総務

【比較10選】オンライン秘書サービス活用で業務効率UP!選び方も解説

2021年12月08日

オンライン秘書サービス

業務にあたっている最中、「スケジュール管理や経費申請などの業務に追われて、仕事が思うように進まない」といったストレスを抱えたことがある方も多いのではないでしょうか。そのような悩みを解決する手段としてオンライン秘書(オンラインアシスタント)サービスが存在します。オンライン秘書サービスはビジネスにまつわる細々とした業務を代行してくれるため、コア業務に集中するための手段として有効です。
今回の記事では、オンライン秘書サービスを活用する前に知っておきたい委託可能な業務範囲やメリット・デメリットなどを抑えつつ、おすすめのサービスを紹介していきます。サービスの選び方もあわせて解説しておりますので、サービス利用をご検討される際の参考にしていただければ幸いです。

オンライン秘書サービスとは

オンライン秘書サービスとは秘書業務や経理、財務、人事業務、制作業務の他、バックオフィス系の事務や雑務をサポートしてくれるサービスです。例えば、判断や経験を必要としないもの、または専門性の高くないものなど、誰にでもできるけれど人的リソースが足りない、自分で作業してしまうと他のことができないような状況の解決にぴったりと言えます。

また、オンライン秘書サービスによっては、

  • クライアント毎に結成された専門チーム
  • 家事や育児のため一時的に一線を離れている経験豊富な人材


の提供を行っているサービスも存在します。そのため、専門性の高い業務も安心して任せることが出来る点が魅力です。

目的に合ったオンライン秘書サービスを見つけて、よい人材と巡り会うことができれば、実際の秘書と同じような形で頼りになるサポートを受けることができるでしょう。

オンライン秘書サービスで可能な業務

次にオンライン秘書サービスで対応できる主な業務を見てみましょう。あくまでも一例ですので、実際にオンライン秘書サービスの導入を検討する時は利用してみたいサービスごとに、どんな業務に対応できるのか確認してみてください。

秘書業務

  • スケジュールの調整や管理
  • アポイントメントの調整や管理
  • 進捗状況及びタスク管理
  • クライアントの窓口業務
  • メール対応や事務及び雑務


秘書業務の中でもオンラインで完結するもの、またはツールを利用すれば済むものであれば対応可能なことがわかります。
その他にも情報収集や書類作成、ファイルの整理や出張時のホテルや飛行機、電車の予約など、まさに秘書に任せたい部分を任せることができます。

経理・財務・人事業務

  • 経費精算、請求書管理、見積作成
  • 採用代行、入社手続き
  • 在庫及び売上の管理
  • 決算書や事業計画書の作成
  • 研修手配やセミナーの手配


基本的には手順が決まっているものや、最終的な判断を必要としない事務や業務であり、最後の簡単なチェックをするのみで大丈夫なものであれば対応できることがわかります。
その他、経験豊富な人材の在籍するオンライン秘書サービスであれば、より幅広い範囲のバックオフィス系業務を任せることもできるでしょう。

マーケティング業務

  • WebサイトやSNS運用
  • 記事やコンテンツの制作
  • 各種広告運用や調整
  • リード獲得のためのリサーチや分析
  • 名刺のデータ入力、顧客管理


営業支援に近いマーケティング業務の代行の他、昨今のWebマーケティングにも対応してくれるサービスもあります。
特にSNSの運用やコンテンツマーケティング用の記事作成は効果的である反面、時間と手間が取られること、それなりのクオリティでないとネガティブな影響もあることを考えるとオンライン秘書サービスに任せたい部分と言えます。

制作業務

  • 簡単なコーディング業務
  • 画像加工やバナー作成
  • 各種言語の翻訳業務
  • Webサイトのデザインのカスタマイズ
  • 記事コンテンツの編集や公開の管理


デザインやコーディングなどより専門的な部分、または作成されたコンテンツのチェックや公開、編集を任せることができます。

また、制作業務といっても幅広いため、オンライン秘書サービスにどんな人材がいるかによって対応できる範囲やクオリティが異なりますので、具体的に何を制作してほしいのか決まっていたら気軽に問い合わせてみましょう。

