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  • デスクワークを効率化する方法21選|ツールや本も参考にしよう
    公開日 2021年08月18日
    更新日 2021年08月18日

    デスクワークを効率化するにはさまざまな方法やコツがあります。デスクとパソコンで行うデスクワークは、会社のオフィスに限らずリモートワークや在宅で行うことが増えた人もいるでしょう。しかし、場所はどこであれ効率化するコツは大きく変わりません。 この記事ではそうしたデスクワーク効率化の方法をまとめて紹介していきます。

    この記事のライター
    QEEE編集部

    デスクワークを効率化するメリット3つ

    まず、デスクワークを効率化した場合のメリットを改めて押さえておきましょう。仕事は効率的に行ったほうがよいとわかっていても、効率化に取り組んで数日で挫折してしまうという人は多いのではないでしょうか。効率化するメリットを知ることで、デスクワーク効率化に取り組む意識がより高まります。

    重要な仕事に集中できる

    デスクワークのうち、一定の時間をとられているルーティンワークや細かいタスクにかかる時間を効率化によって削減できます。効率化で空いた時間を本来やらなければいけない重要な業務にあてることができます。 つい後回しにしてしまいがちな「重要であっても緊急度の高くない仕事」、例えば新しい企画や調査といった頭を使う業務に時間を使うことができるようになります。

    残業を減らす

    デスクワークを効率化することは仕事をはやく終わらせるということであり、残業時間を減らすことにつながります。働き方改革で、自身の残業削減のほか、チームメンバーや部下のタイムマネジメントがミッションとなった人もいるかもしれません。 デスクワークの効率化によって、残業を減らしてワークライフバランスをととのえ、自分のため、家族のための時間を増やすことができます。

    評価が上がる

    デスクワークを効率化できれば、時間当たりの生産性が向上します。仕事においてスピードは重要ですので、他の社員よりも仕事がはやいという評価を得られるため、社内での自分の評価を上げられる可能性があります。 社内でどんどん出世していきたい人やキャリアアップを目指している人であれば、できるだけデスクワークを効率化していく必要があると言えるでしょう。

    デスクワークを効率化する方法21選

    余計な残業時間を減らし、社内での自分の評価を上げるためにもデスクワークはできるだけ効率化することが重要です。それでは、効率化するにはどのような方法があるのでしょうか。 ここではデスクワークを効率化するための方法を次の4つのカテゴリに分けて紹介します。 ・整理整頓する ・時短のコツ ・システム、ツールを使う ・グッズを使う

    整理整頓する

    作業をスピーディに行うには、身の回りや使用するものの整理整頓が欠かせません。「探す」時間を減らすことでデスクワークを効率化します。整理整頓は物理的な身の回りとパソコンの2か所です。

    デスク周りを整理整頓する

    仕事の前に、デスク周りを整理整頓します。どこに何があるのかわかるようにきちんと整理されていれば、必要な資料を探す手間が省け、作業を効率化することができます。 たとえば、使用する書類の中でも使用頻度が高いものと低いものとに分け、それぞれ別のボックスに整理することで、書類が必要になった場合すぐに見つけられるようになるでしょう。また、在宅勤務などで目につくところに業務外のものがある場合は、しまっておいたほうがよいでしょう。

    パソコンのフォルダを整理する

    パソコンのデスクトップのフォルダを整理整頓することで、デスクワークを効率化することができます。 デスク周りの整理整頓と同じ理屈ですが、デスクトップにさまざまなフォルダが乱雑していると、どれが必要なデータが入ったフォルダなのかわからず、探すための無駄な時間が発生します。 そのため、不要なファイルは削除し、必要なファイルは取引先や案件ごとに分けたフォルダに仕分けするようにしましょう。

    作業はできる限り時短する

    つづいて、作業を時短するコツを8つ紹介します。

    行動を記録する

    自分の行動を記録することが、デスクワークの効率化につながります。作業自体はあまり進んでいないのに、気づけば終業時間になっているといった経験は社会人であれば一度はあるのではないでしょうか。 このような時間の無駄遣いをなくすには、作業の内容、開始時間、終了時間を全て記録して、見直すのが有効です。 まず書くことでやるべきことを明確にできます。さらに、あとから作業を振り返ることで、時間がかかった点の改善や、作業時間の見積もりの精度を上げることができます。

    ショートカットを使う

    パソコンでのデスクワークを行う場合、ショートカットキーを使いこなすことで効率化することが可能です。マウスを動かすためにはキーボードから手が離れ、その分時間をロスします。小さなことですが回数が多いため、ショートカットキーを活用すればそれだけ作業が効率化します。 書類作成などでよく利用する代表的なショートカットキーには「コピー(Ctrl+C)」「貼り付け(Ctrl+V)」「上書き保存(Ctrl+S)」などがあります。

    キーボードのみで操作する

    マウスをできるだけ使わずにキーボード操作のみで作業を行うことも時短につながります。フォルダ名を半角英数字にしておけば、先頭文字をタイピングすればそのフォルダが選択状態になるため、後はEnterを押すだけでマウスを使わなくてもフォルダが開けます。

