できるため、
属人化を防ぎ、適切なフォローやサポートが可能になります。

CRMとは

CRMとは「Customer Relationship Management」の略語で、「顧客関係管理」と訳されます。顧客との関係を構築し、長期的に良好な状態を維持していくマネジメント手法のことです。この手法を用いて顧客情報を一元管理し、マーケティングやセールスに効率的に活用するシステムを「顧客管理システム」と言い、同様にCRMと呼んでいます。

CRMの目的は、営業支援・顧客支援・マーケティングの3つです。顧客を適切に分析して施策を行い、良好な関係を長期的に維持することで、売上げ拡大に繋げます。一般的に企業規模が大きくなるほど、各顧客に応じた対応をとるのは困難です。CRMを取り入れることで、顧客一人一人の性質に応じた異なるプロモーションを行えるようになります。
また、顧客情報を一元管理することで、営業担当者のナレッジに依存することなく、すべての社員が顧客情報を共有できます。顧客からの連絡があるたびにスムーズな対応が返せるので、満足度の向上に繋がるでしょう。

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CRM導入前の準備

CRMを導入するときは事前準備が必須です。自社の課題と導入目的を明確にしたうえで、運用担当者の意見をヒアリングし、他のシステムとの連携が可能かなどを確認しましょう。

課題と導入目的を明確にする

CRMを導入する際は、課題と目的を明確にすることが重要です。改善すべき点が分からないまま機能の豊富さだけで選ぶと、うまく活用できず作業効率が低下したり、業務体制をシステムに合わせなければならなかったりする可能性があります。

まずは自社の現状を確認し、課題を洗い出して整理しましょう。それぞれの課題に対し、どんな機能があれば解決できるのかをリスト化するのです。

次に、導入目的を明確にします。例えば、顧客管理業務を効率化させるのが目的なら、「画面構成や操作性が優れた製品を選ぶ」のように方向性が定まるでしょう。

社内で認識を統一させておけば、システム導入後も業務に浸透しやすくなります。

運用担当者の想定

CRMを運用する担当者を想定したうえで検討することも重要です。担当者のITリテラシーが高ければ柔軟なカスタマイズや高度な機能を有しているシステム、そこまでITツールに慣れていない場合は直観的に操作できるシンプルな設計のシステムなど、担当者の水準に合わせて選定するのが良いでしょう。

また、想定した担当者から意見をヒアリングすることも大切です。現場の業務状況に適さないシステムを導入しても、従来の手法と併用しなければならなかったり、運用担当者の負担を増やしたりと、生産性が低下する可能性があるからです。

自社内の他のシステムについて確認する

自社の既存システムと連携できるかも確認すべきポイントです。現行のシステムやツールで顧客情報を管理していた場合、連携できれば蓄積したデータを有効に活用できます。

事前に既存システムやツールをリスト化し、連携の可否をチェックできるようにしておくと良いでしょう。

CRMツールの選び方

CRMを選ぶときは、操作性や連携システムの種類、製品の型、サポート内容を重視しましょう。現場に合わないシステムを導入すると定着せず、選定やテスト運用などのコストが無駄になってしまいます。

操作性、UI

直観的に操作でき、画面が見やすいものを選びましょう。豊富な機能があっても、操作が複雑で使いづらいと、運用担当者の工数や精神的負担が増えてしまいます。

データの入出力が容易なシステムなら、マニュアル化もしやすいので、運用体制が早く整うでしょう。

画面は、1画面内でさまざまな情報が確認できるものがおすすめです。探している情報に辿り着きやすく、効率が上がります。顧客情報などのデータを蓄積・管理できても、簡単に引き出せなければ良いシステムとは言えません。

また、カスタマイズの柔軟性が高く、機能のオンオフができるシステムは、多機能でも煩雑にならず使いこなせるでしょう。

連携できる他のシステム

連携できるシステムやサービスの豊富さも重要なポイントです。製品によっては、企業データベースや名刺管理システム、Google workspace、Outlook、SNSなどの外部サービスと連携できるものもあります。

既存システムはもちろん、今後導入する可能性の高い製品があれば、連携可能か確認しておきましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

CRMを選ぶときは、クラウド型かオンプレミス型かを考慮する必要があります。

クラウド型は、導入の手間やコストを削減し、外出先でも利用できるようにしたい企業におすすめです。有料版でも初期費用が安いものが多いため、将来的に事業規模の大きさに合わせて有料版へ移行しやすいのもメリットです。また、ブラウザを利用するので、移動中に商談情報などを確認し、効率的に業務を遂行できます。提供企業のサーバーを利用するため、メンテナンスも不要です。デメリットは、操作性がネットワーク環境に依存しやすく、ランニングコストがかかる点です。

オンプレミス型は、システムを購入し、社内に設置して運用します。カスタマイズ性が高いので、自社の環境に合わせて柔軟に使いたい企業におすすめです。買い切り型のため、一度購入すれば余分なコストが発生しないのもメリットでしょう。デメリットは、導入に時間がかかり、メンテナンスの負担もある点です。

導入や運用のサポート

CRMを初めて利用するなら、導入や運用のサポートが充実している製品が良いです。導入が上手くいかない、データに急にアクセスできなくなったなど、困ったときにどんなサポートが受けられるかは事前に確認しましょう。

無料版のCRMの場合、サポートに制限があるケースが多いです。メールや電話で問い合わせができない、受付時間が決まっている、コミュニティサイトを使う必要がある、などです。

必ずサポート内容を確認し、安心して導入・運用できるように備えましょう。

まとめ

CRMを導入することで、顧客情報の管理や、時間のかかっていた分析業務などを効率化できます。顧客一人一人に合わせた適切なアプローチが可能になるため、長期的に良好な関係を構築し、満足度を高めていけるでしょう。

無料版のCRMを選ぶ際は、課題や目的を明確にしたり、運用担当者を想定したりといった事前準備が必要です。

導入後の業務をスムーズに進めるためにも、操作性やサポートの手厚さ、連携システムなどをしっかり確認したうえで見極めましょう。

この記事を書いた人

QEEE編集部

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