オンライン秘書サービスの選び方

次にオンライン秘書サービスの選び方についてご説明します。
確認すべきポイントは以下の4点です。

  • 対応業務の範囲・人材の質
  • 利用プラン
  • 費用・契約期間
  • セキュリティ対策

対応業務の範囲・人材の質|自社の要望を満たすサービスか

オンライン秘書サービスを選ぶ時は対応業務や範囲を必ずチェックしましょう。目的や用途、希望に合致しない、または対象となる範囲が狭い場合、依頼したとしても課題や問題の解決にはなりません。また、人材の質/クオリティについても重要視しましょう。サービスによってはスタッフ登録に基準を設けているものもあるので、基準の内容をチェックすることをおすすめします。

利用プラン|修正・緊急対応はどの程度発生する予定か

オンライン秘書サービスでは、依頼したい業務に対する専門知識を有するスタッフが対応します。しかし自社社員ではない以上、認識の違いなどによる修正が発生することもあります。修正対応に必要な時間や費用も見込んだうえで、プランを選ぶといいでしょう。

また、週末や夜間、年末年始など、一般的には仕事をしないと想定される期間に業務を依頼する可能性がある場合も、依頼の可否や追加費用の有無などを確認しておくことが大切です。

費用・契約期間|コストに無駄が発生しないか

短期間で集中的に業務を任せたい、長期間にわたり幅広く対応してほしいなど、企業によってニーズは異なります。自社のニーズにあった期間で契約できるサービスを選ばないと、無駄なコストが発生する恐れがあるため気をつけましょう。

とくに短期間しかオンライン秘書が必要でない場合は要注意です。オンライン秘書サービスでは、最低契約期間を設けているところが多いためです。契約期間の縛りがどれくらいなのかは、よく確認することが大切です。
反対に、契約期間が長期に及ぶ場合も、採算性が落ちる可能性があります。自社で人材を確保するのに比較して、どれだけコストを抑えられるのかを精査したうえで導入を検討しましょう。

セキュリティ対策|情報漏えいのリスクはないか

オンライン秘書サービスに依頼する業務内容によっては、セキュリティ対策、個人情報保護対策がなされているかも重視すべきです。パソコンの取扱いやITに関する基礎知識が備わっているか、セキュリティ意識とともに安全なデバイスを利用しているかをチェックしましょう。もし、何らかの個人情報を取り扱う場合においては、個人情報保護の知見があるかどうか、秘密保持契約が行えるかどうかも問い合わせる必要があります。

おすすめのオンライン秘書サービス10選

次におすすめのオンライン秘書サービスを10種類ご紹介します。概要及び簡単な説明となりますので、少しでも気になった方、詳細を知りたい方は併記してあるURLより、公式ページをご確認ください。

フジ子さん

【概要】
フジ子さんはフジア株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。

  • 秘密情報保持契約有り
  • 万全の情報漏えい対策やセキュリティ対策
  • プラン変更や翌月解約が可能
  • 幅広い業務内容に対応、各種経験者も在籍
  • 無料トライアルで実力チェックが可能


上記がフジ子さんの主なサービスや特徴です。情報漏えい対策やセキュリティ対策がしっかりとしており、秘密情報保持契約も結べます。メインのアシスタントとチームによる対応があるため、幅広い業務を任せることができます。

【プラン・料金】

基本プラン


PLAN20 PLAN30 PLAN50
利用料金 47,000円(税抜) 69,000円(税抜) 99,000円(税抜)
実働時間 月/20時間 月/30時間 月/50時間


時間単価プラン

月時間50プラン 1時間/2,000円(税抜)前後
月時間80プラン 1時間/1,500円~2,000円(税抜)前後
月時間160プラン 1時間/1,390円~2,000円(税抜)前後

※1週間の無料トライアル有り

i-Staff

【概要】

i-StaffはFIVE-STAR-NET Co., Ltd.が提供するオンライン秘書サービスです。
  • 秘書業務、経理、Webサイト運用、人事、営業アシスタント
  • オフライン業務にも対応可能
  • 情報漏えい対策や個人情報の取扱いが万全


上記がi-Staffの主なサービスや特徴です。オンライン秘書サービスを選ぶポイントをクリアしており、優秀な人材が揃っているのが魅力と言えます。満足できなかった場合に返金できる返金保証があるほど、スタッフのクオリティや作業の質には自信がある証拠と言えるでしょう。