    繰り返し行う作業はマニュアル化する

    繰り返し行う作業は業務マニュアルで標準化しておくと、デスクワークを効率化することができます。毎日ルーティンで行っているような作業は、マニュアル化しておくことで他の人に引き継ぎいた場合にも役立ちます。 マニュアルがあればいちいち問い合わせに対応する時間も軽減されるため、無駄な時間を削減できるでしょう。

    よく使う文はテンプレートにしておく

    パソコンでデスクワークを行う場合、頻繁に利用する文章はテンプレート化しておくことで作業を効率化することができます。メールなどの場合はある程度同じような文面になるケースが多いため、一度文章を作成してテンプレートとして保存しておきましょう。 テンプレート化しておくことによって一から文章を作成する時間を削減できるだけでなく、誤字などのミスも減らすことができます。 また、メールのテンプレートだけでなくIME辞書に単語や挨拶などを登録しておくのも良いでしょう。 たとえば「お世話になっております」や「ありがとうございます」などのフレーズを登録しておくことにより、「お」や「あ」と打つだけで予測候補として上記のフレーズが出てきます。 そのため、全て手打ちで入力するよりも文書作成に関するデスクワーク全体を効率化することができます。

    仕事とプライベートで同じパソコンを使用する

    仕事用とプライベート用で同じパソコンを使用することで、デスクワークを効率化することができます。たとえば仕事でWindowsを使用している場合、プライベートで使用するパソコンはMacではなくWindowsにしましょう。 パソコンは種類によってショートカットキーやキーボード位置などが異なるため、同じパソコンを利用する方が同じタイピングで仕事ができるため効率的です。

    タイピングを鍛える

    タイピングを鍛えることで、パソコンを使用したデスクワークを効率化することができます。前述した、仕事とプライベートで同じパソコンを使う理由の1つでもありますが、タイピングスキルが上達するほどパソコンでの作業ははやくなるでしょう。 プライベートで鍛えたタイピングスキルをそのまま仕事でも活かせるようになるため、タイピングは普段から鍛えておきましょう。

    議事録の作成は会議中に行う

    議事録を作成する場合は会議中に作成することで、デスクワークを効率化することができます。会議が終わった後で議事録をまとめようと思っていても、忘れてしまい他の人に聞かなければいけなくなるケースは多いです。 そのため、会議が始まる前にフォーマットを作成しておき、会議中にどんどん作成してしまうのがおすすめです。

    効率化するシステム・ツールを使いこなす

    業務の効率化に役立つソフトなどのツールを6つ紹介します。置かれている状況や、業務内容に応じたツールの導入を検討してみましょう。

    メールやチャットを使う

    連絡には基本的にメールやチャットを利用することで、デスクワークを効率化することができます。電話や口頭での相談は、その間二人分の作業が止まってしまいます。 そのため、返答を急がない案件の場合は社内メールやビジネスチャットなどを活用し、都合の良いタイミングで返答できるようにします。もちろん、緊急を要する案件の場合は電話や直接口頭で伝えるようにしましょう。

    Google ChromeやFirefoxを使う

    パソコンのブラウザは、可能であればIEではなくEdgeやGoogle Chrome、Firefoxを使うほうが、時短になります。IEはEdgeなどに比べてページの表示が遅いといわれています。 また、Google ChromeやFirefoxはユーザー自身でカスタマイズがしやすいため、デスクワークを効率化しやすいと言えるでしょう。

    マインドマップツールを使う

    マインドマップと呼ばれる考えを整理するためのツールを活用すると思考の整理がしやすくなります。マインドマップにも無料のものから有料のものまでさまざまな種類がありますが、無料で利用できるマインドマップの中にも高機能なものがあります。 マインドマップを導入することで、具体的なアイデアを出したり企画を検討したりする場合などに役立つでしょう。

    スクリーンショットが簡単に取れるツールを使う

    画面のスクリーンショットや保存などの作業が簡単に行えるツールを導入することで、デスクワークを効率化することができます。 資料にパソコンの画面をそのまま使用したい場合、普通ならパソコン画面のスクリーンショットを撮ってペイントツールなどに貼り付け、余白などをカットして保存し、それから資料に貼り付けることになります。 しかし画面キャプチャから保存、加工などがスムーズに行えるツールを導入すれば、これまでかかっていた時間を大幅に削減することが可能です。

    PDFをWordへ変換するツールを使う

    PDFをWordへ変換するツールなどを活用すれば、デスクワークを効率化することができます。PDFの文章をWordにしようと思うと、一から手打ちしなければいけないため非常に手間がかかります。 しかしツールであれば一瞬でWord変換可能なため、これまでかかっていた作業時間を大幅に削減することが可能です。

    マクロで自動化する

    定期的に行う集計などは、Excelのマクロを活用して自動化しましょう。マクロは一度覚えてしまえばそれほど難しくないうえ、Excelでの作業を数クリックで行えるようになります。 マクロを組むことにより、手作業で行っていたExcelでの計算やコピーなどの作業を自動化してしまいましょう。