【プラン・料金】


ライトプラン ベーシックプラン プレミアムプラン カスタマイズプラン
利用料金 月/114,000円(税別) 月/93,000円(税別) 月/81,000円(税別) 要問い合わせ
契約期間 3ヶ月 6ヶ月 12ヶ月 要問い合わせ

※2週間/6時間分のお試し期間有り
※土日対応プラン、深夜対応プランについては要問い合わせ

SUPPORT + iA(サポーティア)

SUPPORT + iA(サポーティア) は、庶務、財務、経理、人事・労務、総務などの、バックオフィス業務を支援するサービスです。

  • バックオフィス業務を丸ごと対応可能
  • 1ヶ月3万円から依頼可能
  • 全業務を経験豊富な正社員が対応


SUPPORT + iA(サポーティア) には上記のような特徴があります。ネット×リアルの対応でバックオフィス業務を丸ごとカバーします。単なる「業務代行」ではなく、「お客様に一番近いところで伴走するパートナー」としてトータルサポートを行っているところが魅力です。
また公認会計士が運営しており、豊富な専門知識や円滑なコミュニケーション力を持った社員が対応しています。そのためバックオフィス業務に関する「誰に相談すればよいのかわからない」といったことでも、気軽に相談できます。


【プラン・料金】

月6時間 月額30,000円(税別)
月12時間 月額50,000円(税別)
月25時間 月額90,000円(税別)

CASTER BIZ

CASTER BIZ_株式会社キャスター

【概要】
CASTER BIZは株式会社キャスターが提供するオンラインアシスタントサービスです。

  • 契約から利用開始までオンラインで完結
  • 秘書、人事、経理、Webサイト運用に対応
  • メール対応及び電話対応
  • 翻訳や文字起こしにも対応
  • オフィスでのオフライン業務も対応可能


上記がCASTER BIZの主なサービスや特徴です。秘書やバックオフィス系のほとんどの業務に対応しており、メール対応だけでなく、電話対応も任せることができます。その他、オフィスによるオフライン業務も対応とのことなので、業務対応に応じて幅広い対応が可能なサービスと言えるでしょう。

【プラン・料金】

6ヶ月プラン 月/¥120,000(税込¥132,000)
12ヶ月プラン 月/¥108,000(税込¥118,800)
カスタムプラン 要問い合わせ

※最低契約期間は6ヶ月プランは6ヶ月、12ヶ月プランは12ヶ月
※土日対応は別途、月/50,000円

HELP YOU

HELP YOU_株式会社ニット

【概要】

HELP YOUは株式会社ニットが提供するオンラインアシスタントサービスです。

  • ディレクターが窓口となりチーム単位で対応
  • 実務能力が高いアシスタント
  • 日常業務の分析や導入サポート有り
  • 経理、人事、営業サポート、メディア運用、カスタマーサポートなど幅広く対応


上記がHELP YOUの主なサービスや特徴です。採用率1%とというハードを乗り越えた人材のみが在籍していること、チーム単位で各自が得意分野で対応してくれるのが魅力です。日常業務の分析や導入サポートもあるため、忙しいけれど何を任せたらいいのかわからない場合に向いています。

【プラン・料金】

利用料金 月/100,000円(税抜)~
実働時間 月/30時間
契約期間 6ヶ月~

Genny

Genny_テルフィーズ株式会社

【概要】

Gennyはテルフィーズ株式会社が提供するオンライン秘書サービスです。

  • メール手配/返信代行/スケジュール管理
  • ドライバー手配、配車管理
  • アポイント調整
  • 契約書作成補助、経費精算補助
  • 名刺管理、ビジネスサポート


上記がGennyが提供している主な業務です。主に秘書に特化したサービスであり、行動や予定に合わせてスムーズに働けるようサポートしてくれます。本当の秘書と同じような事務や雑務のみを任せたい方、自分専用の秘書や忙しい上司の秘書を用意したい場合におすすめです。

【プラン・料金】


Standardプラン 12monthsプラン 18monthsプラン
利用料金 月/105,000円(税別) 月/98,000円(税別) 月/95,000円(税別)
契約期間 2ヶ月 12ヶ月 18ヶ月

※2週間無料

herstyle

herstyle_株式会社herstyle

【概要】

herstyleは株式会社herstyleが提供する女性営業支援、女性経理事務代行、女性秘書業務代行、オンライン秘書業務をサポートするサービスです。

  • プロモーションコンサルや営業支援
  • 秘書業務、チャットワークコンサル
  • 受付業務代行、経理・事務代行
  • ワークショップやセミナー代行
  • 名刺管理


上記がherstyleが提供している主な業務です。秘書や経理などの業務に加えて、コンサルティングや営業支援もサポートしてくれます。業界や業種によっては顧客やユーザーが女性がターゲットの場合もあるため女性によるサポートに統一したい場合におすすめです。

【プラン・料金】


・料金やプラン、最低契約期間については公式ページよりお問い合わせください。

Selly-s

Selly-sセリーズ_株式会社ビズリンクス

【概要】
Selly-sは株式会社ビズリンクスが提供するセールス・マーケティング業務特化型のオンラインアシスタントサービスです。

  • インサイドセールス、営業サポートなどのセールス支援
  • MA・CRMツール運用、Webプロモーションなどのマーケティング支援
  • Web制作アシスタント、Webサイト更新などのクリエイティブ支援

上記がSelly-sの主なサービスです。営業・マーケティングを中心とした業務を、BPO業務で培った独自のノウハウを駆使して支援します。Selly-sは現場の業務だけでなく営業戦略設計やDX推進などの面でも支援が可能なため、自社の課題に合わせた支援を受けられます。他社で多い業務内容などによる料金変動などがなく、わかりやすい料金体系になっている点も魅力です。


【プラン・料金】

初回トライアルプラン 50,000円(税抜)
2ヶ月目〜 138,000円/月(税抜)
契約期間 6か月~
実働時間 30時間/月

※初回トライアルプランは1ヶ月単位での契約で、最長2ヶ月までの契約期間が可能

source

source_株式会社トーイングウーマン

【概要】

source(旧称:トーイングウーマン)は株式会社トーイングウーマンが提供するオンラインアシスタントサービスです。

  • 営業、社内サポート
  • 人事、秘書、経理サポート
  • RPAサポート
  • 不動産会社サポート
  • 英文対応及び多言語対応


上記がsourceが提供している主な業務です。社会人歴10年以上のキャリア女性のみが在籍していることから、実力だけでなく人柄も期待できます。実務経験がある人にサポートを受けたい場合や、ある程度任せても安心な人と仕事したい場合におすすめです。

【プラン・料金】

上記がsourceが提供している主な業務です。社会人歴10年以上のキャリア女性のみが在籍していることから、実力だけでなく人柄も期待できます。実務経験がある人にサポートを受けたい場合や、ある程度任せても安心な人と仕事したい場合におすすめです。

【プラン・料金】

Basic 20時間/65,000円(税別)
Full time 160時間/400,000円(税別)
petit 1.5時間/5,000円(税別)

※1週間(3時間分)の無料トライアル有り

ChatWorkアシスタント(サービス終了)

ChatWorkアシスタント(サービス終了)_Chatwork株式会社

【概要】

ChatWorkアシスタントはChatwork株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。

  • 秘書、一般事務、人事、総務
  • 会計、経理、カスタマーサポート
  • サイト運用、クラウド導入
  • チーム単位による対応
  • 倍率100倍超の審査を通過した優秀な人材が在籍


上記がChatWorkアシスタントの主なサービスや特徴です。優秀な人材が在籍しているだけでなく、各種専門性を持ったアシスタントがチームで対応してくれるため、非常に心強いと言えます。オンラインとオフラインの両方のサポートが受けられることも魅力です。

【プラン・料金】

30時間〜 月/120,000円〜
60時間〜 月/240,000円〜

※最低契約期間3ヶ月

「Chatwork アシスタント」は、2020年12月25日(金)をもちましてサービスを終了いたしました。

オンライン秘書サービスの導入メリット

オンライン秘書サービスを導入することで得られるメリットには、以下のようなものがあります。

  • コア業務に集中できる
  • 採用・教育コストのカット
  • 人件費の削減


それぞれ詳しく解説します。

コア業務に集中できる

オンライン秘書サービスを利用することでコア業務に集中できるようになります。大切な事務や雑務を自分で行っていて肝心な業務が進まず困ってしまっているような場合や、スケジュールが過密過ぎて細かな調整に手が回らない場合に役立つでしょう。