    効率化するグッズを使用する

    身の回りのグッズやアイテムを少し変えるだけでも、仕事のがはかどるようになります。仕事の効率化につながるアイテムやその使い方を6つ紹介します。

    BGMで集中できる環境にする

    完全な無音よりも、ある程度の雑音がある方が人は集中力が持つと言われています。 BGMを流すことで、周囲の雑音を穏やかに防いだり、仕事モードへの切り替えといった効果も期待できます。なかでも、雨の音やせせらぎなどの自然音はメロディや歌詞に気を取られないため集中しやすいといわれています。

    照明を仕事に適したものにする

    オフィスの場合は仕事の効率が上がるように、昼光色と呼ばれる青みがかかった白色が採用されていると言われています。しかしリモートワークで自宅などで作業を行っている場合、室内の照明はリラックスするためのものになっているかもしれません。 照明の色や明るさは集中力や作業効率を左右するといわれていますので、仕事時間中はできるだけ昼光色の照明を使用するとよいでしょう。

    椅子にこだわる

    デスクワークはどうしても長い時間椅子に座り続けることになるため、姿勢も崩れやすくなります。そのため、長時間座っていても疲れにくい椅子を利用するだけでも、デスクワークを効率化することができます。 仕事の大半がデスクワークという人は、疲れにくい良い椅子を利用するのがおすすめです。

    タイマーで定期的に休憩する

    タイマーを使って時間管理を行うことで、デスクワークを効率化することができます。一定時間作業をしたら小休憩を入れることを1セットとし、複数セット行ったら少し長めに休憩するという方法はポモドーロ・テクニックと呼ばれています。自分に合った方法で時間管理を行うことにより、常に時間を気にしながら集中してデスクワークを進めることができるでしょう。

    マウスを高機能なものに変える

    できるだけ高性能なマウスを利用することで、デスクワークを効率化することができます。一般的なマウスはキーボードから手を離してマウスを握り、カーソルを移動してボタンやファイルなどをクリックするといった、動作にある程度の時間がかかります。 しかし性能の良いマウスを利用すれば、この作業の時間を短縮することができるため、マウス操作が気になる場合はマウスを変えてみるのも良いでしょう。

    デュアルディスプレイにする

    パソコンのブラウザを2台使ってデュアルディスプレイにすることで、デスクワークを効率化することができます。 デュアルディスプレイにすると画面を2つに分けて作業ができるため、片方のブラウザは資料の閲覧専用にして、もう片方のブラウザはWordやExcelなどを使った資料作り専用にするといった効率的な使い方が可能です。 また、片方のブラウザは縦置きにするとより文章を打ちやすくなるでしょう。

    デスクワークを効率化できるおすすめの書籍4選

    デスクワークをどのように効率化すればよいのかという問題は、多くのビジネスパーソンにとって悩みの種だと言えます。そのため、仕事の効率化について役立つさまざまな書籍が販売されています。

    『なぜか仕事が速い人のパソコンの使い方』

    「なぜか仕事が速い人のパソコンの使い方: できる人は「Ctrlキーの使い方」がうまい (知的生きかた文庫)」は、パソコン操作に役立つショートカットキーなどの使い方を紹介している本です。 仕事が速い人は「マウスではなくショートカットキーを使う」という点から、Enterやファンクションキーなどの便利な使い方を解説してくれる1冊です。

    なぜか仕事が速い人のパソコンの使い方|Amazon

    『 事務ミスがない人の図解整理術 』

    「事務ミスがない人の図解整理術」は、アナログとデジタル両方での便利な整理術を紹介している本です。書類やメモ、データなどを整理することで、必要な書類や名刺などをすぐに取り出せるようにし、時間の無駄をなくせる本です。 デスク周りを綺麗に保つ方法からデータの楽な情報共有まで紹介しています。

    事務ミスがない人の図解整理術|Amazon

    『 仕事が速い人ほどマウスを使わない!超速パソコン仕事術 』

    「仕事が速い人ほどマウスを使わない!超速パソコン仕事術」は、パソコン作業の時短ワザを紹介している本です。 時短の基本であるショートカットキーをはじめ、パソコンの動作をはやくする設定や整理術、情報にすばやく辿りつくための検索技術まで、幅広いノウハウを提供します。

    仕事が速い人ほどマウスを使わない! 超速パソコン仕事術|Amazon

    『 デスクワーク整理術 』

    「デスクワーク整理術」は、事務効率化コンサルタントによるデスクワーク整理術を紹介している本です。机の上を綺麗に整理整頓することで、仕事をスムーズに進めるようにできる1冊です。 また、仕事に役立つ便利な文具も紹介しています。机を綺麗にすることで仕事の漏れをなくしたい、時間に余裕を作りたい人はぜひ読んでみると良いでしょう。

    デスクワーク整理術|Amazon

    デスクワークの効率化を目指そう

    現在のビジネスパーソンにはデスクワークをできるだけ効率化し、生産性を向上させることが求められています。また、生産性を向上すれば自身の評価アップにもつながるでしょう。 ぜひこの記事でご紹介したデスクワークを効率化する方法やデスクワークを効率化できるおすすめの本などを参考に、仕事のさまざまな無駄を排除してデスクワークを効率化してみてはいかがでしょうか。

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    QEEE編集部

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