採用・教育コストのカット

オンライン秘書サービスは採用コストをカットできるのもメリットです。オンライン秘書は自社で人材を採用しないため、求人募集、書類選考、面接、入社手続き、研修などのコストがかかりません。採用に人手や時間をかけなくてよくなることは、オンライン秘書サービスを導入するメリットです。

さらにオンライン秘書サービスでは、依頼する業務に対する専門知識をすでに有したスタッフに対応してもらえます。自社で人材を採用し、同じレベルまで育成するには長い時間とコストがかかります。人材教育にかけるコストと時間を省き、すぐに実務に入れる専門的なスタッフを確保できることも、オンライン秘書サービスのメリットです。

人件費の削減

オンライン秘書サービスは秘書を直接雇うほどではない短時間の依頼も可能なため、必要な時間、期間のみ利用することで人件費の削減にもつながるというメリットもあります。例えば、短期間とはいえ派遣社員や契約社員といった1人分の作業はないけれど、すぐに業務や作業を行ってもらいたい場合や、スポット的に繁忙期のみ手伝ってほしい場合にもおすすめです。

オンライン秘書サービス利用時の注意点

採用や教育コストをカットしながら優秀な人材を確保できるなどメリットの多いオンライン秘書サービスですが、以下のような注意点もあります。

  • コミュニケーションの齟齬が生まれる可能性
  • 対応スタッフが交代してしまうことがある
  • 業務内容によっては対応できない


それぞれ詳しく解説します。

コミュニケーションの齟齬が生まれる可能性

オンライン秘書サービスは文字や音声、またはビデオ通話などでコミュニケーションできますが、オンライン上でのやりとりとなるため、意思の疎通でトラブルになる可能性があります。同時にアポイントメントやメール対応を任せる場合にも注意が必要です。コミュニケーション不足によるミスを発生させないためにも、連携の方法に関しては注意しましょう。

対応スタッフが交代してしまうことがある

オンライン秘書をしているのは、もともと優秀な人材であったにもかかわらず、結婚や出産、介護といった家庭の事情でやむなく企業を退職した20〜50代の女性が中心です。

そのためどれだけ気に入ったスタッフであっても、家庭の事情によりオンライン秘書を継続できなくなり、交代となるケースも少なくありません。

信頼して業務を任せていたスタッフが急に稼働できなくなった場合、どのような対応をしてくれるのかは、あらかじめオンライン秘書サービスに確認しておくことが大切です。

また、1人のスタッフに業務が集中して属人化しないよう、複数のオンライン秘書を雇い業務を分散させるといった、リスクヘッジを意識した体制を構築するのも有効です。

業務内容によっては対応出来ない

オンライン秘書サービスは業務内容によっては対応できないのもデメリットです。一言に秘書と言っても業務内容は多岐に渡りますし、業界や業種、役職や立場によってはアウトソースしにくい面もあるからです。あくまでもオンラインで完結する業務と認識しておくこと、実際の秘書と同じ業務を行えるとは限らないということを覚えておきましょう。

まとめ

今回はオンライン秘書サービスに関する基礎知識や選び方、そして10種類のオンライン秘書サービスをご紹介しました。
オンライン秘書、そしてオンラインアシスタントと呼び方に違いはありますが、手元の簡単な作業の手伝いから、少し専門的なものまで「プロ」に任せられるのは大きなメリットと言えるでしょう。人材の採用や育成におけるプロセスを省いて、スムーズに業務が回るようになれば、本来集中したかったコアな業務、生産性のある仕事に従事することが可能です。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この記事がオンライン秘書サービスの利用を検討されている方のお役に立てれば幸いです。

参考記事:
【794人が選ぶ】オンラインアシスタントのおすすめランキング【2021年】利用するメリットや比較ポイントなども紹介! | ボイスノートマガジン

この記事を書いた人

QEEE編集部

QEEEは、INTLOOP株式会社が運営するビジネスの総合ポータルサイトです。 多様なコンサルティング実績をもつINTLOOPのノウハウを生かし、あらゆる経営課題・ビジネスの悩みを解決するサービスを提供しています。 QEEEマガジンでは、マーケター・人事・エンジニア・営業などの各職種に向けて、SaaS比較やビジネスコラムなどのコンテンツを各領域のスペシャリストが発信しています。

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